दस्तावेज़ों का संग्रह बनाए रखने के लिए एक कार्यक्रम। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

किसी संगठन के इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार और आंतरिक दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए एक कार्यक्रम।

सॉफ़्टवेयर उत्पाद को आपके संगठन की आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है।

आपकी कंपनी के सभी पत्राचार, साथ ही आंतरिक दस्तावेज़ (आदेश, निर्देश, आदि) के बारे में जानकारी एक ही स्थान पर है - दस्तावेज़ लॉग, और आप हमेशा आसानी से वह पा सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है

प्रत्येक इनकमिंग, आउटगोइंग या आंतरिक दस्तावेज़ के बारे में सभी जानकारी संबंधित दस्तावेज़ के कार्ड में स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की जाती है

आप दस्तावेज़ संख्या के प्रारूप को अनुकूलित कर सकते हैं जैसा कि आपके कार्यालय के काम में प्रथागत है

काम की दैनिक हलचल में, आप अधूरे दस्तावेज़ की समय सीमा के बारे में नहीं भूलेंगे! और आपको ऐसे दस्तावेज़ों की तलाश में कागजात के ढेर को छांटना नहीं पड़ेगा - कार्यक्रम आपको स्वयं उनकी याद दिलाएगा

केवल अधिकृत अधिकारियों को ही अलर्ट प्राप्त होंगे: अलर्ट प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए कॉन्फ़िगर किए गए हैं। कैलेंडर के रूप में अनुस्मारक देखने का अवसर भी है!

प्रोग्राम के साथ काम करना शुरू करने के लिए, आपको पिछले वर्षों के दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से दर्ज करने की ज़रूरत नहीं है - आप उन्हें एक्सेल फ़ाइल से स्वचालित रूप से डाउनलोड कर सकते हैं।

दस्तावेज़ों पर सुविधाजनक टीम वर्क नेटवर्क संचालन के लिए समर्थन और अधिकारों में अंतर करने की क्षमता प्रदान की जाती है। कार्यक्रम "संगठनात्मक दस्तावेजों का पंजीकरण 4.8" तक पहुंच और उसके साथ काम करना सख्ती से विनियमित है: उपयोगकर्ता को अनुमत कार्यों के आधार पर पहुंच के तीन स्तर लागू किए जाते हैं - प्रशासनिक, उपयोगकर्ता और केवल देखने के लिए (परिवर्तन करने के अधिकार के बिना)। इसके अतिरिक्त, प्रत्येक एक्सेस स्तर के लिए लॉग तक पहुंच को ठीक करना संभव है।

स्कैनर के साथ काम करने के लिए समर्थन आपको मूल दस्तावेजों की स्कैन की गई प्रतियों को प्रोग्राम में आसानी से लोड करने की अनुमति देगा; स्वचालित शीट फीडिंग का समर्थन करने वाले स्कैनर का उपयोग करते समय स्कैन को स्ट्रीम करना संभव है।

दस्तावेजों के निष्पादन के लिए जिम्मेदार अधिकारियों को नए कार्यों की प्राप्ति के बारे में समय पर सूचित किया जाएगा - कार्यक्रम में फाइलों को लिंक करने, संदेशों को संग्रहीत करने और उन्हें खोजने की क्षमता के साथ ई-मेल द्वारा सूचनाएं भेजने के कार्य हैं।

एक कार्यक्रम में किसी भी संख्या में कंपनियों के दस्तावेजों को बनाए रखना: दस्तावेजों पर सभी जानकारी एक ही स्थान पर है, यह पहुंच योग्य और सुविधाजनक रूप से प्रस्तुत की जाती है

"केवल अपने दस्तावेज़ देखें" फ़ंक्शन आपको निष्पादकों के बीच दस्तावेज़ों को विभाजित करने की अनुमति देता है, जिससे अन्य लोगों के दस्तावेज़ों को देखने और सही करने की संभावना समाप्त हो जाती है।

दैनिक आधार पर समय के साथ प्रोग्राम के फ़ाइल संस्करणों को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के लिए, आप निःशुल्क स्वचालित फ़ाइल संग्रह उपयोगिता का उपयोग कर सकते हैं।

प्रोग्राम का निःशुल्क संस्करण स्थापित करने के लिए:

*उत्पाद समर्थन ऑनलाइन प्रदान किया जाता है।

कार्यक्रम के मानक (गैर-एसक्यूएल) संस्करण के 1 कार्यस्थल के लिए लाइसेंस बिना किसी प्रतिबंध के निःशुल्क प्रदान किया जाता है।

अतिरिक्त नेटवर्क वर्कस्टेशन खरीदने के लिए, हमें एक अनुरोध भेजें इस ईमेल पते को स्पैमबॉट्स से संरक्षित किया जा रहा है। इसे देखने के लिए आपको जावास्क्रिप्ट सक्षम करना होगा। , इसमें अपनी कंपनी का नाम, उत्पाद का नाम ("संगठनात्मक दस्तावेजों का पंजीकरण 4.8") और अतिरिक्त नौकरियों की संख्या इंगित करें, और हम आपको एक अनुबंध और चालान भेज देंगे।

आपके लिए सुविधाजनक किसी भी तरीके से बिल का भुगतान करें।

भुगतान के बाद, इस ईमेल पते पर भेजें जिसे स्पैमबॉट्स से संरक्षित किया जा रहा है। इसे देखने के लिए आपको जावास्क्रिप्ट सक्षम करना होगा। भुगतान की पुष्टि (प्रतिलिपि या भुगतान आदेश संख्या, तिथि और भुगतान की राशि), और हम आपको एक पंजीकरण कोड और सक्रियण कोड भेजेंगे।

कार्यक्रम की कीमत "संगठनात्मक दस्तावेजों का पंजीकरण 4.8"

मूल संस्करण- 1 कार्यस्थल - निःशुल्क

2 से 5 तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 4000 रूबल
6वीं से 10वीं तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 3000 रूबल
11वीं से 20वीं तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 2000 रूबल
21 तारीख से और अधिक - 1 कार्यस्थल के लिए 1000 रूबल

मूल्य कैलकुलेटर

0+1*4000=4000 रूबल।

0+4*4000+1*3000=19000 रूबल।

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 रूबल।

*कीमत में 1 वर्ष का टेलीफोन और ऑनलाइन तकनीकी सहायता शामिल है।

* डिस्पैच मोड को अलग से लाइसेंस दिया जाता है, 1 वर्ष के लिए लाइसेंस की लागत 4,000 रूबल है। जब आप "डिस्पैचर" मोड चालू करते हैं

उन संगठनों के लिए जिन्हें बढ़ी हुई डेटा भंडारण विश्वसनीयता और पहुंच सुरक्षा की आवश्यकता होती हैजानकारी के लिए, डेटा तक अनधिकृत पहुंच को बंद करना, संभावित अंतर्निहित डेटा एन्क्रिप्शन, दस्तावेजों को देखने के लिए वेब क्लाइंट का उपयोग करने की क्षमता और दस्तावेजों की प्राप्ति के बारे में निष्पादकों को सूचित करने और दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी के लिए एंड्रॉइड एप्लिकेशन, वहाँ है प्रोग्राम के संस्करण Microsoft SQL सर्वर और PostgreSQL के लिए संगठनात्मक दस्तावेज़ों का पंजीकरण.

कार्यक्रम "संगठनात्मक दस्तावेजों का पंजीकरण" खरीदने के लिए" एसक्यूएल संस्करण:

1. प्रोग्राम का डेमो संस्करण डाउनलोड करें (MS SQL सर्वर और PostgreSQL के लिए इंस्टॉलेशन फ़ाइल) और प्रोग्राम इंस्टॉल करें।

2. हमें एक अनुरोध भेजें इस ईमेल पते को स्पैमबॉट्स से संरक्षित किया जा रहा है। इसे देखने के लिए आपको जावास्क्रिप्ट सक्षम करना होगा। , इसमें अपनी कंपनी का नाम, उत्पाद का नाम ("संगठनात्मक दस्तावेजों का पंजीकरण 4.8 संस्करण एमएस एसक्यूएल" या "संगठनात्मक दस्तावेज़ों का पंजीकरण 4.8 संस्करण PostgreSQL") और नौकरियों की संख्या, और हम आपको एक अनुबंध और चालान भेजेंगे।

3. आपके लिए सुविधाजनक किसी भी तरीके से बिल का भुगतान करें।

4. भुगतान के बाद, इस ईमेल पते को स्पैमबॉट्स से सुरक्षित किया जा रहा है। इसे देखने के लिए आपको जावास्क्रिप्ट सक्षम करना होगा। भुगतान की पुष्टि (प्रतिलिपि या भुगतान आदेश संख्या, तिथि और भुगतान की राशि), और हम आपको एक पंजीकरण कोड और सक्रियण कोड भेजेंगे।
मूल दस्तावेज़ (अनुबंध, स्वीकृति का कार्य और उपयोग अधिकारों का हस्तांतरण, चालान, चालान, लाइसेंस समझौता) भुगतान के बाद मेल द्वारा भेजे जाते हैं।

कार्यक्रम की कीमत "संगठनात्मक दस्तावेजों का पंजीकरण 4.8 संस्करण एमएस एसक्यूएल"

मूल संस्करण- 1 कार्यस्थल - 9000 रूबल

अतिरिक्त कार्यस्थान (नेटवर्क सहयोग के लिए):
2 से 5 तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 6000 रूबल
6वीं से 10वीं तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 5000 रूबल
11वीं से 20वीं तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 4000 रूबल
21 तारीख से और अधिक - 1 कार्यस्थल के लिए 3000 रूबल

लाइसेंस की लागत की गणना करने के लिए, आप इसका उपयोग कर सकते हैं मूल्य कैलकुलेटर

2 नौकरियों के लिए लागत गणना का उदाहरण:
9000+1*6000=15000 रूबल।

6 नौकरियों के लिए लागत गणना का उदाहरण:
9000+4*6000 +1*5000 =38000 रूबल.

25 नौकरियों के लिए लागत गणना का उदाहरण:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 रूबल।

विस्तारित वारंटी विकल्प चुनते समय, अतिरिक्त वर्ष के समर्थन की लागत लाइसेंस लागत का 20% है।

* लाइसेंस अवधि सीमित नहीं है.

"नियंत्रण कक्ष" 1 महीना निःशुल्क प्रदान किया जाता है, असीमित समय लाइसेंस की लागत 12,000 रूबल है।

पोस्टग्रेएसक्यूएलएक स्वतंत्र रूप से वितरित SQL सर्वर है जो वाणिज्यिक Microsoft SQL सर्वर का एक योग्य विकल्प है। PostgreSQL DBMS रूसी सॉफ्टवेयर उत्पादों के उपयोग की नीति के अनुपालन के हिस्से के रूप में सरकारी एजेंसियों के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक है।

कार्यक्रम की कीमत "संगठनात्मक दस्तावेजों का पंजीकरण 4.8 संस्करण PostgreSQL"

मूल संस्करण- 1 कार्यस्थल - 10,000 रूबल

अतिरिक्त कार्यस्थान (नेटवर्क सहयोग के लिए):
2 से 5 तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 7000 रूबल
6वीं से 10वीं तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 6000 रूबल
11वीं से 20वीं तक समावेशी - 1 कार्यस्थल के लिए 5000 रूबल
21 तारीख से और अधिक - 1 कार्यस्थल के लिए 4000 रूबल

2 नौकरियों के लिए लागत गणना का उदाहरण:
10000+1*7000=17000 रूबल।

6 नौकरियों के लिए लागत गणना का उदाहरण:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 रगड़.

25 नौकरियों के लिए लागत गणना का उदाहरण:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 रूबल।

*कीमत में 1 वर्ष का टेलीफोन और ऑनलाइन तकनीकी सहायता शामिल है। विस्तारित वारंटी विकल्प चुनते समय, अतिरिक्त वर्ष के समर्थन की लागत लाइसेंस लागत का 20% है।

* लाइसेंस अवधि सीमित नहीं है.

* डिस्पैच मोड को अलग से लाइसेंस दिया जाता है, 1 वर्ष के लिए लाइसेंस की लागत 4,000 रूबल है। जब आप मोड चालू करते हैं "नियंत्रण कक्ष" 1 महीना निःशुल्क प्रदान किया जाता है, असीमित समय लाइसेंस की लागत 12,000 रूबल है।

प्रोग्राम उपयोगकर्ताओं के बीच मॉस्को शहर का राज्य एकात्मक उद्यम "अद्वितीय वस्तुओं के पुनर्निर्माण और विकास के लिए कार्यालय", जेएससीबी "रूसी ट्रस्ट बैंक", एलएलसी "केबी फाइनेंस बिजनेस बैंक", वाणिज्यिक बैंक "आरबीए", एलएलसी "मल्टी-प्रोफाइल प्रोसेसिंग कंपनी", जेएससी "सेंट्रोमाशप्रोएक्ट", जेएससी "क्रास्नोगोर्स्क प्लांट" "इलेक्ट्रोडविगेटेल", माखचकाला शहर के दागिस्तान गणराज्य के राज्य सार्वजनिक संस्थान "एकीकृत राज्य ग्राहक-डेवलपर निदेशालय" और कई अन्य।

दस्तावेज़ों के साथ काम करने में उपयोगकर्ताओं, विशेषकर कार्यालय कर्मचारियों का बहुत समय लगता है। लेकिन ऐसे कई कार्यक्रम हैं जो कुछ प्रक्रियाओं को स्वचालित करके दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय मैन्युअल श्रम को महत्वपूर्ण रूप से अनुकूलित कर सकते हैं। इनमें से कई समाधान उपयोग में आसान, बहुत सुविधाजनक और सस्ते हैं, और इसलिए उपयोगकर्ताओं की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए उपलब्ध हैं। इस लेख में ऐसे कार्यक्रमों पर चर्चा की जाएगी।

दस्तावेज़ संगठन

जिन उपयोगकर्ताओं को बड़ी संख्या में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों से निपटना पड़ता है, वे उस स्थिति से अच्छी तरह परिचित होते हैं, जब कैटलॉग और उपनिर्देशिकाओं की सख्त प्रणाली के बावजूद भी, सही दस्तावेज़ ढूंढने में बहुत समय लगता है। इस समस्या को हल करने के विकल्पों में से एक विशेष कैटलॉगिंग प्रोग्राम का उपयोग करना है, जिसका मुख्य कार्य डेटा को व्यवस्थित और सॉर्ट करना है, जो अंततः आवश्यक जानकारी की त्वरित खोज सुनिश्चित करता है। बाजार में ऐसे कैटलॉगरों की एक विशाल विविधता है, और वे सभी या तो डिस्क, फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों, या कुछ अत्यधिक विशिष्ट जानकारी (फिल्में, सिक्के, टिकट इत्यादि) को सूचीबद्ध करने पर केंद्रित हैं। कोई भी सार्वभौमिक कैटलॉगर जो आपको विभिन्न प्रकार के फ़ोल्डरों और फ़ाइलों को सूचीबद्ध करने की अनुमति देता है, दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध करने के लिए उपयुक्त है। ऐसे समाधानों में सबसे अच्छा है व्हेयरइज़इट पैकेज (http://www.whereisit-soft.com/), लेकिन यह काफी महंगा है, और इसकी क्षमताएं कई उपयोगकर्ताओं के लिए स्पष्ट रूप से अनावश्यक हैं। अधिकांश लोगों के लिए, WinCatalog मानक पैकेज का उपयोग करना पर्याप्त होगा।

दूसरा तरीका संबंधित दस्तावेज़ों को इन संरचनाओं के अनुरूप डेटा फ़ाइलों के अंदर संग्रहीत जटिल पदानुक्रमित संरचित दस्तावेज़ों में संयोजित करना है। ऐसे संरचित दस्तावेज़ों में, दस्तावेज़ के भीतर संरचना और उन्नत खोज क्षमताओं दोनों के कारण नेविगेट करना और आवश्यक जानकारी ढूंढना अधिक सुविधाजनक होता है। इसके अलावा, ऐसी संरचना आपको बाहरी खोज करने और उनमें शामिल पाठ के अंशों के आधार पर दस्तावेज़ों की खोज करने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए, मेपल पैकेज को पदानुक्रमित रूप से संरचित दस्तावेज़ बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

WinCatalog मानक

डेवलपर: WinCatalog.com

वितरण का आकार: 1.62 एमबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ 95/98/2000/मी/एनटी 4.0/एक्सपी

वितरण विधि: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

कीमत: 200 रगड़।

WinCatalog मानक एक स्पष्ट रूसी-भाषा इंटरफ़ेस (छवि 1) के साथ उपयोग में आसान बहुक्रियाशील कैटलॉग है। पैकेज आपको किसी भी स्टोरेज मीडिया से डेटा को सूचीबद्ध करने की अनुमति देता है जिसे कंप्यूटर से जोड़ा जा सकता है: फ्लॉपी डिस्क, हार्ड और नेटवर्क ड्राइव, नियमित सीडी और ऑडियो डिस्क, ज़िप डिस्क, आदि। इसकी मदद से आप किसी भी फोल्डर और फाइल को सॉर्ट और व्यवस्थित कर सकते हैं, चाहे उनका स्थान कुछ भी हो। आप कैटलॉग में डेटा को मैन्युअल रूप से (सीधे वर्चुअल फ़ोल्डरों में) या डिस्क को स्कैन करके (वहां स्थित ज़िप अभिलेखागार सहित) दर्ज कर सकते हैं - इस मामले में, ओरिएंटेशन में आसानी के लिए, डिस्क से निकाले गए फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों को वर्चुअल फ़ोल्डर्स में सॉर्ट करना बेहतर होता है, जो, ड्रैग एंड ड्रॉप संचालन के समर्थन के लिए धन्यवाद, इसमें अधिक समय नहीं लगेगा।

चावल। 1. WinCatalog मानक इंटरफ़ेस

सामान्य कैटलॉग प्रबंधन आसान और सुविधाजनक है। डेटा को विषयगत फ़ोल्डरों में विभाजित करने से अभिविन्यास बहुत सरल हो जाता है, और फ़ोल्डरों और उनके नेस्टेड तत्वों के स्थान को केवल खींचकर और छोड़ कर आसानी से बदला जा सकता है। उन्नत खोज (नाम, टिप्पणी, आकार और संशोधन तिथि के अनुसार; चित्र 2), बूलियन संचालन का समर्थन और खोज के लिए एक विशिष्ट फ़ोल्डर का चयन करने की क्षमता, और कीवर्ड को भी ध्यान में रखते हुए (उन्हें विवेकपूर्ण तरीके से अलग-अलग निर्देशिका तत्वों में जोड़ा जा सकता है), आपको वांछित दस्तावेज़ को तुरंत ढूंढने और डुप्लिकेट ढूंढने की अनुमति देता है - संग्रह से डुप्लिकेट तत्वों को हटा दें। दस्तावेज़ कैटलॉग के सभी या कुछ हिस्से को सीवीएस फ़ाइल में निर्यात करने से डेटा को किसी अन्य एप्लिकेशन (उदाहरण के लिए, एमएस एक्सेल) में संसाधित करना संभव हो जाता है, और कैटलॉग को प्रिंट करने के लिए HTML फ़ाइल में निर्यात करना सुविधाजनक होता है।

चावल। 2. WinCatalog मानक में दस्तावेज़ खोजें

मेपल 6.25

डेवलपर: क्रिस्टल ऑफिस सिस्टम

वितरण का आकार:मेपल - 5.3 एमबी, मेपल प्रोफेशनल - 5.89 एमबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ (सभी संस्करण)

वितरण विधि:शेयरवेयर (30-दिवसीय डेमो संस्करण: मेपल - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, मेपल प्रोफेशनल - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

कीमत: मेपल - $21.95, मेपल प्रोफेशनल - $30.95

मेपल एक उपयोग में आसान दस्तावेज़ प्रबंधक है जो आपको विविध सामग्रियों को पदानुक्रमित संरचनाओं में संयोजित करने और अंततः संरचित दस्तावेज़ प्राप्त करने की अनुमति देता है: व्यावसायिक योजनाएं, रिपोर्ट, विश्लेषणात्मक नोट्स, ब्रोशर, आदि। ऐसे पदानुक्रमित दस्तावेज़ पेड़ों में, विविध जानकारी अधिक स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की जाती है, और किसी भी दस्तावेज़ को ढूंढना मानक कैटलॉगिंग की तुलना में बहुत आसान है। मेपल में बनाए गए दस्तावेज़ों को देखने के लिए, आपको एक विशेष व्यूअर, मेपल रीडर की आवश्यकता है, जिसे http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2.51 एमबी) से निःशुल्क डाउनलोड किया जा सकता है। पैकेज में एक उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस है (चित्र 3) और इसे सीखना इतना आसान है कि कार्यक्रम के रूसी स्थानीयकरण की कमी भी अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए बाधा नहीं बनेगी, और इसलिए इस समाधान को व्यापक दर्शकों के लिए अनुशंसित किया जा सकता है।

चावल। 3. मेपल प्रोग्राम इंटरफ़ेस

प्रबंधक दो संस्करणों में उपलब्ध है: मूल मेपल और विस्तारित मेपल प्रोफेशनल। विस्तारित संस्करण के मूलभूत अंतरों में दस्तावेज़ खोज, व्याकरण जाँच, फ़ाइल एन्क्रिप्शन और पदानुक्रमित संरचनाओं का बैकअप जैसे अतिरिक्त कार्यों की उपस्थिति है।

मेपल में किसी भी दस्तावेज़ का आधार नोड्स का एक पदानुक्रमित वृक्ष है, जिसमें सबनोड्स के घोंसले का स्तर, साथ ही उनकी संख्या, असीमित है। प्रत्येक नोड एक अलग दस्तावेज़ है जिसमें न केवल पाठ (सीधे टाइप किया गया, क्लिपबोर्ड से चिपकाया गया या आरटीएफ, डीओसी, डब्ल्यूआरआई और एचटीएमएल प्रारूपों में दस्तावेज़ों से आयातित) शामिल है, बल्कि सारणीबद्ध सामग्री, ग्राफ़, अंतिम दस्तावेज़ या फ़ाइलों के मूल टुकड़ों के लिंक भी शामिल हैं। , और आदि। दस्तावेज़ तैयार करते समय, पाठ के साथ काम करने के लिए कार्यों के एक मानक सेट का उपयोग करना संभव है: फ़ॉन्ट प्रकार और आकार बदलना, सूचियां बनाना, पैराग्राफ को स्वरूपित करना, शैलियों का उपयोग करना आदि। एमएस वर्ड के साथ एकीकरण आपको अंतर्निहित वर्तनी परीक्षक का उपयोग करने की अनुमति देता है व्याकरण की जांच करने और न केवल अंग्रेजी, बल्कि रूसी में भी समानार्थक शब्द खोजने के लिए एमएस वर्ड। अंतर्निहित बैकअप सिस्टम पदानुक्रमित दस्तावेज़ों (ज़िप और सीएबी प्रारूपों में) की संपीड़ित बैकअप प्रतियां बनाने की क्षमता प्रदान करता है। अंतर्निहित एन्क्रिप्शन विज़ार्ड आपको ब्लोफ़िश क्रिप्टोग्राफ़िक एल्गोरिदम का उपयोग करके संवेदनशील दस्तावेज़ों को एन्क्रिप्ट करने में मदद करता है। और फ़ाइंडर खोज मॉड्यूल आपको नाम खंड, लेखक, टिप्पणियाँ, सामग्री (छवि 4), आदि द्वारा आवश्यक दस्तावेज़ों को तुरंत ढूंढने की अनुमति देता है।

चावल। 4. सामग्री के आधार पर दस्तावेज़ खोजें
उनमें मेपल में पाठ है

दस्तावेज़ों तक त्वरित पहुंच

कंप्यूटर द्वारा दस्तावेज़ तैयार करने की तकनीक यह मानती है कि बनाए गए दस्तावेज़ों का बाद में बार-बार उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक नया दस्तावेज़ विकसित करते समय, आपको कल के दस्तावेज़ से एक या दो पैराग्राफ की आवश्यकता हो सकती है, या नया दस्तावेज़ आम तौर पर पुराने की एक प्रति है, लेकिन परिवर्तित परिवर्तनीय जानकारी आदि के साथ।

दुर्भाग्य से, उपयोगकर्ता हमेशा कल से एक दिन पहले बनाए गए किसी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ का नाम याद नहीं रख पाता है, और कभी-कभी उसे इस बात का ज़रा भी अंदाज़ा नहीं होता है कि इसे कहाँ खोजना है। बेशक, आपको स्पष्ट कैटलॉगिंग का पालन करते हुए दस्तावेज़ों को सार्थक नाम देने और उन्हें सहेजने की ज़रूरत है, लेकिन, अफसोस, जल्दबाजी, ध्यान भटकाने वाली कॉल आदि के कारण यह अन्यथा होता है। परिणामस्वरूप, आवश्यक दस्तावेज़ की खोज में बहुत सारा कीमती समय लग सकता है - आखिरकार, यह बिल्कुल भी सच नहीं है कि आप इसे स्टार्ट मेनू के माध्यम से पहुंच योग्य नवीनतम दस्तावेज़ों के लिंक की विंडोज़ सूची के माध्यम से खोल पाएंगे। . तथ्य यह है कि यह सूची:

15 दस्तावेज़ों तक सीमित - इसका मतलब है कि दस्तावेज़ों को शामिल करने की संभावना, उदाहरण के लिए, एक सप्ताह पहले व्यावहारिक रूप से शून्य है;
यदि आपको पाठ का कुछ हिस्सा याद है, लेकिन फ़ाइल का नाम भूल गए हैं, तो यह आपको दस्तावेज़ का पता लगाने की अनुमति नहीं देता है;
इसमें एक ही नाम के तहत सहेजे गए एक ही नाम (लेकिन एक ही समय में अलग-अलग) के दस्तावेज़ शामिल नहीं हैं, लेकिन विभिन्न फ़ोल्डरों में, जो महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, जब किसी दस्तावेज़ पर उसके कई संस्करणों के निर्माण के साथ एक साथ काम किया जाता है।

एक और समस्या है - विंडोज़ में प्रदान किए गए हालिया दस्तावेज़ों की सूची गोपनीय डेटा लीक करने के चैनलों में से एक है, क्योंकि कोई भी उपयोगकर्ता (हमलावर सहित) मालिक की कंप्यूटर गतिविधि की प्रकृति के बारे में पता लगाने के लिए इसका उपयोग कर सकता है। इसलिए, इस सूची को नियमित रूप से साफ़ करने की अनुशंसा की जाती है, उदाहरण के लिए, डिस्क से "जंक" डेटा को हटाने के लिए उपयोगिताओं का उपयोग करना। नतीजतन, एक प्रतीत होता है विरोधाभासी स्थिति उत्पन्न होती है: यदि कोई उपयोगकर्ता सुरक्षा उद्देश्यों के लिए हाल ही में उपयोग किए गए दस्तावेज़ों के बारे में जानकारी नियमित रूप से नष्ट कर देता है, तो वह उन तक त्वरित पहुंच से वंचित हो जाता है, और अन्यथा वह हमलावरों का शिकार बनने का जोखिम उठाता है। हालाँकि, एक रास्ता है - आप विशेष उपयोगिता ActualDoc का उपयोग कर सकते हैं, जो नवीनतम दस्तावेज़ों के साथ काम करने के मामले में विंडोज़ की क्षमताओं का विस्तार करता है।

यदि आवश्यक दस्तावेज़ बहुत समय पहले बनाया गया था और इसलिए हाल ही में खोले गए दस्तावेज़ों की सूची (विंडोज़ में निर्मित और एक्चुअलडॉक सूची दोनों) में दिखाई नहीं दे सकता है, तो आपको इसकी खोज का सहारा लेना होगा। यहां एक और समस्या उत्पन्न होती है - एक नियम के रूप में, उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ का नाम (साथ ही इसके निर्माण की तारीख) याद नहीं है, लेकिन वह जानता है कि पाठ में कौन से कीवर्ड दिखाई देते हैं। इसका मतलब यह है कि आपको किसी दस्तावेज़ को उसमें शामिल पाठ के अंशों के आधार पर खोजना होगा - अफसोस, हालाँकि इस कार्य को विंडोज़ या, उदाहरण के लिए, वर्ड के अंतर्निहित टूल का उपयोग करके हल किया जा सकता है, यह बहुत ही औसत दर्जे का है। और मुद्दा केवल यह नहीं है कि ऐसी खोज पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है और धीरे-धीरे की जाती है - कभी-कभी आप इसके साथ रह सकते हैं। अधिक महत्वपूर्ण बात यह है कि सभी फ़ाइलें नहीं मिलेंगी - खोज के दौरान रूसी भाषा की रूपात्मक विशेषताओं को ध्यान में नहीं रखा जाएगा, इसलिए जिन फ़ाइलों में खोजे गए शब्दों का अंत अलग-अलग होता है, वे निराधार रहेंगी। उसी समय, विशेष खोज उपयोगिताएँ जैसे "स्नूप" (http://www.isleuthhound.com/ru/), सुपीरियर सर्च (http://superiorsearch.ru/), "आर्किवरियस 3000" और फीनिक्स सर्च (http ://indexlab.net/), आवश्यक दस्तावेजों को उनके स्थान की परवाह किए बिना तुरंत ढूंढ सकता है। मूल्य/गुणवत्ता अनुपात के संदर्भ में उल्लिखित समाधानों में से सबसे आकर्षक हमें आर्किवेरियस 3000 पैकेज लगता है।

एक्चुअलडॉक 3.5

डेवलपर: फ्लेक्सिजेन सॉफ्टवेयर

वितरण का आकार:स्टैंडर्ड - 4.1 एमबी, प्रोफेशनल - 3.6 एमबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ 2000/एक्सपी/2003/विस्टा

वितरण विधि:मानक - फ्रीवेयर (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), प्रोफेशनल - शेयरवेयर (14-दिवसीय डेमो संस्करण - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc ।प्रोग्राम फ़ाइल)

कीमत: मानक - निःशुल्क, व्यावसायिक - $19.95

एक्चुअलडॉक एक हालिया दस्तावेज़ प्रबंधक है जो उपयोग किए गए दस्तावेज़ों को याद रखता है और उन तक त्वरित और सुरक्षित पहुंच प्रदान करता है। कार्यक्रम सरल और सहज है, इसमें रूसी भाषा के समर्थन के साथ एक उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफ़ेस है (चित्र 5) और इसमें महारत हासिल करने के लिए वास्तव में कोई समय नहीं लगता है, खासकर जब से यह एक व्यापक सहायता प्रणाली के साथ आता है, और इसलिए यह एक अनिवार्य उपकरण बन सकता है पेशेवरों और घरेलू उपयोगकर्ताओं दोनों के लिए।

चावल। 5. एक्चुअलडॉक प्रोग्राम इंटरफ़ेस

ActualDoc उपयोगकर्ता द्वारा निर्दिष्ट अवधि (डिफ़ॉल्ट रूप से 60 दिन) के भीतर असीमित संख्या में दस्तावेज़ों के डाउनलोड पर नज़र रखता है, 40 से अधिक फ़ाइल स्वरूपों (पाठ और ग्राफिक फ़ाइलें, एमएस ऑफिस दस्तावेज़ और HTML दस्तावेज़, पीडीएफ फ़ाइलें, आदि) का समर्थन करता है। और आपको उनमें से किसी को भी तुरंत डाउनलोड करने की अनुमति देता है। प्रोग्राम परिवेश में आवश्यक दस्तावेज़ ढूँढना कोई समस्या नहीं है। यदि उसके द्वारा याद किए गए दस्तावेज़ों की स्क्रॉल अपेक्षाकृत छोटी है, तो आप सीधे सूची से दस्तावेज़ का चयन कर सकते हैं। अन्यथा, पहले संभावित उम्मीदवारों की सूची को फ़िल्टर करके सीमित करना बुद्धिमानी होगी (समय के अनुसार फ़िल्टर करना संभव है)। हेअंतराल, विस्तार और श्रेणी द्वारा) या दस्तावेज़ के नाम से खोजें (सामान्य तौर पर) या उसमें शामिल पाठ के एक टुकड़े से (हालांकि, रूसी पाठ में खोज हमेशा सफल नहीं होती है)। वांछित दस्तावेज़ को जल्दी से खोलने का एक और तरीका है - अंतर्निहित बुकमार्क के माध्यम से (इंटरनेट एक्सप्लोरर के समान; चित्र 6), जिसे अलग-अलग अक्सर उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों को सौंपा जा सकता है और उन तक पहुंच में काफी तेजी ला सकता है, क्योंकि कोई नहीं है खोजने की जरूरत है. चयनित दस्तावेज़ अंतर्निहित व्यूअर में उपलब्ध है - देखने, खोजने और कॉपी करने के लिए, साथ ही एक बाहरी एप्लिकेशन में - संपादन के लिए और इसका उपयोग पूर्ण प्रसंस्करण, जानकारी की चयनात्मक प्रतिलिपि बनाने या दस्तावेज़ भेजने के लिए किया जा सकता है। ईमेल। उसी समय, दस्तावेज़ों की सूची को चुभती नज़रों से छिपाया जा सकता है और पासवर्ड द्वारा संरक्षित किया जा सकता है - इस मामले में, हाल ही में उपयोग की गई फ़ाइलें मेनू में प्रदर्शित नहीं की जाएंगी प्रारंभ -> दस्तावेज़.

चावल। 6. किसी दस्तावेज़ को बुकमार्क के माध्यम से खोलना
एक्चुअल डॉक में

पैकेज दो संस्करणों में आता है: निःशुल्क बेसिक स्टैंडर्ड और सशुल्क प्रोफेशनल। मुफ़्त संस्करण आपको अंतर्निहित व्यूअर्स में दस्तावेज़ देखने, खोज फ़ंक्शन का उपयोग करने (परिणामस्वरूप, आप केवल दस्तावेज़ों को दृश्य रूप से खोज सकते हैं, पूर्ण या फ़िल्टर की गई सूची देखकर), कस्टम श्रेणियां बनाने और बुकमार्क संपादित करने की अनुमति नहीं देते हैं।

पुरालेखपाल 3000 (3.82)

डेवलपर:लाइकासॉफ्ट

वितरण का आकार: 3 एमबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ 95/98/मी/एनटी/2000/एक्सपी/2003/विस्टा

वितरण विधि:शेयरवेयर (30-दिवसीय डेमो संस्करण - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

कीमत:छात्र लाइसेंस - 195 रूबल, व्यक्तिगत लाइसेंस - 295 रूबल, वाणिज्यिक लाइसेंस - 900 रूबल।

« आर्काइविस्ट 3000 उपयोगकर्ताओं की एक विस्तृत श्रृंखला के उद्देश्य से 18 अलग-अलग भाषाओं (रूसी, अंग्रेजी, जर्मन और फ्रेंच सहित) में दस्तावेज़ों को त्वरित रूप से खोजने के लिए इष्टतम समाधान है। प्रोग्राम आपके हार्ड ड्राइव, नेटवर्क और हटाने योग्य ड्राइव (सीडी, डीवीडी, ज़िप, आदि) पर स्थित दस्तावेज़ों तक त्वरित पहुंच प्रदान करता है, और सभी लोकप्रिय दस्तावेज़ प्रकारों (पीडीएफ फाइलें, एमएस ऑफिस दस्तावेज़, टेक्स्ट फ़ाइलें इत्यादि) के साथ काम कर सकता है। ). यह अभिलेखागार (ज़िप, आरएआर, आदि), ईमेल संदेशों (आउटलुक, आउटलुक एक्सप्रेस, द बैट!, आदि) और उनसे जुड़ी फाइलों में खोज सकता है। इसके अलावा, लोटस नोट्स और लोटस डोमिनो डेटाबेस और आईसीक्यू, ओडिगो आईएम और मिरांडा आईएम संदेश डेटाबेस में खोज समर्थित है।

कीवर्ड या कीवर्ड के सेट द्वारा नियमित खोज के साथ, प्रोग्राम तार्किक कार्यों का उपयोग करके एक उन्नत खोज मोड का समर्थन करता है और न केवल सामग्री के आधार पर दस्तावेज़ों की खोज कर सकता है, बल्कि फ़ाइल नाम, संशोधन तिथि, आकार, दस्तावेज़ प्रकार, एन्कोडिंग आदि के आधार पर भी खोज सकता है। चित्र 7). पूर्ण यूनिकोड समर्थन के लिए धन्यवाद, खोज न केवल एक भाषा के दस्तावेजों में, बल्कि बहुभाषी दस्तावेजों में भी (उदाहरण के लिए, रूसी और जर्मन में एक साथ पाठ के साथ) सही ढंग से की जाती है। इंटरनेट के माध्यम से दस्तावेज़ों को दूरस्थ रूप से खोजना संभव है, इसके बाद किसी भी इंटरनेट ब्राउज़र, उदाहरण के लिए, इंटरनेट एक्सप्लोरर के माध्यम से पाए गए दस्तावेज़ों तक पहुंच संभव है। खोज परिणाम अंश मोड में प्रस्तुत किए जा सकते हैं, जब चयनित दस्तावेजों के सबसे महत्वपूर्ण (प्रासंगिक) टुकड़े पाए गए शब्दों को हाइलाइट करने के साथ प्रदर्शित होते हैं, और तालिका मोड में, जब दस्तावेजों के बारे में संक्षिप्त जानकारी प्रदर्शित होती है (चित्र 8), जिसके द्वारा उन्हें क्रमबद्ध किया जा सकता है.

चावल। 7. आर्काइविस्ट 3000 परिवेश में दस्तावेज़ खोजें

चावल। 8. खोज परिणाम प्रस्तुत करने के विकल्प
"आर्काइवेरियस 3000" में

मानक दस्तावेज़ भरना

मानक दस्तावेजों की तैयारी में उन उपयोगकर्ताओं के समय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा लगता है, जो अपने कर्तव्यों के हिस्से के रूप में बीमा कंपनियों, बैंकों, नोटरी कार्यालयों, विभिन्न प्रकार की सेवाएं प्रदान करने वाली कंपनियों आदि में विभिन्न दस्तावेजों की तैयारी में शामिल होते हैं। एक नियम के रूप में, ऐसे दस्तावेज़ प्रारंभ में विकसित बुनियादी दस्तावेज़ों के आधार पर वर्ड टेक्स्ट एडिटर में बनाए जाते हैं, जिसमें कुछ परिवर्तनीय जानकारी को बस बदल दिया जाता है। इसमें कुछ भी जटिल नहीं है, लेकिन बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ीकरण के साथ, त्रुटियां अपरिहार्य हैं - उदाहरण के लिए, आप गलती से डेटा को गलत जगह पर दर्ज कर सकते हैं जहां यह होना चाहिए, या दस्तावेज़ के कई शब्दों को मिटा सकते हैं, आदि। इसलिए, यह वांछनीय है कि केवल वे फ़ील्ड जिनमें डेटा दर्ज किया जाना चाहिए, इनपुट के लिए खुले हों, और अन्य सभी टेक्स्ट अवरुद्ध हों। डेवलपर्स ने Word में ऐसे दस्तावेज़ बनाने की क्षमता प्रदान की है। संगठन में उपयोग किए जाने वाले सभी मानक दस्तावेज़ों के लिए टेम्प्लेट की एक श्रृंखला विकसित करना पर्याप्त है, प्रत्येक टेम्प्लेट के लिए स्थायी डेटा (कमांड) को बदलने पर रोक लगाना टूल्स -> सुरक्षा सेट करें -> फॉर्म फ़ील्ड में डेटा दर्ज करने के अलावा किसी भी बदलाव पर रोक लगाएं) और उपयोगकर्ताओं को टेम्प्लेट का उपयोग करके दस्तावेज़ बनाने के लिए प्रशिक्षित करें। मानक दस्तावेजों के लिए, जहां अपेक्षाकृत कम परिवर्तनीय जानकारी होती है, ऐसे टेम्पलेट दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया को तेज करने और त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए काफी पर्याप्त होंगे।

हालाँकि, व्यवहार में, कई मानक दस्तावेज़ों का उपयोग किया जाता है जिनमें परिवर्तनीय जानकारी आधी मात्रा तक होती है, और कुछ चर डेटा को एक या दूसरे रूप में कई बार दोहराया जाता है (चित्र 9) - उदाहरण के लिए, पूरा नाम। विभिन्न मामलों में, दर्ज की गई तारीखों या राशियों आदि के लिए शब्द। इस मामले में, वर्ड टेम्प्लेट का उपयोग करने से ज्यादा मदद नहीं मिलती है, क्योंकि टेम्प्लेट का उपयोग करके भी दस्तावेज़ भरने में बहुत समय लगेगा, क्योंकि सभी परिवर्तनीय डेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा।

चावल। 9. बड़ी मात्रा वाले दस्तावेज़ का उदाहरण
परिवर्तनशील जानकारी

मानक दस्तावेजों की तैयारी की एक और विशेषता है - अक्सर एक दस्तावेज़ नहीं, बल्कि कई को एक साथ तैयार करना आवश्यक होता है (उदाहरण के लिए, डिपॉजिटरी खोलने पर बैंक समझौता करने के लिए, तीन या चार प्रकार के समझौतों की आवश्यकता होती है) हस्ताक्षर)। इस प्रकार, एक ही जानकारी को अलग-अलग दस्तावेज़ों में दर्ज करना पड़ता है, जिसमें बहुत समय भी लगता है और तदनुसार त्रुटि होने की संभावना भी बढ़ जाती है। आप ऑटोडॉक या ब्लिट्ज़ दस्तावेज़ जैसे मानक दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किए गए विशेष अनुप्रयोगों का उपयोग करके ऐसे दस्तावेज़ बहुत तेज़ी से तैयार कर सकते हैं। ये एप्लिकेशन भी टेम्प्लेट के उपयोग पर आधारित हैं, जो सामान्य वर्ड टेम्प्लेट के विपरीत, न केवल आपको इसके लिए प्रदान किए गए फ़ील्ड में डेटा दर्ज करने की अनुमति देते हैं (जिसके लिए उपयोगकर्ता को डेटा के साथ फॉर्म का एक सेट भरने की आवश्यकता होती है), बल्कि हैं दर्ज किए गए डेटा को प्रोग्राम किए गए तरीके से बदलने में भी सक्षम है, उदाहरण के लिए शब्दों में संख्याओं को प्रतिस्थापित कर सकता है, व्याकरणिक मामलों के अनुसार शब्दों और वाक्यांशों की गिरावट आदि कर सकता है। परिणामस्वरूप, आवश्यक दस्तावेज़ शीघ्रता से भर जाते हैं, और होने वाली त्रुटियों की संख्या पारंपरिक रूप से उन्हें Word में तैयार करते समय की तुलना में बहुत कम होती है। इसके अलावा, विशेष समाधानों के माध्यम से मानक दस्तावेज़ बनाना भी आकर्षक है क्योंकि सभी बनाए गए दस्तावेज़ स्वचालित रूप से सूचीबद्ध होते हैं और भविष्य में उनमें से किसी को ढूंढना कोई समस्या नहीं है, और उपयोगकर्ता को दस्तावेज़ तैयार करने की जटिलताओं को जानने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि सभी कानूनी बारीकियाँ टेम्प्लेट में पहले से ही ध्यान में रखा गया है।

ऑटोडॉक 1.2

डेवलपर:एलीवाइज़

वितरण का आकार: 6 एमबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ 2000/एक्सपी/2003

वितरण विधि:शेयरवेयर (कार्यात्मक रूप से सीमित डेमो संस्करण - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

कीमत:"एव्टोडॉक-पर्सनल" - 1980 रूबल, "एव्टोडॉक-सर्वर" - 2980 रूबल, "एव्टोडॉक-क्लाइंट" - 1490 रूबल।

"ऑटोडॉक" एक प्रोग्राम है जो आपको एमएस वर्ड का उपयोग करके बनाए गए टेम्प्लेट का उपयोग करके मानक दस्तावेज़ों को भरने की प्रक्रिया को स्वचालित और तेज़ करने और इन टेम्प्लेट का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेज़ों और रिकॉर्ड के संग्रह को बनाए रखने की अनुमति देता है। इसमें नए दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया बेहद स्वचालित है - बस परिदृश्यों की सामान्य सूची से वांछित व्यावसायिक परिदृश्य का चयन करें (व्यावसायिक परिदृश्य का अर्थ एक अनुकूलित टेम्पलेट है) और आवश्यक डेटा के साथ इनपुट फॉर्म भरें (चित्र 10)। बनाए गए दस्तावेज़ को आगे के संपादन के लिए वर्ड में देखा, सहेजा, मुद्रित या खोला जा सकता है।

चावल। 10. "ऑटोडॉक" स्क्रिप्ट का उपयोग करके एक दस्तावेज़ बनाना

अंतर्निहित स्क्रिप्ट की संख्या छोटी है (चित्र 11), लेकिन कस्टम स्क्रिप्ट के साथ विस्तारित की जा सकती है, जिसकी निर्माण प्रक्रिया को विस्तार से और स्पष्ट रूप से सहायता में प्रस्तुत किया गया है और विज़ार्ड द्वारा पूरी तरह से नियंत्रित किया गया है, और इसलिए यह पहुंच योग्य है अधिकांश उपयोगकर्ता. एक नई स्क्रिप्ट विकसित करने में पाँच चरण शामिल होते हैं: स्क्रिप्ट का नाम दर्ज करना, एक टेम्पलेट बनाना, वेरिएबल्स को परिभाषित करना, स्क्रिप्ट को सेट करना और उसका परीक्षण करना और आगे के संपादन के लिए इसे सहेजना (चित्र 12)। पहली नज़र में, टेम्प्लेट तैयार करने में कुछ कठिनाइयाँ हो सकती हैं, क्योंकि इसे वर्ड में मैन्युअल रूप से बनाया जाना चाहिए, और इसके लिए स्क्रिप्टिंग भाषा का ज्ञान आवश्यक है। लेकिन व्यवहार में, सब कुछ बहुत सरल है - यह समझने के लिए पर्याप्त है कि चर को घुंघराले कोष्ठक में दर्ज किया गया है, और $ चिह्न उनके सामने रखा गया है; अन्य सभी पाठ सामान्य तरीके से मुद्रित होते हैं (छवि 13)। नए टेम्प्लेट न केवल स्क्रैच से बनाए जा सकते हैं, बल्कि मौजूदा टेम्प्लेट या तैयार दस्तावेज़ों के आधार पर भी बनाए जा सकते हैं - पहले मामले में, आपको बस स्क्रिप्ट सेटिंग्स को बदलने और बदली हुई सेटिंग्स के साथ इसका परीक्षण करने की आवश्यकता है, और दूसरे में, एक खोलें तैयार दस्तावेज़, बदलती जानकारी को चर के साथ बदलें और इसे एक टेम्पलेट के रूप में प्रोग्राम निर्दिष्ट करें। वेरिएबल कई प्रकार के हो सकते हैं, जिनमें वे भी शामिल हैं जो अनुमति देते हैं:

एक साथ कई क्षेत्रों में डेटा दर्ज करें: पूरा नाम, पासपोर्ट डेटा, संगठन विवरण, आदि;
मानों के एक सेट से एक चर मान का चयन करें;
विभिन्न संचालन और परिवर्तन करना: किसी संख्या के प्रतिशत या किसी राशि के वैट की गणना करना, किसी संख्या को एक स्ट्रिंग में बदलना, वर्तमान तिथि दर्ज करना, आदि;
किसी निश्चित मामले में किसी शब्द या वाक्यांश को इंगित करें, आदि।

ऑटोडॉक व्यावसायिक परिदृश्यों के अनुसार बनाए गए दस्तावेज़ स्पष्ट रूप से संरचित रिकॉर्ड के रूप में सहेजे जाते हैं, और इसलिए आप किसी भी समय फ़िल्टर करके या खोजकर वांछित दस्तावेज़ पा सकते हैं, उसे देख सकते हैं, प्रिंट कर सकते हैं, पुन: उत्पन्न कर सकते हैं या हटा सकते हैं।

चावल। 11. अंतर्निहित समूहों की सूची के साथ "ऑटोडॉक" विंडो
व्यावसायिक परिदृश्य

चावल। 12. ऑटोडॉक में एक नई स्क्रिप्ट का विकास

चावल। 13. "ऑटोडॉक" में टेम्पलेट टेक्स्ट का उदाहरण,
जिसमें चार चर दिखाई देते हैं: "संख्या",
"महीना", "संगठन" और "पूरा नाम"

कार्यक्रम दो संस्करणों में उपलब्ध है: एकल-उपयोगकर्ता - "एव्टोडॉक-पर्सनल" और बहु-उपयोगकर्ता (नेटवर्क), जो दो मॉड्यूल - "एव्टोडॉक-सर्वर" और "एव्टोडॉक-क्लाइंट" द्वारा दर्शाया गया है। एकल-उपयोगकर्ता संस्करण में, सिस्टम के सभी घटक स्थानीय कंप्यूटर पर स्थित होते हैं, और बहु-उपयोगकर्ता संस्करण में, स्क्रिप्ट, टेम्पलेट और रिकॉर्ड का डेटाबेस सर्वर पर स्थापित होता है, और उपयोगकर्ता कंप्यूटर पर केवल क्लाइंट भाग होता है स्थापित, जो सर्वर पर संग्रहीत सभी ऑटोडॉक सामग्रियों के उपयोग की अनुमति देता है।

ब्लिट्ज़ दस्तावेज़ 3.4.1

डेवलपर:ब्लिट्ज़सॉफ्ट

वितरण का आकार: 991 केबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ एनटी/2000/एक्सपी/2003/विस्टा

वितरण विधि:शेयरवेयर (कार्यात्मक रूप से सीमित डेमो संस्करण - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

कीमत: 500 रगड़।

ब्लिट्ज़ दस्तावेज़ स्क्रिप्ट टेम्प्लेट का उपयोग करके स्वचालित रूप से मानक दस्तावेज़ बनाने के लिए एक कॉम्पैक्ट प्रोग्राम है। यह आपको बिल्ट-इन टेम्प्लेट के आधार पर त्वरित रूप से दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति देता है, जिनकी संख्या 30 से अधिक है (चित्र 14), या कस्टम स्क्रिप्ट जिन्हें बिल्ट-इन टेम्प्लेट या खाली लेआउट के आधार पर विकसित किया जा सकता है। तैयार स्क्रिप्ट का उपयोग करके दस्तावेज़ बनाना बेहद सरल है - बस स्क्रिप्ट के प्रकार का चयन करें और विज़ार्ड के निर्देशों का पालन करें, जो दस्तावेज़ तैयार करने के सभी चरणों के माध्यम से उपयोगकर्ता का कर्तव्यनिष्ठा से मार्गदर्शन करेगा (चित्र 15)। तैयार दस्तावेज़ को अंतर्निहित टेक्स्ट एडिटर में देखा, मुद्रित, संपादित किया जा सकता है (परिवर्तनीय और निरंतर डेटा दोनों को सही किया जा सकता है) या वर्ड में संपादन के लिए खोला जा सकता है।

चावल। 14. अंतर्निहित ब्लिट्ज़ दस्तावेज़ स्क्रिप्ट की सूची

चावल। 15. एक स्क्रिप्टेड दस्तावेज़ बनाना
ब्लिट्ज़ दस्तावेज़

निर्मित टेम्प्लेट का विकास कुछ अधिक जटिल है, लेकिन यह अधिकांश उपयोगकर्ताओं की क्षमताओं के भीतर भी होगा। सच है, इस सुविधा में महारत हासिल करने में कुछ समय लगेगा, क्योंकि, दुर्भाग्य से, कार्यक्रम में शामिल संदर्भ जानकारी पर्याप्त रूप से प्रशिक्षित उपयोगकर्ताओं के लिए डिज़ाइन की गई है (यह बहुत विरल है और इसमें कोई चित्र या उदाहरण नहीं हैं)। तकनीकी रूप से, एक नया टेम्प्लेट बनाने में दो चरण होते हैं: एक अंतर्निहित टेम्प्लेट या लेआउट का चयन करना जिसके आधार पर एक नया टेम्प्लेट विकसित किया जाएगा, और इसमें शामिल स्थिर और परिवर्तनीय डेटा का क्रमिक समायोजन (चित्र 16)। निरंतर डेटा को उसके वास्तविक रूप में दर्ज किया जाता है, लेकिन सीधे पाठ में नहीं, बल्कि संवाद बॉक्स के माध्यम से। संवाद के दौरान परिवर्तनीय जानकारी को भी समायोजित किया जाता है और अब इसे सीधे दर्ज नहीं किया जाता है, बल्कि वाइल्डकार्ड लेबल वाले वेरिएबल द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है, जिसे प्रोग्राम में उपयोग की जाने वाली स्क्रिप्टिंग भाषा को ध्यान में रखते हुए डिज़ाइन किया गया है। स्क्रिप्ट न केवल दस्तावेज़ निर्माण के दौरान दर्ज किए गए पाठ को प्रदर्शित कर सकती हैं, बल्कि डेटा प्रतिस्थापन या परिवर्तन आदेशों की प्रणाली का उपयोग करके इसे बदल भी सकती हैं। उदाहरण के लिए, यह प्रदान किया गया है:

चावल। 16. लेआउट के आधार पर एक नये टेम्पलेट का विकास
ब्लिट्ज़ दस्तावेज़ में

व्याकरणिक मामलों के अनुसार शब्दों और वाक्यांशों की गिरावट;
संख्याओं को स्ट्रिंग में परिवर्तित करना;
कैलेंडर तिथियों को स्ट्रिंग में परिवर्तित करना;
कानूनी और व्यावसायिक दस्तावेज़ों में उपयोग की जाने वाली कोई भी गणना करना;
दर्ज किए गए डेटा के मूल्य आदि के आधार पर पाठ को बदलना।

ब्लिट्ज़ दस्तावेज़ का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेज़ संरचित पत्रिकाओं में सहेजे जाते हैं - यह आपको दस्तावेज़ीकरण के माध्यम से जल्दी से नेविगेट करने और लगभग तुरंत आवश्यक सामग्रियों तक पहुंच प्राप्त करने की अनुमति देता है, उदाहरण के लिए, उन्हें मुद्रित करने के लिए। इसके अलावा, दस्तावेज़ों को वर्चुअल फ़ाइलों में समूहीकृत किया जा सकता है, जो डेटाबेस में प्रदर्शित होने वाले किसी विशिष्ट विषय या वस्तु से संबंधित सामग्री तक त्वरित पहुंच के लिए सुविधाजनक है।

स्कैन किए गए दस्तावेज़ों में ओसीआर टेक्स्ट

जिन उपयोगकर्ताओं को अक्सर कागजी दस्तावेजों (किताब, अखबार, पत्रिका या फैक्स के पन्ने) को इलेक्ट्रॉनिक संपादन योग्य प्रारूप में परिवर्तित करना होता है, वे चरित्र पहचान प्रणाली या ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) प्रणाली के बिना नहीं कर सकते हैं, जो कागजी दस्तावेजों से पाठ को स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक कंप्यूटर में. सैद्धांतिक रूप से, आप एबीबीवाईवाई से फाइनरीडर प्रोग्राम या कॉग्निटिव टेक्नोलॉजीज से क्यूनीफॉर्म का उपयोग कर सकते हैं - दोनों संचालन में विश्वसनीय हैं और उच्च पहचान सटीकता रखते हैं। लेकिन फाइनरीडर पैकेज में घरेलू उपयोगकर्ताओं के लिए एक सरलीकृत और किफायती संस्करण, एबीबीवाई फाइनरीडर 8.0 होम संस्करण है, जो इसे व्यापक दर्शकों के लिए अधिक आकर्षक बनाता है।

एबीबीवाई फाइनरीडर 8.0

डेवलपर: एबीबीवाई सॉफ्टवेयर

वितरण का आकार: 40.5 एमबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ 98/मी/एनटी 4.0/2000/एक्सपी

वितरण विधि:शेयरवेयर (फाइनरीडर होम एडिशन का कोई डेमो संस्करण नहीं है, फाइनरीडर प्रोफेशनल एडिशन का कार्यात्मक रूप से सीमित डेमो संस्करण - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

कीमत: फाइनरीडर होम एडिशन - 990 आरयूआर, फाइनरीडर प्रोफेशनल एडिशन - 3750 आरयूआर।

ABBYY FineReader दस्तावेज़ों को पहचानने के लिए एक आदर्श समाधान है जिसमें न केवल पाठ, बल्कि डिज़ाइन को भी पहचाना जाता है, जो तालिकाओं, चित्रों और पाठ विभाजन को कॉलम में सटीक संचरण सुनिश्चित करता है (चित्र 17)। प्रोग्राम का उपयोग करना आसान है, बहुभाषी (179 भाषाएँ समर्थित हैं) और बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों को पहचान सकता है। संपूर्ण दस्तावेज़ या उसके अलग-अलग पृष्ठों को पहचानना संभव है। परिणाम को सामान्य प्रारूपों में से एक में सहेजा जा सकता है: आरटीएफ, डीओसी, एक्सएलएस, एचटीएमएल, टीएक्सटी या पीडीएफ। त्रुटियों को दूर करने के लिए चरण दर चरण पहचान परिणामों को सहेजना संभव है। मान्यता परिणामों को सीधे Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect और Adobe Acrobat में निर्यात किया गया है। अंतर्निहित वर्तनी परीक्षक (36 भाषाओं के लिए) परिणाम की जांच में तेजी लाने में मदद करेगा, और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ एकीकरण आपको पाठ के साथ काम करने से विचलित हुए बिना सीधे वर्ड से प्रोग्राम को कॉल करने की अनुमति देता है।

चावल। 17. दस्तावेज़ मान्यता का परिणाम
एबीबीवाई फाइनरीडर होम संस्करण में

कार्यक्रम दो संस्करणों में प्रस्तुत किया गया है: फाइनरीडर होम संस्करण, जो शुरुआती लोगों के लिए डिज़ाइन किया गया है, और फाइनरीडर प्रोफेशनल संस्करण, जिसका उद्देश्य पेशेवरों है। पेशेवर संस्करण आपको पहचान मापदंडों को प्रबंधित करने की अनुमति देता है (मोड बदलें, प्रशिक्षण के साथ पहचान करें) और इसमें पहचान कार्यों का एक समृद्ध सेट है (पीडीएफ फाइलों की पहचान, डिजिटल कैमरे से कैप्चर किए गए टेक्स्ट आदि)। इसके अलावा, व्यावसायिक संस्करण अधिक भिन्न बचत प्रारूप प्रदान करता है, बारकोड को पहचानने और स्क्रीनशॉट रीडर उपयोगिता का उपयोग करके स्क्रीनशॉट को तुरंत पहचानने की क्षमता जोड़ता है।

दस्तावेजों को पीडीएफ प्रारूप से परिवर्तित करना

सभी तकनीकी दस्तावेज आज पीडीएफ प्रारूप में उपलब्ध कराए जाते हैं, जिसमें दस्तावेजों को देखने के लिए मुफ्त एडोब एक्रोबैट रीडर उपयोगिता का उपयोग किया जाता है। लेकिन अक्सर अपने स्वयं के दस्तावेज़ तैयार करते समय या पीडीएफ प्रारूप में सामग्री संपादित करते समय पीडीएफ फाइलों के टुकड़ों का उपयोग करने की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, एक लेख, एक अनुबंध, एक रिपोर्ट, आदि)। पहले मामले में, आपको पीडीएफ फाइलों से पाठ और/या छवियों के टुकड़े निकालने की आवश्यकता होगी (सैद्धांतिक रूप से, यह एक्रोबैट रीडर के अंतर्निहित टूल का उपयोग करके किया जा सकता है, लेकिन बहुत ही औसत परिणाम के साथ)। दूसरे मामले में, आपको मूल दस्तावेज़ के डिज़ाइन को बनाए रखते हुए पीडीएफ दस्तावेज़ों को एक संपादन योग्य प्रारूप (उदाहरण के लिए, वर्ड प्रारूप में) में परिवर्तित करना होगा, जो कि एक्रोबैट रीडर में भी प्रदान नहीं किया गया है। ऐसे मामलों में, विशेष उपयोगिताएँ बचाव में आएंगी, जिनमें से सबसे आकर्षक पैकेज ABBYY PDF ट्रांसफार्मर और PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) हैं। हम उनमें से पहले को देखेंगे - हालांकि यह अधिक महंगा है, इसमें एक रूसी-भाषा इंटरफ़ेस है और यह आपको पीडीएफ फाइलों को कई संपादन योग्य प्रारूपों में परिवर्तित करने की अनुमति देता है, और न केवल अंग्रेजी, बल्कि रूसी पाठ को भी सही ढंग से पहचान सकता है।

एबीबीवाई पीडीएफ ट्रांसफार्मर 2.0

डेवलपर:एबीबीवाई सॉफ्टवेयर

वितरण का आकार: 52 एमबी

नियंत्रण में काम करें:विंडोज़ 2000 (एसपी2 या उच्चतर)/एक्सपी/सर्वर 2003

वितरण विधि:शेयरवेयर (15-दिवसीय डेमो संस्करण - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

कीमत: 1490 रगड़।

एबीबीवाई पीडीएफ ट्रांसफार्मर पीडीएफ दस्तावेजों को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ प्रारूप (चित्र 18), एक्सेल, साथ ही HTML और TXT फ़ाइलों में परिवर्तित करने के लिए एक उपयोगिता है। पैकेज में एक सहज इंटरफ़ेस है और इसका उपयोग करना बहुत आसान है, इसलिए नौसिखिए उपयोगकर्ता भी इसमें महारत हासिल कर सकेंगे।

एबीबीवाईवाई पीडीएफ ट्रांसफार्मर किसी भी पीडीएफ फाइलों को परिवर्तित कर सकता है, जिसमें टेक्स्ट परत के बिना फाइलें भी शामिल हैं (ऐसी फाइलें अक्सर स्कैन किए गए दस्तावेज़ों से प्राप्त की जाती हैं और टेक्स्ट की एक छवि का प्रतिनिधित्व करती हैं), और समर्थित भाषाओं (रूसी और सहित) के किसी भी संयोजन वाली पीडीएफ फाइलों को सही ढंग से संसाधित करता है अंग्रेज़ी)। उपयोगिता स्रोत दस्तावेज़ (चित्र, तालिकाएँ, कॉलम लेआउट, लिंक) के डिज़ाइन को सटीक रूप से संरक्षित करती है और आपको रूपांतरण और बचत विकल्पों को प्रबंधित करने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए, आप उन क्षेत्रों को स्पष्ट रूप से परिभाषित कर सकते हैं जिन्हें प्रोग्राम द्वारा पाठ या एक छवि के रूप में देखा जाना चाहिए (जो जटिल डिजाइन वाली पीडीएफ फाइलों के लिए महत्वपूर्ण है), तैयार दस्तावेज़ को मूल के समान डिज़ाइन के साथ या एक कॉलम के रूप में सहेजें। पाठ का (चित्रों के साथ या चित्रों के बिना - वैकल्पिक) आदि। यदि आवश्यक हो, तो व्यक्तिगत पृष्ठों या यहां तक कि उनके अंशों को चुनिंदा रूप से परिवर्तित करना संभव है। इसके अलावा, ABBYY PDF ट्रांसफार्मर रिवर्स रूपांतरण भी कर सकता है, जिससे आप Microsoft Word दस्तावेज़ों, Excel तालिकाओं, PowerPoint प्रस्तुतियों, Visio आरेख और HTML फ़ाइलों के साथ-साथ दस्तावेज़ को प्रिंट करने का समर्थन करने वाले लगभग किसी भी एप्लिकेशन से PDF फ़ाइलें बना सकते हैं (यह है) एबीबीवाईवाई पीडीएफ ट्रांसफार्मर 2.0 के लिए वर्चुअल प्रिंटर पीडीएफ-एक्सचेंज के माध्यम से कार्यान्वित)।