Odoslanie e-mailu do priečinka „Odoslané“ (skrytá kópia sebe). Rezervácia mailom (e-mailom) Pošlite nám kópiu

kúzelník_roman v koncepte "slepej kópie", naučiť sa nerobiť hlúposti

Prekvapivo, veľa ľudí, keď potrebuje poslať e-mail viacerým ľuďom naraz, jednoducho uvedie adresy v poli „Komu“, je to normálne, keď je tento e-mail adresovaný vašim kolegom alebo priateľom, ale keď posielate listy skupine klientov tak všetkým zobrazujete adresy iných príjemcov, čím v podstate odhaľujete svoju základňu adries.

Jediné, čo vaši klienti musia urobiť, je poslať tento list vášmu konkurentovi a vaše kontakty okamžite uniknú.

Je to zvláštne, ale mnohí ďaleko od hlúpych ľudí sú prekvapení, keď sa dozvedia, že ak potrebujete poslať list mnohým príjemcom, aby o sebe nevedeli, existuje na to pole „Bcc“.

Napríklad pre mail.ru to bude vyzerať takto:

A tak ešte raz v krátkosti:uviedol adresy v „kom“ - každý vidí, komu ste listy poslali, uvedené v „slepej kópii“ - každý si myslí, že list je len pre neho.

A každý príjemca dostane list, kde v poli „komu“ bude len jeho adresu . V prípade iných programov, ak nemôžete nájsť, kde sa má Skrytá kópia, požiadajte niekoho, aby vám to ukázal. Ďalší malý bod, musíte zadať jednu adresu do poľa „komu“, väčšina programov alebo poštových serverov vám nedovolí odoslať list bez tohto parametra.

A tak, keď príde na rozosielanie ponúk, noviniek skupine vašich klientov – tu je prax používania skrytej kópie jasná, musíte skryť svoju adresu. Zaujímavý bod o odosielaní listu svojim kolegom, tu sa odporúča konať podľa situácie, napríklad poslať list so žiadosťou o zaslanie návrhov (napríklad na zlepšenie služieb zákazníkom) a ak každý kolega vidí, že iný ľudia dostali rovnaký list, potom s najväčšou pravdepodobnosťou nebudú odpovedať - budú sa spoliehať na ostatných, čo znamená, že musíte použiť skrytú kópiu. Ak je táto objednávka vykonaná, potom napríklad označenie šéfa vášho kolegu jednoducho urobí zázraky a vaša objednávka bude vykonaná.

Samostatný problém s dodávateľmi. Na jednej strane uvedenie všetkých príjemcov v kópii by malo dodávateľovi ukázať, že máte na výber a že by vám mal ponúknuť dobré ceny. Na druhej strane manažér, ktorý dostal váš list, keď vidí, že bol odoslaný nielen jemu, s najväčšou pravdepodobnosťou bude s vašou žiadosťou zaobchádzať „chladne“. Osobne si myslím, že v prípade dodávateľov je potrebné použiť skrytú kópiu, minimálne na ochranu obchodného tajomstva, ale skôr pre dobrý vzťah s manažérom dodávateľa.

Môžete si prečítať nedávny prípad omylu špecialistu, keď všetci príjemcovia videli iných príjemcov: V tomto chate sa všetkým páči, boli tam naozaj úctyhodní ľudia – režiséri, no napriek tomu mnohí dostali ako odpoveď spam.

No ako vždy, diskusia v komentároch je vítaná.

Obchodná komunikácia je svoj vlastný svet s vlastnými zákonmi. Veľa závisí od toho, ako dodržiavame tieto zákony: dojem, ktorý robíme na kolegov a partnerov, produktivita práce a dokonca aj kariérny postup.

Osobitné miesto v obchodnej komunikácii zaujíma obchodná korešpondencia, ktorá je každodennou zodpovednosťou väčšiny kancelárskych pracovníkov a nielen. Schopnosť správneho vedenia obchodnej korešpondencie môže byť dobrou pomôckou pri uzatváraní ziskových obchodov a budovaní imidžu vašej firmy.

Pozrime sa na niektoré vlastnosti obchodného listu. Obchodná korešpondencia je teda:

• používanie vzorových fráz a klišé
• emocionálna neutralita,
• sémantická presnosť a stručnosť prezentácie,
• dobre postavená argumentácia.

Obchodná korešpondencia v angličtine je rovnaký súbor pravidiel a klišé, z ktorých niektoré odporúčame používať všetkým, ktorí pracujú so zahraničnými partnermi alebo v medzinárodných spoločnostiach. Upozorňujeme na niekoľko užitočných fráz, ktoré ozdobia vašu obchodnú korešpondenciu. Tieto frázy zdôraznia vašu profesionalitu a pomôžu formovať imidž podnikateľa. Poďme začať!

1.Nájdite v prílohe

Začnime s klasikou. Často musíte k listu pripojiť rôzne dokumenty alebo iné súbory. Na informovanie príjemcu o prítomnosti prílohy je táto fráza dokonalá. Koniec koncov, slovo „Attachment“ v preklade znamená „príloha“. Fráza by mala byť použitá na konci listu.

Tu je pár príkladov použitia:

• V prílohe nájdete moje portfólio.
• V prílohe nájdete kópiu zmluvy/zmluvy.

2.Poslal som ďalej

Túto frázu môžete použiť, ak potrebujete poslať e-mail iným príjemcom. Na informovanie príjemcu o tom je fráza „Poslal som ďalej“ perfektná. Napríklad:

• Poslal som vám Annin životopis.
• Poslal som vám Johnov e-mail.

3. Mám kópiu

Človek nezasvätený do všetkých tajomstiev zvláštností obchodnej korešpondencie nemusí pochopiť, čo táto podivná skratka znamená. Ale my sme profesionáli. „I’ve cc’ed“ je skratka, ktorá znamená skopírovaný uhlík. Fráza znamená „kopírovať niekoho, aby ste dostali listy“.

Ak teda potrebujete niekoho informovať, že ste skopírovali iných príjemcov, pokojne použite túto frázu. Napr.:

• Napísal som Sare kópiu tohto e-mailu.
• Napísal som Jackovi a Jimmymu kópie týchto e-mailov.

Čo sa týka skratiek, ktoré nie je možné použiť v obchodnej korešpondencii, pre tento prípad sa zvyčajne robí výnimka.

4. Pre ďalšie podrobnosti

Táto fráza je osvedčený spôsob, ako zdvorilo ukončiť svoj list v angličtine. „Pre ďalšie podrobnosti“ znamená „pre podrobnejšie informácie“, „podrobnejšie“. Príklady použitia:

• Pre bližšie informácie ma kedykoľvek kontaktujte.
• Pre bližšie informácie napíšte nášmu obchodnému manažérovi.

Ďalšia fráza, ktorá vám pomôže skončiť zdvorilo, je „Ak máte nejaké otázky, neváhajte ma kontaktovať.“ V preklade to znamená „Ak máte nejaké otázky, pokojne mi napíšte.“

5.Teším sa

Fráza „tešiť sa“ znamená „tešiť sa dopredu“. Ak sa teda tešíte na odpoveď alebo inú akciu od príjemcu, tak by bolo celkom vhodné použiť túto frázu. Napr.:

• Teším sa na tvoju odpoveď.
• Teším sa na vašu odpoveď.

Fráza sa najlepšie používa na konci listu.

Pri písaní listu musíte byť zdvorilí aj vtedy, keď sa vám práve nechce. Schopnosť písať kompetentné listy v akejkoľvek situácii odráža vašu profesionalitu, slušné vystupovanie a znalosť podnikateľskej etiky. Na záver pripomeňme, že v obchodnej korešpondencii musíte preukázať presnosť formulácie a dokonalú gramotnosť. Používanie skratiek je tiež neprijateľné (až na zriedkavé výnimky).

Píšte e-maily správne v angličtine, milí priatelia! Veľa štastia!

V poslednom čase sa pravidelne stretávam s došlými správami ako taká a taká správa odo mňa nebola doručená na také a také miesto, ale telo listu je prešpikované nejakou herézou s odkazmi atď. Všetko by bolo v poriadku, ale takéto správy som tam neposielal a toto je prvýkrát, čo vidím ich obsah.

Čo je spoofing a ako to funguje

Nižšie uvedený text je prevzatý z .

Ak sa vám pri odosielaní správy z vášho účtu zobrazí chybové hlásenie, v priečinku Spam nájdete správy, ktoré vás uvádzajú ako odosielateľa, alebo dostanete odpoveď na správu, ktorú ste neodoslali, možno ste sa stali obeťou spoofingu. Spoofing je falšovanie spiatočných adries odchádzajúcej pošty s cieľom skryť skutočný pôvod správy.

Pri odosielaní správy poštou je spiatočná adresa zvyčajne uvedená na obálke. To umožňuje príjemcovi zistiť totožnosť odosielateľa a poštovej službe v prípade potreby list vrátiť odosielateľovi. Nič však nemôže zabrániť odosielateľovi, aby namiesto svojej adresy uviedol cudziu adresu. To znamená, že iná osoba môže poslať list a použiť vašu spiatočnú adresu na obálke. E-mail funguje rovnakým spôsobom. Keď server odošle e-mail, špecifikuje odosielateľa, ale pole odosielateľa môže byť sfalšované. Ak niekto v správe nesprávne umiestnil vašu adresu, ak sa vyskytne problém s doručením, správa sa vám vráti, aj keď ste ju neodoslali.

Ak dostanete odpoveď na e-mail, ktorý nebol odoslaný z vašej adresy, môže to mať dva dôvody.

1. List bol sfalšovaný a vaša adresa bola uvedená ako adresa odosielateľa.
2. Skutočný odosielateľ uviedol vašu spiatočnú adresu, takže všetky odpovede budú odoslané vám.

Žiadna z týchto možností neznamená, že k vášmu účtu pristúpil niekto iný, ale ak máte obavy o jeho bezpečnosť, môžete skontrolovať históriu nedávnych prístupov k nemu. Na stránke doručenej pošty prejdite nadol a kliknite na odkaz Ďalšie informácie vedľa riadku.

Doslov

Takže neprepadáme panike – len sa nás útočníci opäť pokúšajú nalákať hákom alebo podvodníkom pomocou najrôznejších ľavicových spojov. Takéto písmená sú samozrejme ignorované a vymazané bez kliknutia na odkazy.

Mimochodom, nikdy by ste na to nemali zabudnúť.

PS: Varovné otázky: na tému „dodatočné informácie“ a „nedávne akcie v účte“ - relevantné iba pre poštové schránky Gmail.

čo je e-mail? V modernom svete podnikania je to:

• Tvoja tvár. Práve pomocou emailu dokážete v očiach protistrany vytvoriť pozitívny obraz alebo pokaziť prvý dojem.
• Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha cez e-mail. Preto, ak ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
• Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa k vám snaží dostať, rozptýliť vás a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z tohto pohľadu sa pozrime na prácu s e-mailom. Začnime niečím jednoduchým.

Formátovanie listu

Používam e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže ho použijem ako príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Niektorí možno nevedia, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

• Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
• Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
• Skrytá kópia: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale ostatným príjemcom listu by mal zostať neznámy. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne v hromadných zásielkach označte príjemcov pomocou polí „Kopírovať“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré uvádzajú 50 – 90 príjemcov v poli „Kópia“. Dochádza k porušovaniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa navzájom poznajú. Čo ak sú na zozname konkurenčné spoločnosti, ktoré o sebe navzájom nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a maximálne s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to týmto spôsobom.

Predmet listu

Profesionálne poštové služby často píšu (niekedy rozumne) o dôležitosti predmetu e-mailu na svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora je potrebné ľahko identifikovať a potom nájsť“. Navyše, vaša usilovnosť sa vám vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo FWD, medzi ktorými budete musieť hľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie pre stredného manažéra. Vôbec nehovorím o podnikateľoch a majiteľoch firiem; ich počet listov niekedy klesá na 200 alebo viac za deň. Preto ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet e-mailu?

Chyba #1 : V predmete iba názov spoločnosti. Napríklad „Sky“ a to je všetko. Po prvé, pravdepodobne nie ste jediný z vašej spoločnosti, ktorý s touto protistranou komunikuje. Po druhé, takáto téma neprináša žiadny význam, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Niečo také.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titulok. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného e-mailu: nie predávať, ale poskytovať identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie pre rôzne príležitosti. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám prečítať si ich články, aspoň na zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme urobiť niekoľko rozhodnutí postupne.

Otázka slušnosti . V úvode listu sa môžete rozplývať v ústretovosti či dokonca nežnostiach v duchu „Môj milý Rodya, už sú to viac ako dva mesiace, čo som sa s tebou písomne ​​rozprával, z čoho som sám trpel a dokonca som sa ani trochu nevyspal. noci, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na napísanie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času účastníka rozhovoru na jeho prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie je to esej v epištolárnom žánri pre súťaž alebo list Raskolnikovovej matke, ale obchodná korešpondencia.

Rešpektujeme svoj čas a čas príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť okolnosti vášho zoznámenia má zmysel len v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo prebiehajúcej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Ahoj, Ivan“, v druhom a ďalších: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy ma znepokojovala otázka, na koho sa obrátiť v liste, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez akýchkoľvek pochybností som napísal „Ahoj, Anna“ a netrápil som sa. Takéto šťastie však nie je vždy.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete ich uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovič." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!"

Pre seba používam pravidlo oslovovania menom osoby v poli „Komu“. A tých v kópii vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo tiež umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťazec listov s otázkami a odpoveďami - jedným slovom dialóg. Za dobrú formu sa považuje nevymazávať históriu korešpondencie a svoju odpoveď napísať na začiatok citovaného textu, takže keď sa k tejto korešpondencii vrátite o týždeň neskôr, môžete si dialóg ľahko prečítať zhora nadol, zostupne podľa dátumu .

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille „Umiestniť kurzor za citovaný text“. Odporúčam zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Skladanie a adresovanie“. Malo by to byť takto.

Účel listu . Existujú dva typy obchodných listov:

• keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
• a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že priloženú faktúru odsúhlasí na úhradu.

Povzbudzujúcich listov je spravidla mnohonásobne viac ako oznamovacích listov. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Výzva na akciu by mala byť doplnená názvom a mala by byť poslednou vetou v liste.

Nesprávne : "Porfiry Petrovič, viem, kto rozsekal starú ženu na smrť."

Správny : "Porfiry Petrovič, bol som to ja, kto rozsekal starú ženu na smrť, urobte opatrenia, aby ste ma zatkli, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Okrem toho vám všetci e-mailoví klienti umožňujú nakonfigurovať automatickú náhradu podpisov, napríklad klasické „S pozdravom…“. V Mozille sa to robí v ponuke „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Či do podpisu písať kontakty alebo nie je osobná vec každého. Ak ste ale nejakým spôsobom spojený s predajom, určite napíšte. Aj keď sa obchod neuskutoční v dôsledku komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Nakoniec ešte jedna funkcia tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. V tele listu uveďte predvolenú hodnotu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Termín samozrejme musí byť reálny (text z ukážky by ste nemali posielať v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a konať podľa neho. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, musíte k používaniu tejto funkcie pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu vystresovať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale prinútiť vás počkať do piatku.

Prílohy

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné návrhy, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Chyba : obrovská investícia. Často dostávam e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. E-mailový program korešpondenta takmer určite na niekoľko minút zamrzne v márnom pokuse o načítanie ukážky prílohy. A nedajbože, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne...

Osobne takéto písmená hneď mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Skontrolujte si výšku investície. Odporúča sa, aby to nebolo viac ako 3 MB.

Čo robiť, ak prekročí?

• Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad PDF a 300 dpi vytvárajú celkom čitateľné skeny.
• Zamyslite sa nad programami ako WinRar alebo archivátor 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
• Čo robiť, ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na pomoc príde cloudové úložisko informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy na cloudové úložisko. Svoje informácie uložené v cloude však radšej spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie úplne samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali komerčný návrh v mene... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a príloha obsahovala súbor s názvom „ForFedi.docx“. Manažér, ktorý mi to poslal, mal dialóg, ktorý vyzeral asi takto:

Vážený manažér, ste osobne pripravený osloviť tohto váženého muža a nazvať ho Fedya?

Nejako nie, je to rešpektovaný muž, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „For Fedi“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás kúpi sekery pomocou tohto CP?

Neskôr som to chcel premenovať...

Prečo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď nepomenovať prílohu správne: „Pre Fjodora Michajloviča.docx“ alebo ešte lepšie – „KP_Sky_Axes.docx“.

Takže máme viac-menej vytriedené e-maily ako „tvár“. Prejdime k pohľadu na email ako nástroj efektívnej práce a povedzme si o jeho rozptyľovacej zložke.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj e-mail je potrebné riešiť sprísnením pravidiel a zavedením pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY upozornenia na doručenie pošty. Ak je e-mailový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení zvukovým signálom, ikona vedľa hodín bude blikať a zobrazí sa náhľad písmena. Jedným slovom, urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve z vášho života.

Niektorí ľudia majú silnú vôľu, ktorá im umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami, no bežným ľuďom je lepšie nepokúšať osud a vypnúť ich. V Mozilla Thunderbird sa to robí cez ponuku „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako môžete pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhraďte čas na triedenie pošty, otvorenie e-mailového klienta a zobrazenie všetkých neprečítaných správ. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútených odstávok, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými listami? Odpovedám: nemáte v pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (toto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do svojho e-mailového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandardnú odpoveď na e-mail do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo slušného správania – nečakajte od svojho partnera okamžité odpovede prostredníctvom e-mailu. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to rýchlejšími komunikačnými kanálmi.

Takže sme vypli upozornenia a teraz zapíname e-mailového klienta podľa nášho plánu.

Čo robiť, keď prejdeme na poštu a zapojíme sa do činnosti nazývanej „triedenie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

O systéme nulovej schránky som už veľa počul, ale, žiaľ, nestretol som sa s jediným človekom, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehackeri sú na túto tému články. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Bol by som vďačný, keby sa GTD guru vyjadrili a pridali alebo vylepšili popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív pre vaše aktivity. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Keď začnete triediť svoju doručenú poštu, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí zvýrazniť a stlačiť kláves Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť vymazať list, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

1. Dokážete odpovedať za tri minúty? Musím na to odpovedať? Áno, je to potrebné a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte okamžite.
2. Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad využívam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: list na ňu prepošlete a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
3. Po rýchlom odpovedaní na list, jeho premene na úlohu alebo jednoduchom prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo ďalej s touto správou: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé ukladanie, ktoré mám.

• 0_Execute. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem umiestniť listy, ktoré vyžadujú podrobnú prácu. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
• 1_Ref. Tu dávam listy s informáciami o pozadí: uvítacie listy s prihláseniami z rôznych webových služieb, lístky na nadchádzajúce lety atď.
• 2_Projekty. Je tu uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existujú aktuálne vzťahy. Pre každý projekt alebo partnera bol samozrejme vytvorený samostatný priečinok. Do priečinka partnera som vložil listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy zamestnancov Neb týkajúce sa tohto partnera. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
• 3_Múzeum. Sem som dal tie písmená, ktoré by bolo škoda vymazať a ich prínos nie je zrejmý. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z „2_Projects“. Stručne povedané, „múzeum“ ukladá prvých kandidátov na odstránenie.
• 4_Dokumenty. Tu sú listy s elektronickými vzormi dokumentov, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad správy o odsúhlasení od klientov, vstupenky na uskutočnené výlety. Priečinok má veľa podobností s priečinkami „2_Projects“ a „1_Reference“, sú v ňom uložené iba účtovné informácie a informácie o správe sú uložené v priečinku „2_Projects“. V „4_Documents“ sú mŕtve informácie a v „2_Projects“ sú živé informácie.
• 5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné newslettery, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia e-mailového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení je v Thunderbirde začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže dole s vlajkou! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika boli presunuté do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99% prípadov týkajú nejakého projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kde sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy iba na jednom mieste - v doručenej pošte. Teraz používam filtre len na organizovanie automatických bežných listov z rôznych systémov do priečinkov, teda listov, ktoré odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v ponuke „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať 10 až 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na príchod nových listov? ;)

Ak potrebujete poslať kópie niektorých listov v pošte Mail.ru do inej poštovej schránky (e-mailu), t.j. poslať nie všetku poštu, ale iba tú, ktorá prichádza z konkrétnej adresy alebo obsahuje niektoré špecifické slová, potom pomocou tohto podrobného návodu „“ bude nastavenie trvať 3 minúty.

Krok 1. V pošte nájdite požadované písmeno v priečinku „Doručená pošta“ a označte ho začiarknutím, potom v rozbaľovacej ponuke „Viac“ vyberte „Vytvoriť filter“:

Krok 2. Otvorí sa stránka s mnohými nastaveniami filtra Ak chcete nastaviť filter na odosielanie niektorých písmen na iný e-mail, zaškrtnite v prvom riadku „Od“ a do protiľahlého stĺpca vložte adresu alebo jej časť, z ktorej tieto písmená pochádzajú. V druhom odseku uvádzame adresu, na ktorú sa majú kópie posielať. V treťom odseku uveďte, čo robiť s listom prijatým vo vašej pošte. Ďalej zadajte svoje e-mailové heslo a kliknite na „Pridať filter“:
Krok 3 Teraz sa na zadanú adresu automaticky odošle list s potvrdzovacím kódom pre presmerovanie, tento kód je potrebné zadať do príslušného poľa, ktoré nájdete v ľavom menu „Filtre“. V hornom riadku bude nepotvrdená adresa na preposielanie, kliknite na tento odkaz a zobrazí sa pole na vloženie kódu:

Po nastavení vám budú zaslané určené listy a na adresu, ktorú ste uviedli a potvrdili kódom. Na nastavenie presmerovania všetku prichádzajúcu poštu prosím použite iný.