პროგრამა დოკუმენტების არქივის შესანახად. დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა

ორგანიზაციის შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის და შიდა დოკუმენტების ჩაწერის პროგრამა.

პროგრამული პროდუქტის მორგება შესაძლებელია თქვენი ორგანიზაციის საჭიროებებზე.

ინფორმაცია თქვენი კომპანიის მთელი კორესპონდენციის შესახებ, ისევე როგორც შიდა დოკუმენტები (შეკვეთები, ინსტრუქციები და ა.

ყოველი შემომავალი, გამავალი ან შიდა დოკუმენტის შესახებ ყველა ინფორმაცია ნათლად არის წარმოდგენილი შესაბამისი დოკუმენტის ბარათში

თქვენ შეგიძლიათ დააკონფიგურიროთ დოკუმენტის ნომრის ფორმატი, როგორც ეს ჩვეულებრივ თქვენს ოფისშია

სამუშაოს ყოველდღიურ აურზაურში არ დაგავიწყდებათ შეუსრულებელი დოკუმენტის ვადა! და თქვენ არ მოგიწევთ ქაღალდების გროვის დალაგება ასეთი დოკუმენტების მოსაძებნად - პროგრამა თავად შეგახსენებთ მათ

მხოლოდ უფლებამოსილი ოფიციალური პირები მიიღებენ შეტყობინებებს: გაფრთხილებები კონფიგურირებულია თითოეული მომხმარებლისთვის. ასევე არის შესაძლებლობა ნახოთ შეხსენებები კალენდრის სახით!

პროგრამასთან მუშაობის დასაწყებად, თქვენ არ გჭირდებათ წინა წლების დოკუმენტების ხელით შეყვანა - შეგიძლიათ ავტომატურად ჩამოტვირთოთ Excel ფაილიდან.

დოკუმენტებზე მოსახერხებელი გუნდური მუშაობა უზრუნველყოფილია ქსელის მუშაობის მხარდაჭერით და უფლებების დიფერენცირების შესაძლებლობით. პროგრამაზე „ორგანიზაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია 4.8“ წვდომა და მუშაობა მკაცრად რეგულირდება: მომხმარებლისთვის დაშვებული ფუნქციების მიხედვით ხორციელდება წვდომის სამი დონე - ადმინისტრაციული, მომხმარებლის და მხოლოდ სანახავად (ცვლილების შეტანის უფლების გარეშე). გარდა ამისა, შესაძლებელია ყოველი წვდომის დონისთვის ჟურნალებზე წვდომის დაზუსტება.

სკანერთან მუშაობის მხარდაჭერა საშუალებას მოგცემთ მარტივად ჩატვირთოთ პროგრამაში ორიგინალური დოკუმენტების სკანირებული ასლები; შესაძლებელია სკანირების სტრიმინგი სკანერის გამოყენებისას, რომელიც მხარს უჭერს ფურცლების ავტომატურ კვებას.

ოფიციალური პირები, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან დოკუმენტების შესრულებაზე, დროულად ეცნობებათ ახალი ამოცანების მიღების შესახებ - პროგრამას აქვს ფუნქციები ელექტრონული ფოსტით შეტყობინებების გაგზავნისთვის, ფაილების დაკავშირების, შეტყობინებების შენახვისა და მათი მოძებნის შესაძლებლობით.

ნებისმიერი რაოდენობის კომპანიის დოკუმენტების შენახვა ერთ პროგრამაში: დოკუმენტების შესახებ ყველა ინფორმაცია ერთ ადგილზეა, ის ხელმისაწვდომი და მოხერხებულად არის წარმოდგენილი.

"მხოლოდ საკუთარი დოკუმენტების ნახვა" ფუნქცია საშუალებას გაძლევთ გაყოთ დოკუმენტები შემსრულებლებს შორის, რაც გამორიცხავს სხვა ადამიანების დოკუმენტების ნახვისა და კორექტირების შესაძლებლობას.

იმისათვის, რომ ავტომატურად დაარქივოთ პროგრამების ფაილების ვერსიები დროთა განმავლობაში ყოველდღიურად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ უფასო ავტომატური ფაილების არქივის პროგრამა.

პროგრამის უფასო ვერსიის დასაყენებლად:

*პროდუქტის მხარდაჭერა უზრუნველყოფილია ონლაინ რეჟიმში.

პროგრამის სტანდარტული (არა-SQL) ვერსიის 1 სამუშაო ადგილის ლიცენზია მოცემულია უფასოდ, შეზღუდვების გარეშე.

დამატებითი ქსელის სამუშაო სადგურების შესაძენად, გამოგვიგზავნეთ მოთხოვნა ელფოსტის ეს მისამართი დაცულია სპამისგან. მის სანახავად საჭიროა JavaScript-ის ჩართვა. , მასში მიუთითეთ თქვენი კომპანიის დასახელება, პროდუქტის დასახელება („ორგანიზაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია 4.8“) და დამატებითი სამუშაოების რაოდენობა და ჩვენ გამოგიგზავნით ხელშეკრულებას და ინვოისს.

გადაიხადეთ გადასახადი თქვენთვის მოსახერხებელი ნებისმიერი გზით.

გადახდის შემდეგ გაგზავნეთ ელფოსტის ეს მისამართი დაცულია სპამისგან. მის სანახავად საჭიროა JavaScript-ის ჩართვა. გადახდის დადასტურება (ასლი ან გადახდის დავალების ნომერი, გადახდის თარიღი და თანხა) და ჩვენ გამოგიგზავნით რეგისტრაციის კოდს და აქტივაციის კოდს.

პროგრამის ფასი „ორგანიზაციული დოკუმენტაციის რეგისტრაცია 4.8“

ძირითადი ვერსია- 1 სამუშაო ადგილი - უფასო

მე-2-დან მე-5-ის ჩათვლით - 4000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
მე-6-დან მე-10-ის ჩათვლით - 3000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
11-დან 20-ის ჩათვლით - 2000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
21-დან და მეტიდან - 1000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის

ფასის კალკულატორი

0+1*4000=4000 რუბლი.

0+4*4000+1*3000=19000 რუბლი.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 რუბლი.

*ფასში შედის 1 წლიანი სატელეფონო და ონლაინ ტექნიკური მხარდაჭერა.

* დისპეტჩერიზაციის რეჟიმი ლიცენზირებულია ცალკე, ლიცენზიის ღირებულება 1 წლის განმავლობაში არის 4000 რუბლი. როდესაც ჩართავთ "დისპეჩერის" რეჟიმს

ორგანიზაციებისთვის, რომლებსაც ესაჭიროებათ მონაცემთა შენახვის საიმედოობა და წვდომის უსაფრთხოებაარსებობს ინფორმაცია, მონაცემთა არაავტორიზებული წვდომის დახურვა, მონაცემთა ჩაშენებული დაშიფვრა, ვებ კლიენტის გამოყენების შესაძლებლობა დოკუმენტების სანახავად და ანდროიდის აპლიკაციების სანახავად, რათა აცნობოს შემსრულებლებს დოკუმენტების მიღების შესახებ და დააკვირდეს დოკუმენტების შესრულებას. პროგრამის ვერსიები ორგანიზაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია Microsoft SQL Server და PostgreSQL.

პროგრამის „ორგანიზაციული დოკუმენტაციის რეგისტრაცია" SQL ვერსია:

1. ჩამოტვირთეთ პროგრამის დემო ვერსია (ინსტალაციის ფაილი MS SQL Server-ისთვის და PostgreSQL-ისთვის) და დააინსტალირეთ პროგრამა.

2. გამოგვიგზავნეთ მოთხოვნა ელფოსტის ეს მისამართი დაცულია უსრგებლო წერილებისგან. მის სანახავად საჭიროა JavaScript-ის ჩართვა. , მასში მიუთითეთ თქვენი კომპანიის სახელი, პროდუქტის დასახელება („ორგანიზაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია 4.8 ვერსია MS SQL“ ან "ორგანიზაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია 4.8 ვერსია PostgreSQL") და სამუშაოების რაოდენობა და ჩვენ გამოგიგზავნით კონტრაქტს და ინვოისს.

3. გადაიხადეთ გადასახადი თქვენთვის მოსახერხებელი ნებისმიერი გზით.

4. გადახდის შემდეგ გაგზავნეთ ელფოსტის ეს მისამართი დაცულია სპამისგან. მის სანახავად საჭიროა JavaScript-ის ჩართვა. გადახდის დადასტურება (ასლი ან გადახდის დავალების ნომერი, გადახდის თარიღი და თანხა) და ჩვენ გამოგიგზავნით რეგისტრაციის კოდს და აქტივაციის კოდს.
ორიგინალური დოკუმენტები (ხელშეკრულება, მიღების და სარგებლობის უფლების გადაცემის აქტი, ინვოისი, ინვოისი, სალიცენზიო ხელშეკრულება) გადახდის შემდეგ იგზავნება ფოსტით.

პროგრამის ფასი "ორგანიზაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია 4.8 ვერსია MS SQL"

ძირითადი ვერსია- 1 სამუშაო ადგილი - 9000 რუბლი

დამატებითი სამუშაო სადგურები (ქსელის თანამშრომლობისთვის):
მე-2-დან მე-5-ის ჩათვლით - 6000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
მე-6-დან მე-10-ის ჩათვლით - 5000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
მე-11-დან 20-ის ჩათვლით - 4000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
21-დან და მეტიდან - 3000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის

ლიცენზიების ღირებულების გამოსათვლელად შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფასის კალკულატორი

ღირებულების გაანგარიშების მაგალითი 2 სამუშაოსთვის:
9000+1*6000=15000 რუბლი.

ღირებულების გაანგარიშების მაგალითი 6 სამუშაოსთვის:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 რუბლი.

ღირებულების გაანგარიშების მაგალითი 25 სამუშაოსთვის:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 რუბლი.

გაფართოებული გარანტიის ვარიანტის არჩევისას, დამატებითი წლის მხარდაჭერის ღირებულება შეადგენს ლიცენზიის ღირებულების 20%-ს.

* ლიცენზიის ვადა შეზღუდული არ არის.

"Საკონტროლო ოთახი" 1 თვე გათვალისწინებულია უფასოდ, შეუზღუდავი დროის ლიცენზიის ღირებულებაა 12000 რუბლი.

PostgreSQLარის თავისუფლად განაწილებული SQL სერვერი, რომელიც არის კომერციული Microsoft SQL სერვერის ღირსეული ალტერნატივა PostgreSQL DBMS განსაკუთრებით აქტუალურია სამთავრობო უწყებებისთვის რუსული პროგრამული პროდუქტების გამოყენების პოლიტიკის შესაბამისად.

პროგრამის ფასი "ორგანიზაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია 4.8 ვერსია PostgreSQL"

ძირითადი ვერსია- 1 სამუშაო ადგილი - 10,000 რუბლი

დამატებითი სამუშაო სადგურები (ქსელის თანამშრომლობისთვის):
მე-2-დან მე-5-ის ჩათვლით - 7000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
მე-6-დან მე-10-ის ჩათვლით - 6000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
მე-11-დან 20-ის ჩათვლით - 5000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის
21-დან და მეტიდან - 4000 რუბლი 1 სამუშაო ადგილისთვის

ღირებულების გაანგარიშების მაგალითი 2 სამუშაოსთვის:
10000+1*7000=17000 რუბლი.

ღირებულების გაანგარიშების მაგალითი 6 სამუშაოსთვის:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 რუბლი.

ღირებულების გაანგარიშების მაგალითი 25 სამუშაოსთვის:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 რუბლი.

*ფასში შედის 1 წლიანი სატელეფონო და ონლაინ ტექნიკური მხარდაჭერა. გაფართოებული გარანტიის ვარიანტის არჩევისას, დამატებითი წლის მხარდაჭერის ღირებულება შეადგენს ლიცენზიის ღირებულების 20%-ს.

* ლიცენზიის ვადა შეზღუდული არ არის.

* დისპეტჩერიზაციის რეჟიმი ლიცენზირებულია ცალკე, ლიცენზიის ღირებულება 1 წლის განმავლობაში არის 4000 რუბლი. როცა ჩართავთ რეჟიმს "Საკონტროლო ოთახი" 1 თვე გათვალისწინებულია უფასოდ, შეუზღუდავი დროის ლიცენზიის ღირებულებაა 12000 რუბლი.

პროგრამის მომხმარებლებს შორის მოსკოვის სახელმწიფო უნიტარული საწარმო "უნიკალური ობიექტების რეკონსტრუქციისა და განვითარების ოფისი", სს "რუსული ტრასტ ბანკი", შპს "KB Finance Business Bank", კომერციული ბანკი "RBA", შპს "მრავალპროფილური გადამამუშავებელი კომპანია", სს. "ცენტრომაშპროექტი", სს "კრასნოგორსკის ქარხანა" "ელექტროდვიგატელი", დაღესტნის რესპუბლიკის სახელმწიფო საჯარო დაწესებულება "ერთიანი სახელმწიფო დამკვეთი-დეველოპერი" ქალაქ მახაჩკალას და მრავალი სხვა.

დოკუმენტებთან მუშაობას დიდი დრო სჭირდება მომხმარებლებისგან, განსაკუთრებით ოფისის მუშაკებისგან. მაგრამ არსებობს მრავალი პროგრამა, რომელსაც შეუძლია მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოს ხელით შრომა დოკუმენტებთან მუშაობისას ზოგიერთი პროცესის ავტომატიზაციის გზით. ამ გადაწყვეტილებიდან ბევრი არის მარტივი გამოსაყენებელი, ძალიან მოსახერხებელი და იაფი და, შესაბამისად, ხელმისაწვდომია მომხმარებელთა ფართო სპექტრისთვის. ასეთ პროგრამებს განვიხილავთ ამ სტატიაში.

დოკუმენტის ორგანიზაცია

მომხმარებლებმა, რომლებსაც უწევთ საქმე ელექტრონულ დოკუმენტების დიდ რაოდენობასთან, კარგად იციან სიტუაცია, როდესაც კატალოგებისა და ქვეცნობარების მკაცრი სისტემის მიუხედავად, სწორი დოკუმენტის პოვნას დიდი დრო სჭირდება. ამ პრობლემის გადაჭრის ერთ-ერთი ვარიანტია სპეციალური კატალოგის პროგრამის გამოყენება, რომლის მთავარი ამოცანაა მონაცემების ორგანიზება და დახარისხება, რაც საბოლოო ჯამში უზრუნველყოფს საჭირო ინფორმაციის სწრაფ ძიებას. ბაზარზე არსებობს ასეთი კატალოგების უზარმაზარი მრავალფეროვნება და ყველა მათგანი ორიენტირებულია დისკების, საქაღალდეების და ფაილების, ან რაიმე უაღრესად სპეციალიზებული ინფორმაციის კატალოგირებაზე (ფილმები, მონეტები, მარკები და ა.შ.). ნებისმიერი უნივერსალური კატალოგერი, რომელიც გაძლევს სხვადასხვა ტიპის საქაღალდეების და ფაილების კატალოგიზაციის საშუალებას, შესაფერისია დოკუმენტების კატალოგიზაციისთვის. ასეთ გადაწყვეტილებებს შორის საუკეთესოა WhereIsIt პაკეტი (http://www.whereisit-soft.com/), მაგრამ ის საკმაოდ ძვირია და მისი შესაძლებლობები აშკარად ზედმეტია ბევრი მომხმარებლისთვის. ადამიანების უმეტესობისთვის WinCatalog Standard პაკეტის გამოყენება საკმარისი იქნება.

სხვა გზაა დაკავშირებული დოკუმენტების გაერთიანება რთულ იერარქიულად სტრუქტურირებულ დოკუმენტებში, რომლებიც ინახება ამ სტრუქტურების შესაბამისი მონაცემთა ფაილებში. ასეთ სტრუქტურირებულ დოკუმენტებში გაცილებით მოსახერხებელია ნავიგაცია და თქვენთვის საჭირო ინფორმაციის მოძიება დოკუმენტში როგორც სტრუქტურული, ასევე გაფართოებული ძიების შესაძლებლობების წყალობით. გარდა ამისა, ასეთი სტრუქტურირება საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ გარე ძიება და მოძებნოთ დოკუმენტები მათში შეტანილი ტექსტის ფრაგმენტების საფუძველზე. მაგალითად, Maple პაკეტი შექმნილია იერარქიულად სტრუქტურირებული დოკუმენტების შესაქმნელად.

WinCatalog Standard

დეველოპერი: WinCatalog.com

განაწილების ზომა: 1.62 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

განაწილების მეთოდი: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

ფასი: 200 რუბლი.

WinCatalog Standard არის ადვილად გამოსაყენებელი მრავალფუნქციური კატალოგერი მკაფიო რუსულენოვანი ინტერფეისით (ნახ. 1). პაკეტი საშუალებას გაძლევთ კატალოგში ჩაატაროთ მონაცემები ნებისმიერი შესანახი მედიიდან, რომელიც შეიძლება დაკავშირებული იყოს კომპიუტერთან: ფლოპი დისკები, მყარი და ქსელური დისკები, ჩვეულებრივი CD და აუდიო დისკები, Zip დისკები და ა.შ. მისი დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ და მოაწყოთ ნებისმიერი საქაღალდე და ფაილი, მიუხედავად მათი მდებარეობისა. თქვენ შეგიძლიათ შეიყვანოთ მონაცემები კატალოგში ხელით (პირდაპირ ვირტუალურ საქაღალდეებში) ან დისკების სკანირებით (მათ შორის, Zip არქივები, რომლებიც მდებარეობს იქ) - ამ შემთხვევაში, ორიენტაციის გამარტივებისთვის, დისკებიდან ამოღებული საქაღალდეები და ფაილები უკეთესია, ვიდრე ვირტუალურ საქაღალდეებში დალაგებული. რომელიც მხარდაჭერის წყალობით drag & drop ოპერაციებს დიდი დრო არ დასჭირდება.

ბრინჯი. 1. WinCatalog სტანდარტული ინტერფეისი

ზოგადი კატალოგის მართვა მარტივი და მოსახერხებელია. მონაცემების თემატურ საქაღალდეებად დაყოფა მნიშვნელოვნად ამარტივებს ორიენტაციას, ხოლო საქაღალდეების და მათი ჩადგმული ელემენტების განლაგება მარტივად შეიძლება შეიცვალოს უბრალოდ გადათრევით და ჩაშვებით. გაფართოებული ძებნა (სახელის, კომენტარის, ზომისა და მოდიფიკაციის თარიღის მიხედვით; სურ. 2), ლოგიკური ოპერაციების მხარდაჭერით და საძიებლად კონკრეტული საქაღალდის არჩევის შესაძლებლობით და ასევე საკვანძო სიტყვების გათვალისწინებით (მათი გონივრულად დაემატება დირექტორიაში ცალკეულ ელემენტებს). საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ სასურველი დოკუმენტი და იპოვოთ დუბლიკატები - ამოიღეთ დუბლიკატი ელემენტები კოლექციიდან. დოკუმენტაციის კატალოგის მთელი ან ნაწილის ექსპორტი CVS ფაილში შესაძლებელს ხდის მონაცემების დამუშავებას სხვა აპლიკაციაში (მაგალითად, MS Excel), ხოლო HTML ფაილში ექსპორტი მოსახერხებელია კატალოგის დასაბეჭდად.

ბრინჯი. 2. მოძებნეთ დოკუმენტები WinCatalog Standard-ში

ნეკერჩხალი 6.25

დეველოპერი: კრისტალური საოფისე სისტემები

განაწილების ზომა: Maple - 5.3 MB, Maple Professional - 5.89 MB

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows (ყველა ვერსია)

განაწილების მეთოდი: shareware (30 დღიანი დემო ვერსია: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

ფასი: Maple - $21,95, Maple Professional - $30,95

Maple არის ადვილად გამოსაყენებელი დოკუმენტების მენეჯერი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ მრავალფეროვანი მასალები იერარქიულ სტრუქტურებში და საბოლოოდ მიიღოთ სტრუქტურირებული დოკუმენტები: ბიზნეს გეგმები, ანგარიშები, ანალიტიკური შენიშვნები, ბროშურები და ა.შ. ასეთი იერარქიული დოკუმენტების ხეებში მრავალფეროვანი ინფორმაცია უფრო ნათლად არის წარმოდგენილი და ნებისმიერი დოკუმენტის პოვნა ბევრად უფრო ადვილია, ვიდრე სტანდარტული კატალოგიზაციით. Maple-ში შექმნილი დოკუმენტების სანახავად გჭირდებათ სპეციალური მაყურებელი, Maple Reader, რომლის ჩამოტვირთვა შეგიძლიათ უფასოდ: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). პაკეტს აქვს მოსახერხებელი ინტერფეისი (ნახ. 3) და იმდენად მარტივია სწავლა, რომ პროგრამის რუსული ლოკალიზაციის ნაკლებობაც კი არ იქნება დაბრკოლება მომხმარებელთა უმეტესობისთვის და, შესაბამისად, ეს გამოსავალი შეიძლება იყოს რეკომენდებული ფართო აუდიტორიისთვის.

ბრინჯი. 3. Maple პროგრამის ინტერფეისი

მენეჯერი ხელმისაწვდომია ორი ვერსიით: ძირითადი Maple და გაფართოებული Maple Professional. გაფართოებული ვერსიის ფუნდამენტურ განსხვავებებს შორის არის ისეთი დამატებითი ფუნქციების არსებობა, როგორიცაა დოკუმენტის ძებნა, გრამატიკის შემოწმება, ფაილის დაშიფვრა და იერარქიული სტრუქტურების სარეზერვო ასლები.

Maple-ში ნებისმიერი დოკუმენტის საფუძველია კვანძების იერარქიული ხე, ქვეკვანძების ბუდობის დონე, რომელშიც, ისევე როგორც მათი რაოდენობა, შეუზღუდავია. თითოეული კვანძი არის ცალკე დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს არა მხოლოდ ტექსტს (პირდაპირ აკრეფილი, ჩასმული ბუფერიდან ან იმპორტირებული დოკუმენტებიდან RTF, DOC, WRI და HTML ფორმატებში), არამედ ასევე ცხრილის მასალას, გრაფიკებს, ბმულებს საბოლოო დოკუმენტის ან ფაილების ძირითად ფრაგმენტებთან. და ა.შ. დოკუმენტების მომზადებისას შესაძლებელია ტექსტთან მუშაობისთვის ფუნქციების სტანდარტული ნაკრების გამოყენება: შრიფტის ტიპისა და ზომის შეცვლა, სიების შექმნა, აბზაცების ფორმატირება, სტილის გამოყენება და ა.შ. MS Word-თან ინტეგრაცია საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ ჩაშენებული მართლწერის შემოწმება. MS Word გრამატიკის შესამოწმებლად და სინონიმების მოსაძებნად არა მხოლოდ ინგლისურ, არამედ რუსულ ენაზეც. ჩაშენებული სარეზერვო სისტემა იძლევა შესაძლებლობას შექმნას იერარქიული დოკუმენტების შეკუმშული სარეზერვო ასლები (ZIP და CAB ფორმატებში). ჩაშენებული დაშიფვრის ოსტატი გეხმარებათ მგრძნობიარე დოკუმენტების დაშიფვრაში Blowfish კრიპტოგრაფიული ალგორითმის გამოყენებით. ხოლო Finder საძიებო მოდული საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტები სახელის ფრაგმენტის, ავტორის, კომენტარების, შინაარსის მიხედვით (ნახ. 4) და ა.შ.

ბრინჯი. 4. მოძებნეთ დოკუმენტები შინაარსის მიხედვით
მათში ტექსტი Maple-ში

სწრაფი წვდომა დოკუმენტებზე

დოკუმენტების კომპიუტერული მომზადების ტექნოლოგია ვარაუდობს, რომ შექმნილი დოკუმენტები შემდგომში განმეორებით გამოიყენება. მაგალითად, ახალი დოკუმენტის შემუშავებისას შეიძლება დაგჭირდეთ ერთი ან ორი აბზაცი გუშინდელი დოკუმენტიდან, ან ახალი დოკუმენტი ზოგადად ძველის ასლია, მაგრამ შეცვლილი ცვლადი ინფორმაციით და ა.შ.

სამწუხაროდ, მომხმარებელს ყოველთვის არ შეუძლია ახსოვდეს გუშინწინ შექმნილი მნიშვნელოვანი დოკუმენტის სახელი და ზოგჯერ არც კი აქვს ოდნავი წარმოდგენა სად ეძებოს იგი. რა თქმა უნდა, თქვენ უნდა მიაწოდოთ დოკუმენტებს მნიშვნელოვანი სახელები და შეინახოთ ისინი მკაფიო კატალოგის დაცვით, მაგრამ, სამწუხაროდ, სხვაგვარად ხდება, დაჩქარების, ყურადღების გადატანის ზარების გამო და ა.შ. შედეგად, საჭირო დოკუმენტის ძიებას შეიძლება ბევრი ძვირფასი დრო დასჭირდეს - ყოველივე ამის შემდეგ, ფაქტი არ არის, რომ თქვენ შეძლებთ მის გახსნას Windows-ის სიის მეშვეობით უახლესი დოკუმენტების ბმულების საშუალებით, რომლებიც ხელმისაწვდომია Start მენიუში. . ფაქტია, რომ ეს სია:

შემოიფარგლება 15 დოკუმენტით - ეს ნიშნავს, რომ დოკუმენტების ჩართვის ალბათობა, მაგალითად, ერთი კვირის წინ, პრაქტიკულად ნულის ტოლია;
არ გაძლევთ საშუალებას იპოვოთ დოკუმენტი, თუ გახსოვთ ტექსტის ნაწილი, მაგრამ დაგავიწყდათ ფაილის სახელი;
არ შეიცავს იმავე სახელწოდების (მაგრამ ამავე დროს განსხვავებულ) დოკუმენტებს, რომლებიც შენახულია იმავე სახელით, მაგრამ სხვადასხვა საქაღალდეებში, რაც მნიშვნელოვანია, მაგალითად, დოკუმენტზე ერთობლივი მუშაობისას მისი რამდენიმე ვერსიის ფორმირებით.

არის კიდევ ერთი პრობლემა - Windows-ში მოწოდებული უახლესი დოკუმენტების სია არის კონფიდენციალური მონაცემების გაჟონვის ერთ-ერთი არხი, რადგან ნებისმიერ მომხმარებელს (მათ შორის თავდამსხმელს) შეუძლია გამოიყენოს იგი მფლობელის კომპიუტერის საქმიანობის ბუნების გასარკვევად. ამიტომ, რეკომენდებულია ამ სიის რეგულარულად გაწმენდა, მაგალითად, კომუნალური საშუალებების გამოყენებით დისკიდან "უსარგებლო" მონაცემების ამოსაღებად. შედეგად, წარმოიქმნება ერთი შეხედვით პარადოქსული ვითარება: თუ მომხმარებელი რეგულარულად ანადგურებს ინფორმაციას უსაფრთხოების მიზნით ახლახან გამოყენებული დოკუმენტების შესახებ, მაშინ მას მოკლებულია მათზე სწრაფი წვდომა, წინააღმდეგ შემთხვევაში ის რისკავს თავდამსხმელების მსხვერპლი გახდეს. თუმცა, არსებობს გამოსავალი - შეგიძლიათ გამოიყენოთ სპეციალიზებული პროგრამა ActualDoc, რომელიც აფართოებს Windows-ის შესაძლებლობებს უახლეს დოკუმენტებთან მუშაობის თვალსაზრისით.

თუ საჭირო დოკუმენტი შეიქმნა დიდი ხნის წინ და, შესაბამისად, ვერ გამოჩნდება ახლახან გახსნილი დოკუმენტების სიაში (როგორც ჩაშენებული Windows-ში, ასევე ActualDoc სიაში), მაშინ მოგიწევთ მის ძებნას მიმართოთ. აქ კიდევ ერთი პრობლემა ჩნდება - როგორც წესი, მომხმარებელს არ ახსოვს დოკუმენტის სახელი (ასევე მისი შექმნის თარიღი), მაგრამ მან იცის, რომელი საკვანძო სიტყვები ჩნდება ტექსტში. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა მოძებნოთ დოკუმენტი მასში შემავალი ტექსტის ფრაგმენტებით - სამწუხაროდ, თუმცა ამ ამოცანის გადაჭრა შესაძლებელია Windows-ის ჩაშენებული ხელსაწყოების ან, მაგალითად, Word-ის გამოყენებით, ის ძალიან უღიმღამოა. და საქმე მხოლოდ ის არ არის, რომ ასეთი ძებნა არ არის სრულიად აშკარა და ნელა ხორციელდება - ზოგჯერ შეიძლება ამით იცხოვრო. რაც მთავარია, ყველა ფაილი ვერ მოიძებნება - ძიებისას არ იქნება გათვალისწინებული რუსული ენის მორფოლოგიური მახასიათებლები, ამიტომ ფაილები, რომლებშიც მოძიებულ სიტყვებს განსხვავებული რეგისტრირებული დაბოლოება აქვს, აღმოუჩენელი დარჩება. ამავე დროს, სპეციალიზებული საძიებო საშუალებები, როგორიცაა "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Archivarius 3000" და Phoenix Search (http ://indexlab.net/), შეუძლია სწრაფად მოიძიოს საჭირო დოკუმენტები მათი ადგილმდებარეობის მიუხედავად. აღნიშნულ გადაწყვეტილებებს შორის ფასი/ხარისხის თანაფარდობით ყველაზე მიმზიდველი გვეჩვენება Archivarius 3000 პაკეტი.

ActualDoc 3.5

დეველოპერი: Flexigen პროგრამული უზრუნველყოფა

განაწილების ზომა:სტანდარტული - 4.1 მბ, პროფესიონალური - 3.6 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 2000/XP/2003/Vista

განაწილების მეთოდი:სტანდარტული - უფასოდ (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), პროფესიონალური - shareware (14 დღიანი დემო ვერსია - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

ფასი: სტანდარტული - უფასო, პროფესიონალური - $19,95

ActualDoc არის უახლესი დოკუმენტების მენეჯერი, რომელიც ახსოვს გამოყენებული დოკუმენტები და უზრუნველყოფს მათზე სწრაფ და უსაფრთხო წვდომას. პროგრამა არის მარტივი და ინტუიციური, აქვს მოსახერხებელი ინტერფეისი რუსული ენის მხარდაჭერით (ნახ. 5) და პრაქტიკულად არ საჭიროებს დროს დაუფლებას, მით უმეტეს, რომ მას ახლავს ყოვლისმომცველი დახმარების სისტემა და, შესაბამისად, შეიძლება გახდეს შეუცვლელი ინსტრუმენტი. როგორც პროფესიონალებისთვის, ასევე სახლის მომხმარებლებისთვის.

ბრინჯი. 5. ActualDoc პროგრამის ინტერფეისი

ActualDoc თვალყურს ადევნებს შეუზღუდავი რაოდენობის დოკუმენტების ჩამოტვირთვას მომხმარებლის მიერ მითითებულ პერიოდში (ნაგულისხმევად 60 დღე), მხარს უჭერს 40-ზე მეტ ფაილის ფორმატს (ტექსტური და გრაფიკული ფაილები, MS Office დოკუმენტები და HTML დოკუმენტები, PDF ფაილები და ა.შ.) და საშუალებას გაძლევთ სწრაფად ჩამოტვირთოთ რომელიმე მათგანი. პროგრამის გარემოში საჭირო დოკუმენტის პოვნა პრობლემას არ წარმოადგენს. თუ მის მიერ დამახსოვრებული დოკუმენტების გრაგნილი შედარებით მცირეა, მაშინ თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ დოკუმენტი პირდაპირ სიიდან. წინააღმდეგ შემთხვევაში, უფრო გონივრული იქნებოდა, პირველ რიგში შევზღუდოთ შესაძლო კანდიდატების სია მისი გაფილტვრით (დროის მიხედვით გაფილტვრა შესაძლებელია). ოინტერვალით, გაფართოებით და კატეგორიით) ან მოძებნეთ დოკუმენტის სახელით (ზოგადად) ან მასში შეტანილი ტექსტის ფრაგმენტით (თუმცა რუსულ ტექსტში ძიება ყოველთვის წარმატებული არ არის). არსებობს სასურველი დოკუმენტის სწრაფად გახსნის კიდევ ერთი გზა - ჩაშენებული სანიშნეების მეშვეობით (იგივე Internet Explorer; სურ. 6), რომელიც შეიძლება მიენიჭოს ცალკეულ ხშირად გამოყენებულ დოკუმენტებს და მნიშვნელოვნად დააჩქაროს მათზე წვდომა, რადგან არ არსებობს საჭიროა ძებნა. არჩეული დოკუმენტი ხელმისაწვდომია ჩაშენებულ მაყურებელში - სანახავად, საძიებლად და კოპირებისთვის, ასევე გარე აპლიკაციაში - რედაქტირებისთვის და შეიძლება გამოყენებულ იქნას სრული დამუშავებისთვის, მისგან ინფორმაციის შერჩევითი კოპირებისთვის ან დოკუმენტის გაგზავნისთვის. ელ.ფოსტა. ამავდროულად, თავად დოკუმენტების სია შეიძლება დამალული იყოს ცნობისმოყვარე თვალებისგან და დაცული იყოს პაროლით - ამ შემთხვევაში, ახლახან გამოყენებული ფაილები მენიუში არ იქნება ნაჩვენები. დაწყება -> დოკუმენტები.

ბრინჯი. 6. დოკუმენტის გახსნა სანიშნეს საშუალებით
ActualDoc-ში

პაკეტი გამოდის ორ ვერსიაში: უფასო ძირითადი Standard და ფასიანი Professional. უფასო ვერსია არ გაძლევთ საშუალებას იხილოთ დოკუმენტები ჩაშენებულ მაყურებლებში, გამოიყენოთ ძებნის ფუნქცია (შედეგად, თქვენ შეგიძლიათ მოძებნოთ დოკუმენტები მხოლოდ ვიზუალურად, სრული ან გაფილტრული სიის ნახვა), შექმნათ პერსონალური კატეგორიები და შეცვალოთ სანიშნეები.

არქივისტი 3000 (3.82)

შემქმნელი:ლიკასოფტი

განაწილების ზომა: 3 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

განაწილების მეთოდი: shareware (30 დღიანი დემო ვერსია - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

ფასი:სტუდენტური ლიცენზია - 195 რუბლი, პირადი ლიცენზია - 295 რუბლი, კომერციული ლიცენზია - 900 რუბლი.

« Archivist 3000 არის ოპტიმალური გადაწყვეტა დოკუმენტების სწრაფად მოსაძიებლად 18 სხვადასხვა ენაზე (რუსული, ინგლისური, გერმანული და ფრანგულის ჩათვლით), რომელიც მიმართულია მომხმარებელთა ფართო სპექტრზე. პროგრამა უზრუნველყოფს მყისიერ წვდომას თქვენს მყარ დისკზე მდებარე დოკუმენტებზე, ქსელსა და მოსახსნელ დისკებზე (CD, DVD, ZIP და ა.შ.) და შეუძლია იმუშაოს ყველა პოპულარული ტიპის დოკუმენტთან (PDF ფაილები, MS Office დოკუმენტები, ტექსტური ფაილები და ა.შ.). ). მას შეუძლია მოძებნოს არქივებში (ZIP, RAR და ა.შ.), ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებებში (Outlook, Outlook Express, The Bat! და ა.შ.) და მათზე მიმაგრებულ ფაილებში. გარდა ამისა, მხარდაჭერილია ძიება Lotus Notes და Lotus Domino მონაცემთა ბაზებში და ICQ, Odigo IM და Miranda IM შეტყობინებების მონაცემთა ბაზებში.

საკვანძო სიტყვით ან საკვანძო სიტყვებით რეგულარულ ძიებასთან ერთად, პროგრამა მხარს უჭერს გაფართოებულ ძიების რეჟიმს ლოგიკური ფუნქციების გამოყენებით და შეუძლია მოძებნოს დოკუმენტები არა მხოლოდ შინაარსის, არამედ ფაილის სახელის, ცვლილების თარიღის, ზომის, დოკუმენტის ტიპის, კოდირების და ა.შ. სურ. 7). უნიკოდის სრული მხარდაჭერის წყალობით, ძიებები სწორად ხორციელდება არა მხოლოდ ერთ ენაზე არსებულ დოკუმენტებში, არამედ მრავალენოვანშიც (მაგალითად, რუსულ და გერმანულ ტექსტებთან ერთდროულად). შესაძლებელია დისტანციურად მოძებნოთ დოკუმენტები ინტერნეტის საშუალებით, ნაპოვნი დოკუმენტებზე შემდგომი წვდომით ნებისმიერი ინტერნეტ ბრაუზერის საშუალებით, მაგალითად, Internet Explorer. ძიების შედეგები შეიძლება წარმოდგენილი იყოს ამონაწერის რეჟიმში, როდესაც ნაჩვენებია შერჩეული დოკუმენტების ყველაზე მნიშვნელოვანი (შესაბამისი) ფრაგმენტები ნაპოვნი სიტყვების ხაზგასმით და ცხრილის რეჟიმში, როდესაც ნაჩვენებია მოკლე ინფორმაცია დოკუმენტების შესახებ (ნახ. 8), რომლითაც მათი დახარისხება შესაძლებელია.

ბრინჯი. 7. მოძებნეთ დოკუმენტები Archivist 3000 გარემოში

ბრინჯი. 8. ძიების შედეგების წარმოდგენის ვარიანტები
"არქივარიუს 3000"-ში

სტანდარტული დოკუმენტების შევსება

სტანდარტული დოკუმენტების მომზადება იკავებს იმ მომხმარებლების დროის მნიშვნელოვან ნაწილს, რომლებიც თავიანთი მოვალეობების ფარგლებში მონაწილეობენ სხვადასხვა დოკუმენტაციის მომზადებაში სადაზღვევო კომპანიებში, ბანკებში, სანოტარო ბიუროებში, სხვადასხვა სახის მომსახურების მიმწოდებელ კომპანიებში და ა.შ. როგორც წესი, ასეთი დოკუმენტები იქმნება Word ტექსტურ რედაქტორში თავდაპირველად შემუშავებული ძირითადი დოკუმენტების საფუძველზე, რომლებშიც ზოგიერთი ცვლადი ინფორმაცია უბრალოდ ჩანაცვლებულია. ამაში არაფერია რთული, მაგრამ დოკუმენტაციის დიდი მოცულობით, შეცდომები გარდაუვალია - შეგიძლიათ, მაგალითად, შემთხვევით შეიყვანოთ მონაცემები არასწორ ადგილას, სადაც ის უნდა იყოს, ან წაშალოთ დოკუმენტის რამდენიმე სიტყვა და ა.შ. აქედან გამომდინარე, სასურველია, რომ მხოლოდ ის ველები, რომლებშიც მონაცემები უნდა იყოს შეყვანილი, ღია იყოს შეყვანისთვის და ყველა სხვა ტექსტი დაიბლოკოს. დეველოპერებმა მიიღეს შესაძლებლობა შექმნან ასეთი დოკუმენტები Word-ში. საკმარისია შემუშავდეს შაბლონების სერია ორგანიზაციაში გამოყენებული ყველა სტანდარტული დოკუმენტისთვის, თითოეული შაბლონისთვის მუდმივი მონაცემების შეცვლის აკრძალვისთვის (ბრძანება ინსტრუმენტები -> დაცვის დაყენება -> ნებისმიერი ცვლილების აკრძალვა ფორმის ველებში მონაცემების შეყვანის გარდა) და მოამზადეთ მომხმარებლები შაბლონების გამოყენებით დოკუმენტების შესაქმნელად. სტანდარტული დოკუმენტებისთვის, სადაც შედარებით მცირე ცვლადი ინფორმაციაა, ასეთი შაბლონები სავსებით საკმარისი იქნება დოკუმენტების მომზადების პროცესის საგრძნობლად დასაჩქარებლად და შეცდომების რისკის შესამცირებლად.

თუმცა, პრაქტიკაში გამოიყენება მრავალი სტანდარტული დოკუმენტი, რომლებშიც ცვლადი ინფორმაცია იკავებს მოცულობის ნახევარს, ხოლო ზოგიერთი ცვლადი მონაცემი რამდენჯერმე მეორდება ამა თუ იმ ფორმით (ნახ. 9) - მაგალითად, სრული სახელი. სხვადასხვა შემთხვევაში, შეყვანილი თარიღების ან თანხების სიტყვები და ა.შ. ამ შემთხვევაში, Word-ის შაბლონების გამოყენება დიდად არ დაგვეხმარება, რადგან დოკუმენტების შევსება შაბლონების გამოყენებითაც კი დიდ დროს მიიღებს, რადგან ყველა ცვლადი მონაცემი ხელით უნდა შეიყვანოთ.

ბრინჯი. 9. დიდი მოცულობის დოკუმენტის მაგალითი
ცვლადი ინფორმაცია

სტანდარტული დოკუმენტების მომზადების კიდევ ერთი მახასიათებელია - ხშირად საჭიროა არა ერთი დოკუმენტის მომზადება, არამედ რამდენიმე ერთდროულად (მაგალითად, დეპოზიტარის გახსნის შესახებ საბანკო ხელშეკრულების გასაფორმებლად, საჭიროა სამი ან ოთხი ტიპის ხელშეკრულება. ხელმოწერა). ამრიგად, ერთი და იგივე ინფორმაცია უნდა იყოს შეტანილი სხვადასხვა დოკუმენტში, რასაც ასევე დიდი დრო სჭირდება და შეცდომის დაშვების ალბათობა შესაბამისად იზრდება. თქვენ შეგიძლიათ მოამზადოთ ასეთი დოკუმენტები ბევრად უფრო სწრაფად, სპეციალიზებული აპლიკაციების გამოყენებით, რომლებიც შექმნილია სტანდარტული დოკუმენტების მომზადების პროცესის ავტომატიზაციისთვის, როგორიცაა AutoDoc ან Blitz Document. ეს აპლიკაციები ასევე ეფუძნება შაბლონების გამოყენებას, რომლებიც, ჩვეულებრივი Word-ის შაბლონებისგან განსხვავებით, არა მხოლოდ საშუალებას გაძლევთ შეიყვანოთ მონაცემები ამისთვის გათვალისწინებულ ველებში (რისთვისაც მომხმარებელმა უნდა შეავსოს ფორმების ნაკრები მონაცემებით), არამედ ასევე შეუძლია შეყვანილი მონაცემების დაპროგრამებული ტრანსფორმაცია, მაგალითად, შეუძლია შეცვალოს რიცხვები სიტყვებში, სიტყვების და ფრაზების დაკლება გრამატიკული შემთხვევების მიხედვით და ა.შ. შედეგად, საჭირო დოკუმენტები სწრაფად ივსება და შეცდომების რაოდენობა, რაც შეიძლება დაშვებული იყოს, სიდიდის რიგით ნაკლებია, ვიდრე ტრადიციულად Word-ში მომზადებისას. გარდა ამისა, სტანდარტული დოკუმენტების შექმნა სპეციალიზებული გადაწყვეტილებების საშუალებით ასევე მიმზიდველია, რადგან ყველა შექმნილი დოკუმენტი ავტომატურად კატალოგდება და მომავალში რომელიმე მათგანის პოვნა პრობლემას არ წარმოადგენს და მომხმარებელს არ მოეთხოვება დოკუმენტის მომზადების სირთულეების ცოდნა, რადგან ყველა იურიდიული ნიუანსი უკვე გათვალისწინებულია შაბლონებში.

AutoDoc 1.2

შემქმნელი: EleWise

განაწილების ზომა: 6 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 2000/XP/2003

განაწილების მეთოდი: shareware (ფუნქციურად შეზღუდული დემო ვერსია - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

ფასი:"AvtoDoc-Personal" - 1980 რუბლი, "AvtoDoc-Server" - 2980 რუბლი, "AvtoDoc-Client" - 1490 რუბლი.

"AutoDoc" არის პროგრამა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზირდეთ და დააჩქაროთ სტანდარტული დოკუმენტების შევსების პროცესი MS Word-ის გამოყენებით შექმნილი შაბლონების გამოყენებით და შეინახოთ ამ შაბლონების გამოყენებით გაკეთებული დოკუმენტებისა და ჩანაწერების არქივი. მასში ახალი დოკუმენტების გენერირების პროცესი უკიდურესად ავტომატიზირებულია - უბრალოდ აირჩიეთ სასურველი ბიზნეს სცენარი სცენარების ზოგადი სიიდან (ბიზნეს სცენარი ნიშნავს მორგებულ შაბლონს) და შეავსეთ შეყვანის ფორმა საჭირო მონაცემებით (ნახ. 10). შექმნილი დოკუმენტის ნახვა, შენახვა, დაბეჭდვა ან გახსნა შესაძლებელია Word-ში შემდგომი რედაქტირებისთვის.

ბრინჯი. 10. დოკუმენტის შექმნა “AutoDoc” სკრიპტის გამოყენებით

ჩაშენებული სკრიპტების რაოდენობა მცირეა (ნახ. 11), მაგრამ შეიძლება გაფართოვდეს მორგებული სკრიპტებით, რომელთა შექმნის პროცესი დეტალურად და ნათლად არის წარმოდგენილი დახმარებაში და სრულად კონტროლდება ოსტატის მიერ და, შესაბამისად, ხელმისაწვდომია მომხმარებლების უმეტესობა. ახალი სკრიპტის შემუშავება მოიცავს ხუთი ნაბიჯის შესრულებას: სკრიპტის სახელის შეყვანა, შაბლონის შექმნა, ცვლადების განსაზღვრა, სკრიპტის დაყენება და ტესტირება და შემდგომი რედაქტირებისთვის შენახვა (ნახ. 12). ერთი შეხედვით, შაბლონის მომზადებამ შეიძლება გამოიწვიოს გარკვეული სირთულეები, რადგან ის ხელით უნდა შეიქმნას Word-ში და ეს მოითხოვს სკრიპტირების ენის ცოდნას. მაგრამ პრაქტიკაში ყველაფერი გაცილებით მარტივია - საკმარისია იმის გაგება, რომ ცვლადები შეყვანილია ხვეული ფრჩხილებში და მათ წინ არის $-ის ნიშანი, დანარჩენი ტექსტი იბეჭდება ჩვეულ რეჟიმში (ნახ. 13). ახალი შაბლონების შექმნა შესაძლებელია არა მხოლოდ ნულიდან, არამედ არსებული შაბლონების ან მზა დოკუმენტების საფუძველზე - პირველ შემთხვევაში, თქვენ უბრალოდ უნდა შეცვალოთ სკრიპტის პარამეტრები და შეამოწმოთ იგი შეცვლილი პარამეტრებით, ხოლო მეორეში, გახსნათ მზა დოკუმენტი, შეცვალეთ ინფორმაცია ცვლადებით და მიუთითეთ პროგრამა შაბლონად. ცვლადები შეიძლება იყოს რამდენიმე ტიპის, მათ შორის, რომლებიც საშუალებას იძლევა:

შეიყვანეთ მონაცემები ერთდროულად რამდენიმე ველში: სრული სახელი, პასპორტის მონაცემები, ორგანიზაციის დეტალები და ა.შ.;
აირჩიეთ ცვლადი მნიშვნელობა მნიშვნელობების სიმრავლიდან;
შეასრულეთ სხვადასხვა ოპერაციები და გარდაქმნები: გამოთვალეთ რიცხვის პროცენტი ან თანხის დღგ, გადააქციეთ რიცხვი სტრინგად, შეიყვანეთ მიმდინარე თარიღი და ა.შ.;
მიუთითეთ სიტყვა ან ფრაზა კონკრეტულ შემთხვევაში და ა.შ.

AutoDoc ბიზნეს სცენარების მიხედვით შექმნილი დოკუმენტები ინახება მკაფიოდ სტრუქტურირებული ჩანაწერების სახით და, შესაბამისად, ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ იპოვოთ სასურველი დოკუმენტი გაფილტვრით ან ძიებით, დაათვალიეროთ, დაბეჭდოთ, განაახლოთ ან წაშალოთ იგი.

ბრინჯი. 11. "AutoDoc" ფანჯარა ჩაშენებული ჯგუფების სიით
ბიზნეს სცენარები

ბრინჯი. 12. ახალი სკრიპტის შემუშავება AutoDoc-ში

ბრინჯი. 13. შაბლონის ტექსტის მაგალითი „AutoDoc“,
რომელშიც ჩნდება ოთხი ცვლადი: "რიცხვი",
"თვე", "ორგანიზაცია" და "სრული სახელი"

პროგრამა მოწოდებულია ორი ვერსიით: ერთჯერადი - "AvtoDoc-Personal" და მრავალ მომხმარებლის (ქსელი), წარმოდგენილია ორი მოდულით - "AvtoDoc-Server" და "AvtoDoc-Client". ერთ მომხმარებლის ვერსიაში სისტემის ყველა კომპონენტი მდებარეობს ლოკალურ კომპიუტერზე, ხოლო მრავალ მომხმარებლის ვერსიაში სერვერზე დამონტაჟებულია სკრიპტების, შაბლონების და ჩანაწერების მონაცემთა ბაზა, ხოლო მომხმარებლის კომპიუტერებზე მხოლოდ კლიენტის ნაწილია. დაინსტალირებული, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ სერვერზე შენახული ყველა AutoDoc მასალა.

ბლიცის დოკუმენტი 3.4.1

შემქმნელი: BlitzSoft

განაწილების ზომა: 991 კბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

განაწილების მეთოდი: shareware (ფუნქციურად შეზღუდული დემო ვერსია - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

ფასი: 500 რუბლი.

Blitz Document არის კომპაქტური პროგრამა სტანდარტული დოკუმენტების ავტომატურად შესაქმნელად სკრიპტის შაბლონების გამოყენებით. ის საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შექმნათ დოკუმენტები ჩაშენებული შაბლონების საფუძველზე, რომელთა რაოდენობა 30-ზე მეტია (ნახ. 14), ან მორგებული სკრიპტები, რომლებიც შეიძლება შემუშავდეს ჩაშენებული შაბლონების ან ცარიელი განლაგების საფუძველზე. მზა სკრიპტის გამოყენებით დოკუმენტის შექმნა უკიდურესად მარტივია - უბრალოდ აირჩიეთ სკრიპტის ტიპი და მიჰყევით ოსტატის მითითებებს, რომელიც კეთილსინდისიერად გაუძღვება მომხმარებელს დოკუმენტის მომზადების ყველა ეტაპს (ნახ. 15). დასრულებული დოკუმენტის ნახვა, დაბეჭდვა, რედაქტირება შესაძლებელია ჩაშენებულ ტექსტურ რედაქტორში (როგორც ცვლადი, ასევე მუდმივი მონაცემები შეიძლება გამოსწორდეს) ან გახსნა რედაქტირებისთვის Word-ში.

ბრინჯი. 14. ჩაშენებული Blitz Document სკრიპტების სია

ბრინჯი. 15. სკრიპტირებული დოკუმენტის შექმნა
ბლიცის დოკუმენტი

შექმნილი შაბლონების შემუშავება გარკვეულწილად უფრო რთულია, მაგრამ ასევე იქნება მომხმარებლების უმეტესობის შესაძლებლობებში. მართალია, ამ ფუნქციის დაუფლებას გარკვეული დრო დასჭირდება, რადგან, სამწუხაროდ, პროგრამაში შემავალი საცნობარო ინფორმაცია განკუთვნილია საკმარისად გაწვრთნილი მომხმარებლებისთვის (ის ძალიან მწირია და არ შეიცავს რაიმე ილუსტრაციებს ან მაგალითებს). ტექნიკურად, ახალი შაბლონის შექმნა შედგება ორი ეტაპისგან: ჩაშენებული შაბლონის ან განლაგების შერჩევა, რომლის საფუძველზეც შემუშავდება ახალი შაბლონი და მასში შემავალი მუდმივი და ცვლადი მონაცემების თანმიმდევრული კორექტირება (ნახ. 16). მუდმივი მონაცემები შეიტანება მისი რეალური სახით, მაგრამ არა უშუალოდ ტექსტში, არამედ დიალოგური ფანჯრების მეშვეობით. ცვლადის ინფორმაცია ასევე რეგულირდება დიალოგის დროს და აღარ არის შეყვანილი პირდაპირ, მაგრამ ჩანაცვლებულია ცვლადებით ველური ეტიკეტებით, რომლებიც შექმნილია პროგრამაში გამოყენებული სკრიპტირების ენის გათვალისწინებით. სკრიპტებს შეუძლიათ არა მხოლოდ აჩვენონ დოკუმენტის გენერირებისას შეყვანილი ტექსტი, არამედ შეცვალონ იგი მონაცემთა ჩანაცვლების ან ტრანსფორმაციის ბრძანებების სისტემის გამოყენებით. მაგალითად, მოცემულია:

ბრინჯი. 16. განლაგების მიხედვით ახალი შაბლონის შემუშავება
ბლიც დოკუმენტში

სიტყვებისა და ფრაზების დაქვეითება გრამატიკული შემთხვევების მიხედვით;
რიცხვების სტრიქონებად გადაქცევა;
კალენდარული თარიღების სტრიქონებად გადაქცევა;
იურიდიულ და საქმიან დოკუმენტებში გამოყენებული ნებისმიერი გამოთვლების განხორციელება;
ტექსტის შეცვლა შეყვანილი მონაცემების მნიშვნელობიდან გამომდინარე და ა.შ.

Blitz Document-ის გამოყენებით შექმნილი დოკუმენტები ინახება სტრუქტურირებულ ჟურნალებში - ეს საშუალებას გაძლევთ სწრაფად გადახვიდეთ დოკუმენტაციაში და თითქმის მყისიერად მიიღოთ წვდომა საჭირო მასალებზე, მაგალითად, მათი დაბეჭდვის მიზნით. გარდა ამისა, დოკუმენტები შეიძლება დაჯგუფდეს ვირტუალურ ფაილებად, რაც მოსახერხებელია მონაცემთა ბაზაში არსებულ კონკრეტულ საგანთან ან ობიექტთან დაკავშირებულ მასალებზე სწრაფი წვდომისთვის.

OCR ტექსტი სკანირებულ დოკუმენტებში

მომხმარებლებს, რომლებსაც ხშირად უწევთ ქაღალდის დოკუმენტების (წიგნის, გაზეთის, ჟურნალის ან ფაქსის გვერდები) გადაყვანა ელექტრონულ რედაქტირებად ფორმატში, არ შეუძლიათ სიმბოლოების ამოცნობის სისტემა, ან OCR (ოპტიკური სიმბოლოების ამოცნობა) სისტემა, რომელიც შექმნილია ტექსტის ავტომატურად შეყვანისთვის ქაღალდის დოკუმენტებიდან. კომპიუტერში. თეორიულად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ FineReader პროგრამა ABBYY-დან ან CuneiForm Cognitive Technologies-დან - ორივე საიმედოა ექსპლუატაციაში და აქვს მაღალი ამოცნობის სიზუსტე. მაგრამ FineReader პაკეტს აქვს გამარტივებული და ხელმისაწვდომი ვერსია სახლის მომხმარებლებისთვის, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, რაც მას უფრო მიმზიდველს ხდის ფართო აუდიტორიისთვის.

ABBYY FineReader 8.0

დეველოპერი: ABBYY პროგრამული უზრუნველყოფა

განაწილების ზომა: 40.5 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

განაწილების მეთოდი: shareware (არ არსებობს FineReader Home Edition-ის დემო ვერსია, FineReader Professional Edition-ის ფუნქციურად შეზღუდული დემო ვერსია - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

ფასი: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader არის იდეალური გადაწყვეტა დოკუმენტების ამოცნობისთვის, რომლებშიც არა მხოლოდ ტექსტი, არამედ დიზაინიც არის აღიარებული, რაც უზრუნველყოფს ცხრილების, სურათების და ტექსტის სვეტებად დაყოფის ზუსტ გადაცემას (ნახ. 17). პროგრამა მარტივი გამოსაყენებელია, შეუძლია ამოიცნოს მრავალენოვანი (მხარდაჭერილია 179 ენა) და მრავალგვერდიანი დოკუმენტები. შესაძლებელია მთელი დოკუმენტის ან მისი ცალკეული გვერდების ამოცნობა. შედეგი შეიძლება შენახული იყოს ერთ-ერთ ჩვეულებრივ ფორმატში: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ან PDF. შესაძლებელია ამოცნობის შედეგების ეტაპობრივი შენახვა შეცდომების აღმოსაფხვრელად. განხორციელდა ამოცნობის შედეგების ექსპორტი პირდაპირ Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect და Adobe Acrobat. ჩაშენებული მართლწერის შემმოწმებელი (36 ენაზე) დაგეხმარებათ დააჩქაროს შედეგის შემოწმება, ხოლო Microsoft Word-თან ინტეგრაცია საშუალებას გაძლევთ დარეკოთ პროგრამა პირდაპირ Word-იდან, ტექსტთან მუშაობისგან განშორების გარეშე.

ბრინჯი. 17. დოკუმენტის ამოცნობის შედეგი
ABBYY FineReader Home Edition-ში

პროგრამა წარმოდგენილია ორი ვერსიით: FineReader Home Edition, შექმნილია დამწყებთათვის და FineReader Professional Edition, რომელიც განკუთვნილია პროფესიონალებისთვის. პროფესიონალური ვერსია საშუალებას გაძლევთ მართოთ ამოცნობის პარამეტრები (შეცვალეთ რეჟიმი, შეასრულეთ ამოცნობა ვარჯიშით) და აქვს ამოცნობის ფუნქციების უფრო მდიდარი ნაკრები (PDF ფაილების ამოცნობა, ციფრული კამერით გადაღებული ტექსტები და ა.შ.). გარდა ამისა, Professional Edition უზრუნველყოფს უფრო განსხვავებულ შენახვის ფორმატს, დაამატა შტრიხკოდების ამოცნობის და ეკრანის ანაბეჭდების სწრაფად ამოცნობის შესაძლებლობა Screenshot Reader პროგრამის გამოყენებით.

დოკუმენტების კონვერტაცია PDF ფორმატში

ყველა ტექნიკური დოკუმენტაცია მოწოდებულია დღეს PDF ფორმატში, რომელშიც უფასო Adobe Acrobat Reader პროგრამა გამოიყენება დოკუმენტების სანახავად. მაგრამ საკმაოდ ხშირად საჭიროა PDF ფაილების ფრაგმენტების გამოყენება საკუთარი დოკუმენტების მომზადებისას ან PDF ფორმატში მასალების რედაქტირებისას (მაგალითად, სტატია, კონტრაქტი, მოხსენება და ა.შ.). პირველ შემთხვევაში, თქვენ დაგჭირდებათ ტექსტის და/ან სურათების ფრაგმენტების ამოღება PDF ფაილებიდან (თეორიულად, ეს შეიძლება გაკეთდეს Acrobat Reader-ის ჩაშენებული ინსტრუმენტების გამოყენებით, მაგრამ ძალიან უღიმღამო შედეგებით). მეორე შემთხვევაში, თქვენ მოგიწევთ PDF დოკუმენტების რედაქტირებად ფორმატში გადაყვანა (მაგალითად, Word ფორმატში) ორიგინალური დოკუმენტის დიზაინის შენარჩუნებით, რაც არც კი არის გათვალისწინებული Acrobat Reader-ში. ასეთ შემთხვევებში სამაშველოში მოვა სპეციალური კომუნალური საშუალებები, რომელთაგან ყველაზე მიმზიდველი პაკეტებია ABBYY PDF Transformer და PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). ჩვენ გადავხედავთ პირველ მათგანს - თუმცა უფრო ძვირია, მას აქვს რუსულენოვანი ინტერფეისი და საშუალებას გაძლევთ გადაიყვანოთ PDF ფაილები რამდენიმე რედაქტირებად ფორმატში და სწორად ამოიცნოთ არა მხოლოდ ინგლისური, არამედ რუსული ტექსტიც.

ABBYY PDF Transformer 2.0

შემქმნელი: ABBYY პროგრამული უზრუნველყოფა

განაწილების ზომა: 52 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 2000 (SP2 ან უფრო მაღალი)/XP/Server 2003

განაწილების მეთოდი: shareware (15 დღიანი დემო ვერსია - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

ფასი: 1490 რუბლი.

ABBYY PDF Transformer არის პროგრამა PDF დოკუმენტების Microsoft Word დოკუმენტის ფორმატებში (ნახ. 18), Excel, ასევე HTML და TXT ფაილებად გარდაქმნისთვის. პაკეტს აქვს ინტუიციური ინტერფეისი და ძალიან მარტივი გამოსაყენებელია, ამიტომ ახალბედა მომხმარებლებიც კი შეძლებენ მის დაუფლებას.

ABBYY PDF Transformer-ს შეუძლია ნებისმიერი PDF ფაილის კონვერტაცია, მათ შორის ფაილების ტექსტური ფენის გარეშე (ასეთი ფაილები ყველაზე ხშირად მიიღება სკანირებული დოკუმენტებიდან და წარმოადგენს ტექსტის სურათს) და სწორად ამუშავებს PDF ფაილებს, რომლებიც შეიცავს მხარდაჭერილი ენების (მათ შორის რუსული და ინგლისური). პროგრამა ზუსტად ინახავს საწყისი დოკუმენტის დიზაინს (სურათები, ცხრილები, სვეტების განლაგება, ბმულები) და საშუალებას გაძლევთ მართოთ კონვერტაციის და შენახვის პარამეტრები. მაგალითად, შეგიძლიათ მკაფიოდ განსაზღვროთ ის სფეროები, რომლებიც პროგრამამ უნდა აღიქვას როგორც ტექსტი ან სურათი (რაც მნიშვნელოვანია რთული დიზაინის PDF ფაილებისთვის), შეინახეთ მზა დოკუმენტი იგივე დიზაინით, როგორც ორიგინალში, ან სვეტად. ტექსტი (სურათებით ან მის გარეშე - სურვილისამებრ) და ა.შ. საჭიროების შემთხვევაში შესაძლებელია ცალკეული გვერდების ან თუნდაც მათი ფრაგმენტების შერჩევითი კონვერტაცია. გარდა ამისა, ABBYY PDF Transformer-ს ასევე შეუძლია შეასრულოს საპირისპირო კონვერტაცია, რაც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ PDF ფაილები Microsoft Word დოკუმენტებიდან, Excel ცხრილებიდან, PowerPoint პრეზენტაციებიდან, Visio დიაგრამებიდან და HTML ფაილებიდან, ისევე როგორც თითქმის ნებისმიერი აპლიკაციიდან, რომელიც მხარს უჭერს დოკუმენტის ბეჭდვას (ეს არის განხორციელებული ვირტუალური პრინტერის მეშვეობით PDF-XChange ABBYY PDF Transformer 2.0-ისთვის).