Un program pentru menținerea unei arhive de documente. Sistem electronic de gestionare a documentelor

Un program pentru înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire și a documentelor interne ale unei organizații.

Produsul software poate fi personalizat pentru a se potrivi nevoilor organizației dumneavoastră.

Informațiile despre toată corespondența companiei dvs., precum și documentele interne (comenzi, instrucțiuni etc.) sunt într-un singur loc - Jurnalele de documente și îl puteți găsi întotdeauna cu ușurință pe cel de care aveți nevoie

Toate informațiile despre fiecare document de intrare, de ieșire sau intern sunt prezentate clar în Cardul documentului corespunzător

Puteți personaliza formatul numărului documentului așa cum este obișnuit în munca de birou

În forfota zilnică a muncii, nu vei uita de termenul limită pentru un document neîndeplinit! Și nici nu va trebui să sortați un morman de hârtii în căutarea unor astfel de documente - programul vă va aminti de ele însuși

Doar oficialii autorizați vor primi alerte: alertele sunt configurate pentru fiecare utilizator. Există, de asemenea, posibilitatea de a vizualiza mementouri sub formă de calendar!

Pentru a începe să lucrați cu programul, nu trebuie să introduceți manual documentele pentru anii anteriori - le puteți descărca automat dintr-un fișier Excel.

Lucrul convenabil în echipă pe documente este oferit cu suport pentru funcționarea în rețea și capacitatea de a diferenția drepturile. Accesul și lucrul cu programul „Înregistrarea documentelor organizaționale 4.8” este strict reglementat: sunt implementate trei niveluri de acces în funcție de funcțiile permise utilizatorului - administrativ, utilizator și numai pentru vizualizare (fără dreptul de a face modificări). În plus, este posibilă reglarea fină a accesului la jurnalele pentru fiecare nivel de acces.

Suportul pentru lucrul cu un scaner vă va permite să încărcați cu ușurință copii scanate ale documentelor originale în program; este posibil să transmiteți scanarea în flux atunci când utilizați un scaner care acceptă alimentarea automată a colilor.

Funcționarii responsabili cu executarea documentelor vor fi anunțați în timp util cu privire la primirea de noi sarcini - programul are funcții de trimitere a notificărilor prin e-mail cu posibilitatea de a lega fișiere, de a stoca mesaje și de a le căuta

Menținerea documentelor oricărui număr de companii într-un singur program: toate informațiile despre documente sunt într-un singur loc, sunt accesibile și prezentate convenabil

Funcția „Vedeți doar propriile documente” vă permite să împărțiți documentele între executori, eliminând posibilitatea de a vizualiza și corecta documentele altor persoane.

Pentru a arhiva automat versiunile de fișiere ale programelor de-a lungul timpului, zilnic, puteți utiliza utilitarul gratuit de arhivare automată a fișierelor.

Pentru a instala versiunea gratuită a programului:

*Asistența pentru produse este oferită online.

O licență pentru 1 loc de muncă a versiunii standard (non-SQL) a programului este oferită gratuit, fără restricții.

Pentru a achiziționa stații de lucru în rețea suplimentare, trimiteți-ne o solicitare la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. , indicați în el numele companiei dumneavoastră, denumirea produsului („Înregistrarea documentelor organizatorice 4.8”) și numărul de locuri de muncă suplimentare, iar noi vă vom trimite contract și factură.

Plătiți factura în orice mod convenabil pentru dvs.

După plată, trimiteți la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. confirmarea plății (copie sau numărul ordinului de plată, data și suma plății), iar noi vă vom trimite un cod de înregistrare și un cod de activare.

Prețul programului „Înregistrarea documentelor organizatorice 4.8”

Versiunea de bază- 1 loc de munca - Gratuit

de la 2 la 5 inclusiv - 4000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 6 la 10 inclusiv - 3000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 11 la 20 inclusiv - 2000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 21 și mai mult - 1000 de ruble pentru 1 loc de muncă

Calculator de preț

0+1*4000=4000 frec.

0+4*4000+1*3000=19000 frec.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*Prețul include 1 an de asistență tehnică telefonică și online.

* Modul de expediere este licențiat separat, costul unei licențe pentru 1 an este de 4.000 de ruble. Când activați modul „Dispatcher”.

Pentru organizațiile care necesită o fiabilitate sporită a stocării datelor și securitatea accesului la informații, închiderea accesului neautorizat la date, posibila criptare a datelor încorporată, posibilitatea de a utiliza un client web pentru a vizualiza documente și aplicații Android pentru notificarea executorilor cu privire la primirea documentelor și monitorizarea execuției documentelor, există versiuni ale programului Înregistrarea documentelor organizaționale pentru Microsoft SQL Server și PostgreSQL.

Pentru achiziționarea programului „Înregistrarea documentelor organizatorice" Versiunea SQL:

1. Descărcați versiunea demo a programului (fișierul de instalare pentru MS SQL Server și pentru PostgreSQL) și instalați programul.

2. Trimite-ne o cerere la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. , indicați în el numele companiei dumneavoastră, numele produsului („Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.8 MS SQL” sau „Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.8 PostgreSQL”) și numărul de locuri de muncă, iar noi vă vom trimite contract și factură.

3. Plătiți factura în orice mod convenabil pentru dvs.

4. După plată, trimiteți la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. confirmarea plății (copie sau numărul ordinului de plată, data și suma plății), iar noi vă vom trimite un cod de înregistrare și un cod de activare.
Documentele originale (acord, act de acceptare și transfer al drepturilor de utilizare, factură, factură, acord de licență) se trimit prin poștă după plată.

Prețul programului „Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.8 MS SQL”

Versiunea de bază- 1 loc de muncă - 9000 de ruble

Stații de lucru suplimentare (pentru colaborarea în rețea):
de la 2 la 5 inclusiv - 6000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 6 la 10 inclusiv - 5000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 11 la 20 inclusiv - 4000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 21 și mai mult - 3000 de ruble pentru 1 loc de muncă

Pentru a calcula costul licențelor, puteți utiliza Calculator de preț

Exemplu de calcul al costurilor pentru 2 locuri de muncă:
9000+1*6000=15000 rub.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 6 locuri de muncă:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 de ruble.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 25 de locuri de muncă:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 frec.

Atunci când alegeți opțiunea de garanție extinsă, costul unui an suplimentar de asistență este de 20% din costul licenței.

* Perioada de licență nu este limitată.

"Camera de control" O lună este oferită gratuit, costul unei licențe pe timp nelimitat este de 12.000 de ruble.

PostgreSQL este un server SQL distribuit gratuit, care este o alternativă demnă la serverul comercial Microsoft SQL. PostgreSQL DBMS este relevant în special pentru agențiile guvernamentale, ca parte a conformității cu politica de utilizare a produselor software rusești.

Prețul programului „Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.8 PostgreSQL”

Versiunea de bază- 1 loc de muncă - 10.000 de ruble

Stații de lucru suplimentare (pentru colaborarea în rețea):
de la 2 la 5 inclusiv - 7000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 6 la 10 inclusiv - 6000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 11 la 20 inclusiv - 5000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 21 și mai mult - 4000 de ruble pentru 1 loc de muncă

Pentru a calcula costul licențelor, puteți utiliza Calculator de preț

Exemplu de calcul al costurilor pentru 2 locuri de muncă:
10000+1*7000=17000 rub.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 6 locuri de muncă:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 rub.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 25 de locuri de muncă:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Prețul include 1 an de asistență tehnică telefonică și online. Atunci când alegeți opțiunea de garanție extinsă, costul unui an suplimentar de asistență este de 20% din costul licenței.

* Perioada de licență nu este limitată.

* Modul de expediere este licențiat separat, costul unei licențe pentru 1 an este de 4.000 de ruble. Când porniți modul "Camera de control" O lună este oferită gratuit, costul unei licențe pe timp nelimitat este de 12.000 de ruble.

Printre utilizatorii de programe Întreprinderea Unitară de Stat a orașului Moscova „Oficiul pentru Reconstrucția și Dezvoltarea de Obiecte Unice”, JSCB „Russian Trust Bank”, LLC „KB Finance Business Bank”, Banca Comercială „RBA”, SRL „Companie de procesare cu mai multe profiluri”, SA „Tsentromashproekt”, SA „Uzina Krasnogorsk” „Electrodvigatel”, Instituția Publică de Stat a Republicii Daghestan „Directoratul Clientului-Dezvoltator de Stat Unificat” din orașul Makhachkala și multe altele.

Lucrul cu documente necesită mult timp utilizatorilor, în special lucrătorilor de birou. Există însă multe programe care pot optimiza semnificativ munca manuală atunci când lucrezi cu documente prin automatizarea unor procese. Multe dintre aceste soluții sunt ușor de utilizat, foarte convenabile și ieftine și, prin urmare, disponibile pentru o gamă largă de utilizatori. Astfel de programe vor fi discutate în acest articol.

Organizarea documentelor

Utilizatorii care au de a face cu un număr mare de documente electronice sunt bine conștienți de situația în care, chiar și în ciuda unui sistem strict de cataloage și subdirectoare, este nevoie de mult timp pentru a găsi documentul potrivit. Una dintre opțiunile pentru rezolvarea acestei probleme este utilizarea unui program special de catalogare, a cărui sarcină principală este organizarea și sortarea datelor, ceea ce asigură în cele din urmă o căutare rapidă a informațiilor necesare. Există o mare varietate de astfel de catalogere pe piață și toate acestea sunt axate pe catalogarea fie de discuri, foldere și fișiere, fie de unele informații foarte specializate (filme, monede, ștampile etc.). Orice catalogator universal care vă permite să catalogați foldere și fișiere de diferite tipuri este potrivit pentru catalogarea documentelor. Cel mai bun dintre astfel de soluții este pachetul WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), dar este destul de scump, iar capacitățile sale sunt în mod clar redundante pentru mulți utilizatori. Pentru majoritatea oamenilor, utilizarea pachetului WinCatalog Standard va fi suficientă.

O altă modalitate este de a combina documentele conexe în documente complexe structurate ierarhic stocate în fișierele de date corespunzătoare acestor structuri. În astfel de documente structurate, este mult mai convenabil să navighezi și să găsești informațiile de care ai nevoie, datorită capacităților atât de structurare, cât și de căutare avansată în cadrul documentului. În plus, o astfel de structurare vă permite să efectuați căutări externe și să căutați documente pe baza fragmentelor de text incluse în acestea. De exemplu, pachetul Maple este conceput pentru a crea documente structurate ierarhic.

WinCatalog Standard

Dezvoltator: WinCatalog.com

Dimensiunea distributiei: 1,62 MB

Munca sub control: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Metoda de distribuire: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Preț: 200 de ruble.

WinCatalog Standard este un catalogator multifuncțional ușor de utilizat, cu o interfață clară în limba rusă (Fig. 1). Pachetul vă permite să catalogați date de pe orice mediu de stocare care poate fi conectat la un computer: dischete, hard și unități de rețea, CD-uri și discuri audio obișnuite, discuri Zip etc. Cu ajutorul acestuia, puteți sorta și organiza orice foldere și fișiere, indiferent de locația lor. Puteți introduce datele în catalog fie manual (direct în foldere virtuale), fie prin scanarea discurilor (inclusiv arhivele Zip aflate acolo) - în acest caz, pentru o orientare ușoară, folderele și fișierele extrase de pe discuri sunt mai bine decât sortate în foldere virtuale, care, datorită suportului pentru operațiunile drag & drop, nu va dura mult timp.

Orez. 1. Interfață WinCatalog Standard

Gestionarea generală a catalogului este ușoară și convenabilă. Împărțirea datelor în foldere tematice simplifică foarte mult orientarea, iar plasarea folderelor și elementele lor imbricate pot fi modificate cu ușurință prin simpla glisare și plasare. Căutare avansată (după nume, comentariu, dimensiune și data modificării; Fig. 2), care acceptă operațiuni booleene și abilitatea de a selecta un folder specific pentru căutare și, de asemenea, luând în considerare cuvintele cheie (pot fi adăugate cu prudență la elementele individuale ale directorului), vă permite să găsiți rapid documentul dorit și să găsiți duplicate - eliminați elementele duplicate din colecție. Exportarea integrală sau parțială a catalogului de documentație într-un fișier CVS face posibilă procesarea datelor într-o altă aplicație (de exemplu, MS Excel), iar exportul într-un fișier HTML este convenabil pentru imprimarea catalogului.

Orez. 2. Căutați documente în WinCatalog Standard

Arțar 6.25

Dezvoltator: Crystal Office Systems

Dimensiunea distributiei: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Munca sub control: Windows (toate versiunile)

Metoda de distribuire: shareware (versiunea demo pentru 30 de zile: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Preț: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple este un manager de documente ușor de utilizat, care vă permite să combinați diverse materiale în structuri ierarhice și, în cele din urmă, să obțineți documente structurate: planuri de afaceri, rapoarte, note analitice, broșuri etc. În astfel de arbori de documente ierarhice, informațiile diverse sunt prezentate mai clar și găsirea oricărui document este mult mai ușoară decât în cazul catalogării standard. Pentru a vizualiza documentele create în Maple, aveți nevoie de un vizualizator special, Maple Reader, care poate fi descărcat gratuit de la: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Pachetul are o interfață ușor de utilizat (Fig. 3) și este atât de ușor de învățat încât nici chiar și lipsa localizării programului în limba rusă nu va fi un obstacol pentru majoritatea utilizatorilor și, prin urmare, această soluție poate fi recomandată celui mai larg public.

Orez. 3. Interfața programului Maple

Managerul este disponibil în două versiuni: Maple de bază și Maple Professional extins. Printre diferențele fundamentale ale versiunii extinse se numără prezența unor funcții suplimentare precum căutarea documentelor, verificarea gramaticală, criptarea fișierelor și copierea de rezervă a structurilor ierarhice.

Baza oricărui document din Maple este un arbore ierarhic de noduri, nivelul de imbricare a subnodurilor în care, precum și numărul lor, este nelimitat. Fiecare nod este un document separat care conține nu numai text (introdus direct, lipit din clipboard sau importat din documente în formate RTF, DOC, WRI și HTML), ci și material tabelar, grafice, link-uri către fragmente de bază ale documentului sau fișierelor finale. , si etc. La pregătirea documentelor, este posibil să utilizați un set standard de funcții pentru lucrul cu text: schimbarea tipului și mărimii fontului, crearea de liste, formatarea paragrafelor, utilizarea stilurilor etc. Integrarea cu MS Word vă permite să utilizați corectorul ortografic încorporat în MS Word pentru a verifica gramatica și a căuta sinonime nu numai în engleză, ci și în rusă. Sistemul de backup încorporat oferă posibilitatea de a crea copii de rezervă comprimate ale documentelor ierarhice (în formatele ZIP și CAB). Expertul de criptare încorporat vă ajută să criptați documentele sensibile folosind algoritmul criptografic Blowfish. Iar modulul de căutare Finder vă permite să găsiți rapid documentele necesare după fragment de nume, autor, comentarii, conținut (Fig. 4) etc.

Orez. 4. Căutați documente după conținut
în ele textul în Maple

Acces rapid la documente

Tehnologia de pregătire computerizată a documentelor presupune că documentele create sunt ulterior utilizate în mod repetat. De exemplu, atunci când dezvoltați un document nou, este posibil să aveți nevoie de unul sau două paragrafe din documentul de ieri sau noul document este în general o copie a celui vechi, dar cu informații variabile modificate etc.

Din păcate, utilizatorul nu își poate aminti întotdeauna numele unui document important creat alaltăieri și, uneori, nu are nici cea mai mică idee despre unde să-l caute. Desigur, trebuie să dați documentelor nume semnificative și să le salvați, respectând o catalogare clară, dar, din păcate, se întâmplă altfel, din cauza grabei, a apelurilor care distrag atenția etc. Ca urmare, căutarea documentului solicitat poate dura mult timp prețios - la urma urmei, nu este deloc un fapt că îl veți putea deschide prin lista Windows de link-uri către cele mai recente documente accesibile prin meniul Start. . Adevărul este că această listă:

limitat la 15 documente - asta înseamnă că probabilitatea de a include documente, de exemplu, acum o săptămână este practic zero;
nu vă permite să localizați un document dacă vă amintiți o parte din text, dar ați uitat numele fișierului;
nu include documente cu același nume (dar în același timp diferite) salvate sub același nume, dar în foldere diferite, ceea ce este important, de exemplu, atunci când lucrați împreună la un document cu formarea mai multor versiuni ale acestuia.

Există o altă problemă - lista documentelor recente furnizate în Windows este unul dintre canalele de scurgere a datelor confidențiale, deoarece orice utilizator (inclusiv un atacator) o poate folosi pentru a afla despre natura activității proprietarului pe computer. Prin urmare, este recomandat să curățați această listă în mod regulat, de exemplu, folosind utilitare pentru eliminarea datelor „junk” de pe disc. Ca urmare, apare o situație aparent paradoxală: dacă un utilizator distruge în mod regulat informații despre documentele utilizate recent în scopuri de securitate, atunci el este privat de acces rapid la acestea și, în caz contrar, riscă să devină victima atacatorilor. Cu toate acestea, există o cale de ieșire - puteți utiliza utilitarul specializat ActualDoc, care extinde capacitățile Windows în ceea ce privește lucrul cu cele mai recente documente.

Dacă documentul necesar a fost creat cu mult timp în urmă și, prin urmare, nu poate apărea în lista documentelor deschise recent (atât încorporate în Windows, cât și în lista ActualDoc), atunci va trebui să recurgeți la căutarea acestuia. O altă problemă apare aici - de regulă, utilizatorul nu își amintește numele documentului (precum și data creării acestuia), dar știe ce cuvinte cheie apar în text. Aceasta înseamnă că trebuie să căutați un document după fragmente de text incluse în el - din păcate, deși această sarcină poate fi rezolvată folosind instrumentele încorporate ale Windows sau, de exemplu, Word, este foarte mediocru. Și ideea nu este doar că o astfel de căutare nu este în întregime evidentă și se efectuează încet - uneori poți trăi cu asta. Ceea ce este mai important este că nu vor fi găsite toate fișierele - trăsăturile morfologice ale limbii ruse nu vor fi luate în considerare în timpul căutării, astfel încât fișierele în care cuvintele căutate au o sfârșit de limbă diferită vor rămâne negăsite. În același timp, utilitare de căutare specializate, cum ar fi „Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000” și Phoenix Search (http:// ://indexlab.net/), pot găsi rapid documentele necesare indiferent de locația lor. Cea mai atractiva dintre solutiile mentionate din punct de vedere al raportului pret/calitate ni se pare a fi pachetul Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Dezvoltator: Software Flexigen

Dimensiunea distributiei: Standard - 4,1 MB, Profesional - 3,6 MB

Munca sub control: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metoda de distribuire: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (versiunea demo de 14 zile - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Preț: Standard - gratuit, Profesional - 19,95 USD

ActualDoc este un manager de documente recent care își amintește documentele utilizate și oferă acces rapid și sigur la acestea. Programul este simplu și intuitiv, are o interfață ușor de utilizat, cu suport pentru limba rusă (Fig. 5) și practic nu necesită timp pentru a stăpâni, mai ales că este însoțit de un sistem de ajutor cuprinzător și, prin urmare, poate deveni un instrument indispensabil. atât pentru profesioniști, cât și pentru utilizatorii casnici.

Orez. 5. Interfața programului ActualDoc

ActualDoc urmărește descărcarea unui număr nelimitat de documente într-o perioadă specificată de utilizator (60 de zile în mod implicit), acceptă peste 40 de formate de fișiere (fișiere text și grafice, documente MS Office și documente HTML, fișiere PDF etc.) și vă permite să descărcați rapid oricare dintre ele. Găsirea documentului necesar în mediul programului nu este o problemă. Dacă scroll-ul documentelor pe care le-a memorat este relativ mic, atunci puteți selecta documentul direct din listă. În caz contrar, mai înțelept ar fi să se limiteze mai întâi lista de posibili candidați prin filtrarea acesteia (filtrarea după timp este posibilă). O interval, după extensie și categorie) sau căutarea după numele documentului (în general) sau după un fragment din textul inclus în acesta (totuși, căutarea în text rusesc nu este întotdeauna reușită). Există o altă modalitate de a deschide rapid documentul dorit - prin marcaje încorporate (la fel ca și în Internet Explorer; Fig. 6), care pot fi atribuite documentelor individuale utilizate frecvent și accelerează semnificativ accesul la acestea, deoarece nu există trebuie sa cauti. Documentul selectat este disponibil în vizualizatorul încorporat - pentru vizualizare, căutare și copiere, precum și într-o aplicație externă - pentru editare și poate fi folosit pentru procesarea completă, copierea selectivă a informațiilor din acesta sau pentru trimiterea documentului prin e-mail. În același timp, lista documentelor în sine poate fi ascunsă de privirile indiscrete și protejată de o parolă - în acest caz, fișierele utilizate recent nu vor fi afișate în meniu Start -> Documente.

Orez. 6. Deschiderea unui document printr-un marcaj
în ActualDoc

Pachetul vine în două versiuni: standardul de bază gratuit și Professional cu plată. Versiunea gratuită nu vă permite să vizualizați documente în vizualizatoare încorporate, să utilizați funcția de căutare (în consecință, puteți căuta documente doar vizual, vizând lista completă sau filtrată), să creați categorii personalizate și să editați marcaje.

Arhivar 3000 (3,82)

Dezvoltator: Likasoft

Dimensiunea distributiei: 3 MB

Munca sub control: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda de distribuire: shareware (versiunea demo de 30 de zile - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Preț: licență de student - 195 de ruble, licență personală - 295 de ruble, licență comercială - 900 de ruble.

« Archivist 3000 este soluția optimă pentru căutarea rapidă a documentelor în 18 limbi diferite (inclusiv rusă, engleză, germană și franceză), destinată unei game largi de utilizatori. Programul oferă acces instantaneu la documentele aflate pe hard disk, rețea și unitățile amovibile (CD, DVD, ZIP etc.) și poate funcționa cu toate tipurile de documente populare (fișiere PDF, documente MS Office, fișiere text etc. . ). Poate căuta în arhive (ZIP, RAR etc.), în mesaje de e-mail (Outlook, Outlook Express, The Bat!, etc.) și în fișierele atașate acestora. În plus, este acceptată căutarea în bazele de date Lotus Notes și Lotus Domino și în bazele de date de mesaje ICQ, Odigo IM și Miranda IM.

Alături de căutarea obișnuită după cuvânt cheie sau set de cuvinte cheie, programul acceptă un mod de căutare avansată folosind funcții logice și poate căuta documente nu numai după conținut, ci și după numele fișierului, data modificării, dimensiunea, tipul documentului, codificare etc. ( Fig. 7). Datorită suportului complet Unicode, căutările sunt efectuate corect nu numai în documente într-o singură limbă, ci și în cele multilingve (de exemplu, cu text în rusă și germană simultan). Este posibilă căutarea de la distanță a documentelor prin Internet cu acces ulterior la documentele găsite prin orice browser de Internet, de exemplu, Internet Explorer. Rezultatele căutării pot fi prezentate în modul extras, atunci când cele mai semnificative fragmente (relevante) ale documentelor selectate sunt afișate cu evidențierea cuvintelor găsite, și în modul tabel, când sunt afișate informații succinte despre documente (Fig. 8), prin care pot fi sortate.

Orez. 7. Căutați documente în mediul Archivist 3000

Orez. 8. Opțiuni pentru prezentarea rezultatelor căutării
în „Archivarius 3000”

Completarea documentelor standard

Întocmirea documentelor standard ocupă o parte semnificativă a timpului acelor utilizatori care, în cadrul atribuțiilor lor, sunt implicați în pregătirea diverselor documentații în companii de asigurări, bănci, birouri notariale, companii care prestează diverse tipuri de servicii etc. De regulă, astfel de documente sunt create în editorul de text Word pe baza documentelor de bază dezvoltate inițial, în care unele informații variabile sunt pur și simplu înlocuite. Nu este nimic complicat în acest sens, dar cu volume mari de documentație, erorile sunt inevitabile - puteți, de exemplu, să introduceți din greșeală date în locul greșit, unde ar trebui să fie, sau să ștergeți mai multe cuvinte din document etc. Prin urmare, este de dorit ca numai acele câmpuri în care trebuie introduse datele să fie deschise pentru introducere, iar restul textului să fie blocat. Dezvoltatorii au oferit posibilitatea de a crea astfel de documente în Word. Este suficient să dezvoltați o serie de șabloane pentru toate documentele standard utilizate în organizație, pentru ca fiecare șablon să interzică modificarea datelor permanente (comandă Instrumente -> Setați protecția -> Interziceți orice modificare, cu excepția introducerii datelor în câmpurile de formular) și instruiți utilizatorii să creeze documente folosind șabloane. Pentru documentele standard, unde există relativ puține informații variabile, astfel de șabloane vor fi destul de suficiente pentru a accelera semnificativ procesul de pregătire a documentelor și pentru a reduce riscul de erori.

Cu toate acestea, în practică, sunt utilizate multe documente standard în care informațiile variabile ocupă până la jumătate din volum, iar unele dintre datele variabile sunt repetate de mai multe ori într-o formă sau alta (Fig. 9) - de exemplu, numele complet. în diferite cazuri, cuvinte pentru datele sau sumele introduse etc. În acest caz, utilizarea șabloanelor Word nu ajută prea mult, deoarece completarea documentelor chiar și folosind șabloane va dura mult timp, deoarece toate datele variabile vor trebui introduse manual.

Orez. 9. Exemplu de document cu volum mare
informatii variabile

Mai există o caracteristică a pregătirii documentelor standard - adesea este necesar să se pregătească nu un document, ci mai multe simultan (de exemplu, pentru a întocmi un acord bancar privind deschiderea unui depozitar, sunt necesare trei sau patru tipuri de acorduri pentru semnătură). Astfel, aceleași informații trebuie introduse în documente diferite, ceea ce necesită, de asemenea, mult timp, iar probabilitatea de a face o eroare crește în consecință. Puteți pregăti astfel de documente mult mai rapid folosind aplicații specializate concepute pentru a automatiza procesul de pregătire a documentelor standard, precum AutoDoc sau Blitz Document. Aceste aplicații se bazează și pe utilizarea șabloanelor, care, spre deosebire de șabloanele Word obișnuite, nu numai că vă permit să introduceți date în câmpurile prevăzute pentru aceasta (pentru care utilizatorul trebuie să completeze un set de formulare cu date), dar sunt de asemenea capabil să transforme datele introduse într-un mod programat, de exemplu poate înlocui numerele în cuvinte, declinarea cuvintelor și frazelor în funcție de cazuri gramaticale etc. Drept urmare, documentele necesare sunt completate rapid, iar numărul de erori care pot fi făcute este cu un ordin de mărime mai mic decât la pregătirea lor tradițională în Word. În plus, crearea documentelor standard prin soluții specializate este, de asemenea, atractivă, deoarece toate documentele create sunt catalogate automat și găsirea vreunuia dintre ele în viitor nu este o problemă, iar utilizatorul nu este obligat să cunoască complexitatea pregătirii documentelor, deoarece toate nuanțele legale. sunt deja luate în considerare în șabloane.

AutoDoc 1.2

Dezvoltator: EleWise

Dimensiunea distributiei: 6 MB

Munca sub control: Windows 2000/XP/2003

Metoda de distribuire: shareware (versiune demo limitată funcțional - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Preț:„AvtoDoc-Personal” - 1980 de ruble, „AvtoDoc-Server” - 2980 de ruble, „AvtoDoc-Client” - 1490 de ruble.

„AutoDoc” este un program care vă permite să automatizați și să accelerați procesul de completare a documentelor standard folosind șabloane create cu MS Word și menținerea unei arhive de documente și înregistrări realizate folosind aceste șabloane. Procesul de generare a documentelor noi în acesta este extrem de automatizat - doar selectați scenariul de afaceri dorit din lista generală de scenarii (un scenariu de afaceri înseamnă un șablon personalizat) și completați formularul de introducere cu datele necesare (Fig. 10). Documentul creat poate fi vizualizat, salvat, tipărit sau deschis în Word pentru editare ulterioară.

Orez. 10. Crearea unui document utilizând scriptul „AutoDoc”.

Numărul de scripturi încorporate este mic (Fig. 11), dar poate fi extins cu scripturi personalizate, al căror proces de creare este prezentat în detaliu și clar în ajutor și este pe deplin controlat de expert și, prin urmare, este accesibil pentru majoritatea utilizatorilor. Dezvoltarea unui nou script implică efectuarea a cinci pași: introducerea numelui scriptului, crearea unui șablon, definirea variabilelor, configurarea și testarea scriptului și salvarea lui pentru editare ulterioară (Fig. 12). La prima vedere, pregătirea unui șablon poate cauza unele dificultăți, deoarece acesta trebuie creat manual în Word, iar acest lucru necesită cunoașterea unui limbaj de scripting. Dar, în practică, totul este mult mai simplu - este suficient să înțelegeți că variabilele sunt introduse între paranteze, iar semnul $ este plasat în fața lor, tot restul textului este tipărit în mod obișnuit (Fig. 13). Noile șabloane pot fi create nu numai de la zero, ci și pe baza șabloanelor existente sau a documentelor gata făcute - în primul caz, trebuie doar să modificați setările scriptului și să le testați cu setările modificate, iar în al doilea, să deschideți un document gata făcut, înlocuiți informațiile în schimbare cu variabile și specificați programul ca șablon. Variabilele pot fi de mai multe tipuri, inclusiv cele care permit:

introduceți datele în mai multe câmpuri simultan: numele complet, datele pașaportului, detaliile organizației etc.;
selectați o valoare variabilă dintr-un set de valori;
efectuați diverse operații și transformări: calculați procentul unui număr sau TVA dintr-o sumă, convertiți un număr într-un șir, introduceți data curentă etc.;
indica un cuvânt sau o expresie într-un anumit caz etc.

Documentele create conform scenariilor de afaceri AutoDoc sunt salvate sub forma unor înregistrări clar structurate și, prin urmare, în orice moment puteți găsi documentul dorit prin filtrare sau căutare, vizualizați-l, imprimați-l, regenerați sau ștergeți-l.

Orez. 11. Fereastra „AutoDoc” cu o listă de grupuri încorporate
scenarii de afaceri

Orez. 12. Dezvoltarea unui nou script în AutoDoc

Orez. 13. Exemplu de text șablon în „AutoDoc”,
în care apar patru variabile: „număr”,
„lună”, „organizație” și „nume complet”

Programul este furnizat în două versiuni: un singur utilizator - „AvtoDoc-Personal” și multi-utilizator (rețea), reprezentat de două module - „AvtoDoc-Server” și „AvtoDoc-Client”. În versiunea cu un singur utilizator, toate componentele sistemului sunt localizate pe computerul local, iar în versiunea multi-utilizator, baza de date de scripturi, șabloane și înregistrări este instalată pe server, iar pe computerele utilizatorului este doar partea client. instalat, care permite utilizarea tuturor materialelor AutoDoc stocate pe server.

Documentul Blitz 3.4.1

Dezvoltator: BlitzSoft

Dimensiunea distributiei: 991 KB

Munca sub control: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda de distribuire: shareware (versiune demo limitată funcțional - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Preț: 500 de ruble.

Blitz Document este un program compact pentru crearea automată a documentelor standard folosind șabloane de script. Vă permite să generați rapid documente bazate pe șabloane încorporate, al căror număr este mai mare de 30 (Fig. 14), sau scripturi personalizate care pot fi dezvoltate pe baza șabloanelor încorporate sau a machetelor goale. Crearea unui document folosind un script gata făcut este extrem de simplă - doar selectați tipul de script și urmați instrucțiunile vrăjitorului, care va ghida conștiincios utilizatorul prin toate etapele pregătirii documentului (Fig. 15). Documentul finit poate fi vizualizat, tipărit, editat în editorul de text încorporat (pot fi corectate atât datele variabile, cât și datele constante) sau deschis pentru editare în Word.

Orez. 14. Lista de scripturi Blitz Document încorporate

Orez. 15. Crearea unui document scriptat
Document Blitz

Dezvoltarea șabloanelor create este ceva mai complicată, dar va fi, de asemenea, în capacitatea majorității utilizatorilor. Este adevărat, stăpânirea acestei funcții va dura ceva timp, deoarece, din păcate, informațiile de referință incluse în program sunt concepute pentru utilizatori suficient de instruiți (este foarte rar și nu conține nicio ilustrație sau exemple). Din punct de vedere tehnic, crearea unui șablon nou constă în două etape: selectarea unui șablon încorporat sau a unui aspect pe baza căruia va fi dezvoltat un nou șablon și ajustarea secvențială a datelor constante și variabile incluse în acesta (Fig. 16). Datele constante sunt introduse în forma sa reală, dar nu direct în text, ci prin casete de dialog. Informațiile variabile sunt, de asemenea, ajustate în timpul dialogului și nu mai sunt introduse direct, ci sunt înlocuite cu variabile cu etichete wildcard, concepute ținând cont de limbajul de scripting folosit în program. Scripturile nu numai că pot afișa textul introdus în timpul generării documentului, ci și îl pot modifica folosind un sistem de comenzi de înlocuire sau transformare a datelor. De exemplu, este furnizat:

Orez. 16. Dezvoltarea unui nou șablon bazat pe layout
în Blitz Document

Declinarea cuvintelor și frazelor în funcție de cazuri gramaticale;
conversia numerelor în șiruri de caractere;
conversia datelor calendaristice în șiruri de caractere;
efectuarea oricăror calcule utilizate în documentele juridice și de afaceri;
modificarea textului in functie de valoarea datelor introduse etc.

Documentele create folosind Blitz Document sunt salvate în jurnale contabile structurate - acest lucru vă permite să navigați rapid prin documentație și să obțineți aproape instantaneu acces la materialele necesare, de exemplu, pentru a le tipări. În plus, documentele pot fi grupate în fișiere virtuale, ceea ce este convenabil pentru accesul rapid la materiale legate de un anumit subiect sau obiect care apare în baza de date.

Text OCR în documentele scanate

Utilizatorii care trebuie adesea să convertească documente pe hârtie (paginile unei cărți, ziar, revistă sau fax) într-un format editabil electronic nu se pot descurca fără un sistem de recunoaștere a caracterelor sau un sistem OCR (Optical Character Recognition), conceput pentru a introduce automat text din documentele pe hârtie într-un computer. Teoretic, puteți folosi programul FineReader de la ABBYY sau CuneiForm de la Cognitive Technologies - ambele sunt fiabile în funcționare și au o precizie ridicată de recunoaștere. Dar pachetul FineReader are o versiune simplificată și accesibilă pentru utilizatorii casnici, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, ceea ce îl face mai atractiv pentru un public mai larg.

ABBYY FineReader 8.0

Dezvoltator: Software ABBYY

Dimensiunea distributiei: 40,5 MB

Munca sub control: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Metoda de distribuire: shareware (nu există o versiune demo a FineReader Home Edition, o versiune demo limitată funcțional a FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Preț: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader este o soluție ideală pentru recunoașterea documentelor în care se recunoaște nu doar textul, ci și designul, ceea ce asigură transmiterea precisă a tabelelor, imaginilor și împărțirea textului în coloane (Fig. 17). Programul este ușor de utilizat, poate recunoaște documente multilingve (sunt acceptate 179 de limbi) și documente cu mai multe pagini. Este posibil să recunoașteți întregul document sau paginile sale individuale. Rezultatul poate fi salvat în unul dintre formatele comune: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT sau PDF. Este posibil să salvați rezultatele recunoașterii pas cu pas pentru a elimina erorile. Exportul rezultatelor recunoașterii direct în Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect și Adobe Acrobat a fost implementat. Verificatorul ortografic încorporat (pentru 36 de limbi) va ajuta la accelerarea verificării rezultatului, iar integrarea cu Microsoft Word vă permite să apelați programul direct din Word, fără a fi distras de la lucrul cu textul.

Orez. 17. Rezultatul recunoașterii documentului
în ABBYY FineReader Home Edition

Programul este prezentat în două versiuni: FineReader Home Edition, concepută pentru începători, și FineReader Professional Edition, destinată profesioniștilor. Versiunea profesională vă permite să gestionați parametrii de recunoaștere (schimbarea modului, efectuarea recunoașterii cu antrenament) și are un set mai bogat de funcții de recunoaștere (recunoașterea fișierelor PDF, textele capturate cu o cameră digitală etc.). În plus, Professional Edition oferă mai multe formate diferite de salvare, a adăugat capacitatea de a recunoaște codurile de bare și de a recunoaște rapid capturile de ecran folosind utilitarul Screenshot Reader.

Conversia documentelor din format PDF

Toată documentația tehnică este furnizată astăzi în format PDF, în care utilitarul gratuit Adobe Acrobat Reader este folosit pentru a vizualiza documentele. Dar destul de des este nevoie să folosiți fragmente de fișiere PDF atunci când vă pregătiți propriile documente sau editați materiale în format PDF (de exemplu, un articol, un contract, un raport etc.). În primul caz, va trebui să extrageți fragmente de text și/sau imagini din fișierele PDF (teoretic, acest lucru se poate face folosind instrumentele încorporate ale Acrobat Reader, dar cu rezultate foarte mediocre). În al doilea caz, va trebui să convertiți documentele PDF într-un format editabil (de exemplu, în format Word) păstrând în același timp designul documentului original, care nici măcar nu este prevăzut în Acrobat Reader. În astfel de cazuri vor veni în ajutor utilități speciale, dintre care cele mai atractive pachete sunt ABBYY PDF Transformer și PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ne vom uita la primul dintre ele - deși este mai scump, are o interfață în limba rusă și vă permite să convertiți fișiere PDF în mai multe formate editabile și poate recunoaște corect nu numai limba engleză, ci și textul rus.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Dezvoltator: Software ABBYY

Dimensiunea distributiei: 52 MB

Munca sub control: Windows 2000 (SP2 sau o versiune ulterioară)/XP/Server 2003

Metoda de distribuire: shareware (versiune demo de 15 zile - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Preț: 1490 rub.

ABBYY PDF Transformer este un utilitar pentru conversia documentelor PDF în formate de document Microsoft Word (Fig. 18), Excel, precum și fișiere HTML și TXT. Pachetul are o interfață intuitivă și este foarte ușor de utilizat, astfel încât chiar și utilizatorii începători îl vor putea stăpâni.

ABBYY PDF Transformer poate converti orice fișier PDF, inclusiv fișiere fără un strat de text (astfel de fișiere sunt cel mai adesea obținute din documente scanate și reprezintă o imagine a textului) și procesează corect fișierele PDF care conțin orice combinație de limbi acceptate (inclusiv rusă și Engleză). Utilitarul păstrează cu exactitate designul documentului sursă (imagini, tabele, aspectul coloanelor, link-uri) și vă permite să gestionați opțiunile de conversie și salvare. De exemplu, puteți defini clar zonele care ar trebui să fie percepute de program ca text sau ca imagine (ceea ce este important pentru fișierele PDF cu design complex), să salvați documentul finit cu același design ca în original sau ca o coloană. de text (cu sau fără imagini - opțional) etc. Dacă este necesar, este posibilă convertirea selectivă a paginilor individuale sau chiar a fragmentelor acestora. În plus, ABBYY PDF Transformer poate efectua și conversie inversă, permițându-vă să creați fișiere PDF din documente Microsoft Word, tabele Excel, prezentări PowerPoint, diagrame Visio și fișiere HTML, precum și din aproape orice aplicație care acceptă imprimarea unui document (aceasta este implementat prin imprimanta virtuală PDF-XChange pentru ABBYY PDF Transformer 2.0).