Αποστολή e-mail στο φάκελο "Απεσταλμένα" (Bcc στον εαυτό σας). Κράτηση μέσω ταχυδρομείου (email) Ας βρούμε αποστολή αντιγράφου

magician_romanστο Η έννοια της «τυφλής αντιγραφής», μαθαίνοντας να μην κάνουμε ανόητα πράγματα

Παραδόξως, πολλοί άνθρωποι, όταν πρέπει να στείλουν ένα email σε πολλά άτομα ταυτόχρονα, απλώς αναφέρουν τις διευθύνσεις στο πεδίο "Προς", αυτό είναι φυσιολογικό όταν αυτό το email απευθύνεται σε συναδέλφους ή φίλους σας, αλλά όταν στέλνετε επιστολές σε μια ομάδα των πελατών, δείχνετε έτσι σε όλους τις διευθύνσεις άλλων παραληπτών, αποκαλύπτοντας ουσιαστικά τη βάση διευθύνσεών σας.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν οι πελάτες σας είναι να προωθήσουν αυτήν την επιστολή στον ανταγωνιστή σας και οι επαφές σας θα διαρρεύσουν αμέσως.

Είναι περίεργο, αλλά πολλοί άνθρωποι που δεν είναι ανόητοι εκπλήσσονται όταν μαθαίνουν ότι εάν πρέπει να στείλετε μια επιστολή σε πολλούς παραλήπτες ώστε να μην γνωρίζουν ο ένας για τον άλλον, τότε υπάρχει ένα πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" για αυτό.

Για παράδειγμα, για το mail.ru θα μοιάζει με αυτό:

Και έτσι για άλλη μια φορά εν συντομία:υπέδειξε τις διευθύνσεις στο "προς" - όλοι μπορούν να δουν σε ποιον στείλατε τα γράμματα, υποδεικνύονται σε "τυφλό αντίγραφο" - όλοι πιστεύουν ότι το γράμμα είναι μόνο για αυτόν.

Και κάθε παραλήπτης θα λάβει μια επιστολή όπου θα υπάρχει στο πεδίο "to". μόνο τη διεύθυνσή του . Για άλλα προγράμματα, αν δεν μπορείτε να βρείτε πού να κάνετε BCC, ζητήστε από κάποιον να σας δείξει. Ένα άλλο μικρό σημείο, πρέπει να καθορίσετε μια διεύθυνση στο πεδίο "προς" τα περισσότερα προγράμματα ή διακομιστές αλληλογραφίας δεν θα σας επιτρέπουν να στείλετε μια επιστολή χωρίς αυτήν την παράμετρο.

Και έτσι, όσον αφορά την αποστολή προσφορών, ειδήσεων σε μια ομάδα πελατών σας - εδώ η πρακτική της χρήσης τυφλού αντιγράφου είναι σαφής, πρέπει να αποκρύψετε τη βάση διευθύνσεών σας. Ένα ενδιαφέρον σημείο σχετικά με την αποστολή επιστολής στους συναδέλφους σας, εδώ συνιστάται να ενεργείτε ανάλογα με την κατάσταση, για παράδειγμα, να στείλετε μια επιστολή με αίτημα για αποστολή προτάσεων (για παράδειγμα, για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών) και εάν κάθε συνάδελφος βλέπει ότι ο άλλος οι άνθρωποι έχουν λάβει την ίδια επιστολή, τότε πιθανότατα δεν θα απαντήσουν - θα βασιστούν σε άλλους, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα κρυφό αντίγραφο. Εάν εκτελεστεί αυτή η εντολή, τότε, για παράδειγμα, το να υποδείξετε το αφεντικό του συναδέλφου σας θα κάνει απλά θαύματα και η παραγγελία σας θα εκτελεστεί.

Ένα ξεχωριστό θέμα με τους προμηθευτές. Από τη μία πλευρά, η ένδειξη όλων των παραληπτών στο αντίγραφο θα πρέπει να δείχνει στον προμηθευτή ότι έχετε επιλογή και θα πρέπει να σας προσφέρει καλές τιμές. Από την άλλη πλευρά, ο διευθυντής που έλαβε την επιστολή σας, βλέποντας ότι εστάλη όχι μόνο σε αυτόν, πιθανότατα θα αντιμετωπίσει το αίτημά σας «ψύχραιμα». Προσωπικά, κατά τη γνώμη μου, πιστεύω ότι στην περίπτωση των προμηθευτών, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα κρυφό αντίγραφο, τουλάχιστον για την προστασία των εμπορικών μυστικών, αλλά πιο πιθανό για μια καλή σχέση με τον διευθυντή του προμηθευτή.

Μπορείτε να διαβάσετε μια πρόσφατη περίπτωση λάθους ενός ειδικού, όταν όλοι οι παραλήπτες είδαν άλλους παραλήπτες: Σμακ σε όλους σε αυτήν τη συνομιλία, υπήρχαν πραγματικά αξιοσέβαστοι άνθρωποι εκεί - σκηνοθέτες, αλλά και πάλι πολλοί έλαβαν ανεπιθύμητο περιεχόμενο ως απάντηση.

Λοιπόν, όπως πάντα, η συζήτηση στα σχόλια είναι ευπρόσδεκτη.

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ο δικός της κόσμος με τους δικούς της νόμους. Πολλά εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο συμμορφωνόμαστε με αυτούς τους νόμους: την εντύπωση που αφήνουμε στους συναδέλφους και τους συνεργάτες, την παραγωγικότητα της εργασίας, ακόμη και την εξέλιξη της σταδιοδρομίας.

Ξεχωριστή θέση στην επαγγελματική επικοινωνία κατέχει η επαγγελματική αλληλογραφία, που είναι καθημερινή ευθύνη των περισσότερων υπαλλήλων γραφείου και όχι μόνο. Η ικανότητα να διεξάγετε σωστά την επαγγελματική αλληλογραφία μπορεί να είναι μια καλή βοήθεια για τη σύναψη επικερδών συμφωνιών και τη δημιουργία της εικόνας της επιχείρησής σας.

Ας δούμε μερικά χαρακτηριστικά μιας επαγγελματικής επιστολής. Έτσι, η επαγγελματική αλληλογραφία είναι:

• χρήση προτύπων φράσεων και κλισέ
• συναισθηματική ουδετερότητα,
• σημασιολογική ακρίβεια και συνοπτική παρουσίαση,
• καλά κατασκευασμένη επιχειρηματολογία.

Η επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι το ίδιο σύνολο κανόνων και κλισέ, μερικοί από τους οποίους συνιστούμε να χρησιμοποιούνται για όλους όσοι εργάζονται με ξένους συνεργάτες ή σε διεθνείς εταιρείες. Φέρνουμε στην προσοχή σας αρκετές χρήσιμες φράσεις που θα διακοσμήσουν την επαγγελματική σας αλληλογραφία. Αυτές οι φράσεις θα τονίσουν τον επαγγελματισμό σας και θα σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε την εικόνα ενός επιχειρηματία. Ας ξεκινήσουμε!

1.Παρακαλώ βρείτε το συνημμένο

Ας ξεκινήσουμε με τα κλασικά. Συχνά πρέπει να επισυνάψετε διάφορα έγγραφα ή άλλα αρχεία σε μια επιστολή. Προκειμένου να ειδοποιηθεί ο παραλήπτης για την παρουσία ενός συνημμένου, αυτή η φράση είναι τέλεια. Εξάλλου, η λέξη "Attachment" στη μετάφραση σημαίνει "συνημμένο". Η φράση πρέπει να χρησιμοποιείται στο τέλος της επιστολής.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα χρήσης:

• Βρείτε συνημμένο το χαρτοφυλάκιό μου.
• Βρείτε συνημμένο αντίγραφο της συμφωνίας/σύμβασης.

2. Έχω προωθήσει

Αυτή η φράση μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν πρέπει να προωθήσετε ένα email σε άλλους παραλήπτες. Για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά, η φράση "Έχω προωθήσει" είναι τέλεια. Για παράδειγμα:

• Σας έχω προωθήσει το βιογραφικό της Άννας.
• Σας έχω προωθήσει το email του Γιάννη.

3.Έχω κλείσει

Ένα άτομο που δεν είναι μυημένο σε όλα τα μυστικά των ιδιαιτεροτήτων της επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να μην καταλάβει τι σημαίνει αυτή η περίεργη συντομογραφία. Αλλά είμαστε επαγγελματίες. Το "I've cc'ed" είναι μια συντομογραφία που σημαίνει I have carbon copied. Η φράση σημαίνει «αντιγράφω κάποιον για να λαμβάνω γράμματα».

Επομένως, εάν χρειάζεται να ενημερώσετε κάποιον ότι έχετε αντιγράψει άλλους παραλήπτες, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Π.χ:

• Έδωσα τη Σάρα σε αυτό το email.
• Έχω επισημάνει τον Jack και τον Jimmy σε αυτά τα email.

Όσον αφορά τις συντομογραφίες που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην επαγγελματική αλληλογραφία, συνήθως γίνεται εξαίρεση για αυτήν την περίπτωση.

4.Για περισσότερες λεπτομέρειες

Αυτή η φράση είναι ένας αποδεδειγμένος τρόπος για να τελειώσετε ευγενικά την επιστολή σας στα αγγλικά. «Για περισσότερες λεπτομέρειες» σημαίνει «για πιο λεπτομερείς πληροφορίες», «περισσότερες λεπτομέρειες». Παραδείγματα χρήσης:

• Για περισσότερες λεπτομέρειες επικοινωνήστε μαζί μου οποιαδήποτε στιγμή.
• Για περισσότερες λεπτομέρειες γράψτε στον υπεύθυνο πωλήσεων μας.

Μια άλλη φράση που θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε ευγενικά είναι «Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου». Σε μετάφραση, αυτό σημαίνει «Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να μου γράψετε».

5. Ανυπομονώ

Η φράση «κοιτάζω μπροστά» σημαίνει «να κοιτάζω μπροστά». Επομένως, εάν ανυπομονείτε για μια απάντηση ή κάποια άλλη ενέργεια από τον παραλήπτη, τότε θα ήταν πολύ σωστό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Π.χ:

• Περιμένω με ανυπομονησία την απάντησή σας.
• Ανυπομονώ για την απάντησή σας.

Η φράση χρησιμοποιείται καλύτερα στο τέλος της επιστολής.

Όταν γράφετε ένα γράμμα, πρέπει να είστε ευγενικοί ακόμα και όταν δεν το νιώθετε πραγματικά. Η ικανότητα να γράφετε ικανές επιστολές σε οποιαδήποτε κατάσταση αντικατοπτρίζει τον επαγγελματισμό, τους καλούς τρόπους και τη γνώση της επιχειρηματικής ηθικής. Εν κατακλείδι, να σας υπενθυμίσουμε ότι στην επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να επιδεικνύετε ακρίβεια στη διατύπωση και άψογο γραμματισμό. Η χρήση συντομογραφιών είναι επίσης απαράδεκτη (με σπάνιες εξαιρέσεις).

Γράψτε σωστά τα email στα αγγλικά, αγαπητοί φίλοι! Καλή τύχη!

Τον τελευταίο καιρό, συναντώ περιοδικά εισερχόμενα μηνύματα όπως το τάδε και το άλλο μήνυμα από εμένα δεν παραδόθηκε σε αυτό και το άλλο μέρος, αλλά το σώμα της επιστολής είναι γεμάτο με κάποιου είδους αίρεση με συνδέσμους κ.λπ. Όλα θα ήταν καλά, αλλά δεν έχω στείλει τέτοια μηνύματα εκεί και είναι η πρώτη φορά που βλέπω το περιεχόμενό τους.

Τι είναι η πλαστογράφηση και πώς λειτουργεί

Το παρακάτω κείμενο προέρχεται από .

Εάν λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος κατά την αποστολή ενός μηνύματος από τον λογαριασμό σας, βρείτε μηνύματα στον φάκελο Ανεπιθύμητα που σας αναφέρουν ως αποστολέα ή λάβετε μια απάντηση σε ένα μήνυμα που δεν στείλατε, μπορεί να πέσετε θύμα πλαστογράφησης. Η πλαστογράφηση είναι η πλαστογράφηση διευθύνσεων επιστροφής εξερχόμενης αλληλογραφίας προκειμένου να αποκρύψει την πραγματική προέλευση ενός μηνύματος.

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ταχυδρομικώς, η διεύθυνση επιστροφής αναγράφεται συνήθως στον φάκελο. Αυτό επιτρέπει στον παραλήπτη να προσδιορίσει την ταυτότητα του αποστολέα και η ταχυδρομική υπηρεσία να επιστρέψει την επιστολή στον αποστολέα εάν είναι απαραίτητο. Ωστόσο, τίποτα δεν μπορεί να εμποδίσει τον αποστολέα να υποδείξει τη διεύθυνση κάποιου άλλου αντί της δικής του. Αυτό σημαίνει ότι ένα άλλο άτομο μπορεί να στείλει μια επιστολή και να χρησιμοποιήσει τη διεύθυνση επιστροφής σας στον φάκελο. Το email λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Όταν ο διακομιστής στέλνει ένα email, καθορίζει τον αποστολέα, αλλά το πεδίο αποστολέα μπορεί να πλαστογραφηθεί. Εάν κάποιος έχει τοποθετήσει λάθος τη διεύθυνσή σας σε ένα μήνυμα, εάν υπάρχει πρόβλημα παράδοσης, το μήνυμα θα σας επιστραφεί, ακόμα κι αν δεν το στείλατε εσείς.

Εάν λάβετε απάντηση σε ένα email που δεν στάλθηκε από τη διεύθυνσή σας, μπορεί να υπάρχουν δύο λόγοι για αυτό.

1. Η επιστολή ήταν πλαστό και η διεύθυνσή σας αναφέρθηκε ως διεύθυνση του αποστολέα.
2. Ο πραγματικός αποστολέας συμπεριέλαβε τη διεύθυνση επιστροφής σας, επομένως όλες οι απαντήσεις σας αποστέλλονται.

Καμία από αυτές τις επιλογές δεν σημαίνει ότι κάποιος άλλος έχει πρόσβαση στο λογαριασμό σας, αλλά εάν ανησυχείτε για την ασφάλειά του, μπορείτε να ελέγξετε το ιστορικό των πρόσφατων προσβάσεων σε αυτόν. Στη σελίδα εισερχομένων, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στον σύνδεσμο Επιπλέον πληροφορίεςδίπλα στη γραμμή.

Επίλογος

Επομένως, μην πανικοβάλλεστε - απλώς οι επιτιθέμενοι προσπαθούν για άλλη μια φορά να μας δελεάσουν με γάντζο ή απατεώνα χρησιμοποιώντας κάθε είδους αριστερούς συνδέσμους. Τέτοια γράμματα, φυσικά, αγνοούνται και διαγράφονται χωρίς να κάνουν κλικ στους συνδέσμους.

Παρεμπιπτόντως, δεν πρέπει ποτέ να το ξεχάσετε.

ΥΓ: Προειδοποιητικές ερωτήσεις: σχετικά με το θέμα "πρόσθετες πληροφορίες" και "πρόσφατες ενέργειες στον λογαριασμό" - αφορούν μόνο τα γραμματοκιβώτια του Gmail.

Τι είναι το email; Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο αυτό είναι:

• Το πρόσωπό σου. Είναι με τη βοήθεια του email που μπορείτε να δημιουργήσετε μια θετική εικόνα στα μάτια του αντισυμβαλλόμενου ή να χαλάσετε την πρώτη εντύπωση.
• Το εργαλείο εργασίας σας. Πολλή επικοινωνία με τον έξω κόσμο γίνεται μέσω email. Επομένως, εάν είστε ικανοί σε αυτό το όργανο, μπορείτε να κάνετε τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
• Ισχυρή απόσπαση της προσοχής. Ο έξω κόσμος προσπαθεί να σας καταδικάσει, να σας αποσπάσει την προσοχή και να σας παρασύρει μέσω email.

Από αυτή την άποψη, ας δούμε την εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας ξεκινήσουμε με κάτι απλό.

Μορφοποίηση επιστολής

Χρησιμοποιώ το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mozilla Thunderbird, επομένως θα το χρησιμοποιήσω ως παράδειγμα. Ας δημιουργήσουμε ένα νέο γράμμα και ας προχωρήσουμε από πάνω προς τα κάτω στη λίστα των πεδίων.

Σε ποιον. Αντίγραφο. Κρυφό αντίγραφο

Κάποιοι μπορεί να μην γνωρίζουν, αλλά το "Προς" στο Mozilla μπορεί να αλλάξει σε "Κοιν." ή "Κρυφή κοινοποίηση".

• Σε ποιον: γράφουμε τον κύριο παραλήπτη ή πολλούς παραλήπτες που χωρίζονται με ερωτηματικό.
• αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει το γράμμα, αλλά από τον οποίο δεν περιμένουμε αντίδραση.
• Κρυφό αντίγραφο: γράφουμε σε κάποιον που πρέπει να διαβάσει την επιστολή, αλλά θα πρέπει να παραμείνει άγνωστος στους άλλους παραλήπτες της επιστολής. Είναι ιδιαίτερα κατάλληλο να χρησιμοποιείται για μαζική αποστολή επαγγελματικών επιστολών, όπως ειδοποιήσεις.

Λανθασμένος σε μαζικές αποστολές, υποδείξτε τους παραλήπτες χρησιμοποιώντας τα πεδία "Αντιγραφή" ή "Προς". Πολλές φορές το χρόνο λαμβάνω επιστολές που αναφέρουν 50–90 παραλήπτες στο πεδίο «Κοιν.». Υπάρχει παραβίαση του απορρήτου. Δεν χρειάζεται όλοι οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν με ποιους άλλους συνεργάζεστε σε ένα παρόμοιο θέμα. Είναι καλό αν αυτοί είναι άνθρωποι που γνωρίζονται μεταξύ τους. Τι γίνεται αν υπάρχουν ανταγωνιστικές εταιρείες στη λίστα που δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη; Τουλάχιστον, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για περιττές εξηγήσεις και το πολύ, να τερματίσετε τη συνεργασία με έναν από αυτούς. Μην το κάνετε με αυτόν τον τρόπο.

Θέμα επιστολής

Οι επαγγελματικές υπηρεσίες αλληλογραφίας συχνά γράφουν (μερικές φορές λογικά) για τη σημασία της γραμμής θέματος του email στα εταιρικά τους ιστολόγια. Αλλά πιο συχνά μιλάμε για επιστολές πωλήσεων, όπου το θέμα της επιστολής λύνει το πρόβλημα "το email πρέπει να ανοίξει".

Συζητάμε την καθημερινή επαγγελματική αλληλογραφία. Εδώ το θέμα λύνει το πρόβλημα «η επιστολή και ο συντάκτης της πρέπει να εντοπιστούν εύκολα και στη συνέχεια να βρεθούν». Επιπλέον, η επιμέλειά σας θα επιστρέψει σε εσάς με τη μορφή κάρμα πολλών επιστολών απάντησης, μόνο με προθέματα Σχετικά με:ή Fwd, μεταξύ των οποίων θα πρέπει να αναζητήσετε το επιθυμητό γράμμα για το θέμα.

Είκοσι γράμματα είναι ο όγκος της μονοήμερης αλληλογραφίας για έναν μεσαίο διευθυντή. Δεν μιλώ καθόλου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ο αριθμός των επιστολών τους μερικές φορές ξεφεύγει από 200 ή περισσότερες την ημέρα. Για άλλη μια φορά λοιπόν: μην στέλνετε email με κενό θέμα.

Λοιπόν, πώς να διατυπώσετε σωστά τη γραμμή θέματος ενός email;

Λάθος #1 : Μόνο το όνομα της εταιρείας στο θέμα. Για παράδειγμα, "Sky" και αυτό είναι. Πρώτον, πιθανώς δεν είστε ο μόνος από την εταιρεία σας που επικοινωνεί με αυτόν τον αντισυμβαλλόμενο. Δεύτερον, ένα τέτοιο θέμα δεν έχει νόημα, επειδή το όνομα της εταιρείας σας είναι ήδη ορατό από τη διεύθυνση. Τρίτον, μαντέψτε πώς θα μοιάζει το δικό σας γραμματοκιβώτιο με αυτήν την προσέγγιση στην αλληλογραφία; Κάτι σαν αυτό.

Είναι βολικό να ψάχνεις για τέτοια θέματα;

Λάθος #2 : φανταχτερός, πωλητής τίτλος. Είναι υπέροχο αν ξέρεις να γράφεις τέτοιους τίτλους. Είναι όμως σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν αυτές οι δεξιότητες στην επαγγελματική αλληλογραφία; Θυμηθείτε τον σκοπό της γραμμής θέματος ενός επαγγελματικού email: όχι για την πώληση, αλλά για την παροχή ταυτότητας και αναζήτησης.

Κείμενο της επιστολής

Υπάρχουν πολλοί οδηγοί γραφής για διαφορετικές περιστάσεις. Για παράδειγμα, ο Maxim Ilyakhov, ο Alexander Amzin και άλλοι δάσκαλοι των λέξεων έχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Σας συμβουλεύω να διαβάσετε τα άρθρα τους, τουλάχιστον για να βελτιώσετε τον γενικό γραμματισμό και να βελτιώσετε το συνολικό ύφος του γραπτού λόγου.

Στη διαδικασία σύνταξης μιας επιστολής, πρέπει να λάβουμε αρκετές αποφάσεις διαδοχικά.

Θέμα ευγένειας . Στην αρχή της επιστολής, μπορείς να θολώσεις σε ευχαρίστηση ή ακόμα και τρυφερότητα στο πνεύμα του «Αγαπητή μου Ρόδια, έχουν περάσει πάνω από δύο μήνες από τότε που σου μίλησα γραπτώς, από την οποία υπέφερα και δεν κοιμήθηκα καν. νύχτες, σκέψη». Πολύ ευγενικό και πολύ δαπανηρό, τόσο από άποψη χρόνου για να γραφτεί μια τέτοια εισαγωγή, όσο και από άποψη χρόνου που έχει ο συνομιλητής να τη διαβάσει. Η αλληλογραφία είναι δουλειά, θυμάσαι; Όχι ένα δοκίμιο στο επιστολικό είδος για έναν διαγωνισμό ή ένα γράμμα στη μητέρα του Ρασκόλνικοφ, αλλά επαγγελματική αλληλογραφία.

Σεβόμαστε τον χρόνο μας και του παραλήπτη!

Έχει νόημα μόνο να συστηθείς και να θυμηθείς τις συνθήκες της γνωριμίας σου στην πρώτη επιστολή που εστάλη μετά από μια φευγαλέα συνάντηση σε μια έκθεση. Εάν πρόκειται για συνέχιση συνεργασίας ή συνεχιζόμενη αλληλογραφία, στο πρώτο γράμμα της ημέρας γράφουμε: «Γεια σου, Ιβάν», στο δεύτερο και τα επόμενα: «Ιβάν, ...».

Εφεση . Πάντα με απασχολούσε το ερώτημα σε ποιον να απευθυνθώ σε μια επιστολή εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες. Πρόσφατα έγραψα ένα γράμμα απευθυνόμενο σε τρία κορίτσια που ονομάζονταν Άννα. Χωρίς καμία αμφιβολία, έγραψα «Γεια σου, Άννα» και δεν ανησυχούσα. Αλλά τέτοια τύχη δεν συμβαίνει πάντα.

Τι γίνεται αν υπάρχουν τρεις ή και επτά παραλήπτες και δεν έχουν το ίδιο όνομα; Μπορείτε να τα απαριθμήσετε ονομαστικά: «Καλημέρα, Rodion, Pulcheria, Avdotya και Pyotr Petrovich». Αλλά είναι πολύ και θέλει χρόνο. Μπορείτε να γράψετε: "Γεια σας, συνάδελφοι!"

Για τον εαυτό μου, χρησιμοποιώ τον κανόνα να απευθύνομαι ονομαστικά στο άτομο στο πεδίο "Προς". Και μην επικοινωνείτε καθόλου με αυτούς στο αντίγραφο. Αυτός ο κανόνας σας επιτρέπει επίσης να προσδιορίσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια (έναν!) τον παραλήπτη της επιστολής και τον σκοπό αυτής της επιστολής.

Παραπομπή . Συχνά η αλληλογραφία είναι μια αλυσίδα γραμμάτων με ερωτήσεις και απαντήσεις - με μια λέξη, ένας διάλογος. Θεωρείται καλή μορφή να μην διαγράψετε το ιστορικό αλληλογραφίας και να γράψετε την απάντησή σας στο πάνω μέρος του παρατιθέμενου κειμένου, ώστε όταν επιστρέψετε σε αυτήν την αλληλογραφία μια εβδομάδα αργότερα, να μπορείτε να διαβάσετε εύκολα τον διάλογο από πάνω προς τα κάτω, φθίνοντας κατά ημερομηνία .

Για κάποιο λόγο, η προεπιλεγμένη ρύθμιση στο Mozilla είναι "Τοποθέτηση δρομέα μετά από κείμενο σε εισαγωγικά". Συνιστώ να το αλλάξετε στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού" → "Σύνθεση και Διεύθυνση". Έτσι πρέπει να είναι.

Σκοπός της επιστολής . Υπάρχουν δύο τύποι επαγγελματικών επιστολών:

• όταν απλώς ενημερώνουμε τον συνομιλητή (για παράδειγμα, μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα).
• και όταν θέλουμε κάτι από τον συνομιλητή. Για παράδειγμα, ώστε να εγκρίνει το συνημμένο τιμολόγιο για πληρωμή.

Κατά κανόνα, υπάρχουν πολλές φορές πιο ενθαρρυντικές επιστολές από τις επιστολές αναφοράς. Αν θέλουμε να πετύχουμε κάτι από τον συνομιλητή, είναι πολύ σημαντικό να το πούμε αυτό σε μια επιστολή σε απλό κείμενο. Η παρότρυνση για δράση θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα όνομα και να είναι η τελευταία πρόταση στην επιστολή.

Λανθασμένος : «Πόρφιρυ Πέτροβιτς, ξέρω ποιος χακάρισε τη γριά μέχρι θανάτου».

σωστά : "Porfiry Petrovich, ήμουν εγώ που χάκαρα τη γριά μέχρι θανάτου, λάβετε μέτρα για να με συλλάβετε, βαρέθηκα να υποφέρω!"

Γιατί να σκεφτεί ο ανταποκριτής τι να κάνει με αυτό το γράμμα; Άλλωστε μπορεί να πάρει λάθος απόφαση.

Υπογραφή στο κείμενο . Πρέπει να είναι. Επιπλέον, όλα τα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε την αυτόματη αντικατάσταση υπογραφής, για παράδειγμα το κλασικό "Με εκτίμηση,…". Στο Mozilla, αυτό γίνεται στο μενού "Εργαλεία" → "Επιλογές λογαριασμού".

Το αν θα γραφτούν ή όχι οι επαφές στην υπογραφή είναι προσωπική υπόθεση του καθενός. Αλλά αν είστε με οποιονδήποτε τρόπο συνδεδεμένος με τις πωλήσεις, φροντίστε να γράψετε. Ακόμα κι αν η συμφωνία δεν πραγματοποιηθεί ως αποτέλεσμα επικοινωνίας, στο μέλλον θα βρεθείτε εύκολα χρησιμοποιώντας τις επαφές από την υπογραφή.

Τέλος, ένα ακόμη χαρακτηριστικό του σώματος των επιστολών για όσους συνομιλητές δεν τους αρέσει (δεν μπορούν, δεν θέλουν, δεν έχουν χρόνο) να απαντούν στις επιστολές σας. Σημειώστε την προεπιλογή στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, «Porfiry Petrovich, αν δεν έρθεις να με συλλάβεις πριν από τις 12:00 την Παρασκευή, τότε θεωρώ ότι έχω αμνηστευτεί». Φυσικά, η προθεσμία πρέπει να είναι πραγματική (δεν πρέπει να στείλετε το κείμενο από το παράδειγμα την Παρασκευή στις 11:50). Ο παραλήπτης πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να ενεργήσει σύμφωνα με την επιστολή σας. Μια τέτοια «σιωπή» σας απαλλάσσει από την ευθύνη για την αποτυχία του συνομιλητή να απαντήσει. Όπως πάντα, πρέπει να προσεγγίσετε τη χρήση αυτής της δυνατότητας με σύνεση. Εάν ένα άτομο απαντήσει στις επιστολές σας εγκαίρως και τακτικά, ένα τέτοιο τελεσίγραφο μπορεί, αν όχι να τον προσβάλει, να τον αγχώσει λίγο ή να τον οδηγήσει να αποφασίσει να μην απαντήσει στην επιστολή αυτή τη στιγμή, αλλά να σας κάνει να περιμένετε μέχρι την Παρασκευή.

Συνημμένα

Οι επιστολές συχνά συνοδεύονται από συνημμένα: βιογραφικά, εμπορικές προτάσεις, εκτιμήσεις, χρονοδιαγράμματα, σαρώσεις εγγράφων - ένα πολύ βολικό εργαλείο και ταυτόχρονα πηγή δημοφιλών λαθών.

Λάθος : τεράστιο μέγεθος επένδυσης. Συχνά λαμβάνω email με συνημμένα μεγέθους έως 20 MB. Κατά κανόνα, πρόκειται για σαρώσεις ορισμένων εγγράφων σε μορφή TIFF, με ανάλυση 600dpi. Το πρόγραμμα email του ανταποκριτή σχεδόν σίγουρα θα παγώσει για αρκετά λεπτά σε μια μάταιη προσπάθεια να φορτώσει μια προεπισκόπηση του συνημμένου. Και ο Θεός φυλάξοι ο παραλήπτης προσπαθήσει να διαβάσει αυτό το γράμμα σε smartphone...

Προσωπικά, διαγράφω αμέσως τέτοια γράμματα. Δεν θέλετε το email σας να καταλήξει στον κάδο απορριμμάτων πριν διαβαστεί; Ελέγξτε το μέγεθος της επένδυσης. Συνιστάται να μην υπερβαίνει τα 3 MB.

Τι να κάνετε αν υπερβαίνει;

• Δοκιμάστε να διαμορφώσετε ξανά τον σαρωτή σας σε διαφορετική μορφή και ανάλυση. Για παράδειγμα, το PDF και τα 300dpi παράγουν αρκετά ευανάγνωστες σαρώσεις.
• Σκεφτείτε προγράμματα όπως το WinRar ή το 7zip archiver. Ορισμένα αρχεία συμπιέζονται τέλεια.
• Τι να κάνετε εάν το εξάρτημα είναι τεράστιο και δεν μπορείτε να το συμπιέσετε; Για παράδειγμα, μια σχεδόν άδεια λογιστική βάση δεδομένων ζυγίζει 900 MB. Η αποθήκευση πληροφοριών στο σύννεφο θα έρθει στη διάσωση: Dropbox, Google Drive και παρόμοια. Ορισμένες υπηρεσίες, όπως η Mail.ru, μετατρέπουν αυτόματα τεράστια συνημμένα σε συνδέσμους για αποθήκευση cloud. Αλλά προτιμώ να διαχειρίζομαι μόνος μου τις πληροφορίες μου που είναι αποθηκευμένες στο cloud, επομένως δεν καλωσορίζω την αυτοματοποίηση από το Mail.ru.

Και μια ακόμη όχι απολύτως προφανής σύσταση σχετικά με τις επενδύσεις - τους Ονομα . Πρέπει να είναι κατανοητό και αποδεκτό από τον παραλήπτη. Κάποτε εμείς στην παρέα ετοιμάζαμε μια εμπορική πρόταση στο όνομα του... Φιοντόρ Μιχαήλοβιτς Ντοστογιέφσκι. Έλαβα μια επιστολή από τον διαχειριστή με ένα προσχέδιο CP για έγκριση και το συνημμένο περιλάμβανε ένα αρχείο με το όνομα "ForFedi.docx". Ο διευθυντής που μου το έστειλε είχε έναν διάλογο που πήγε κάπως έτσι:

Αγαπητέ διευθυντή, είσαι προσωπικά έτοιμος να προσεγγίσεις αυτόν τον σεβαστό άνθρωπο και να τον αποκαλέσεις Fedya κατάμουτρα;

Κάπως, όχι, είναι ένας σεβαστός άνθρωπος, όλοι τον λένε με το μικρό του όνομα και το πατρώνυμο του.

Γιατί ονομάσατε το συνημμένο "Για τον Φέντι"; Αν του το στείλω τώρα, πιστεύεις ότι θα αγοράσει τσεκούρια από εμάς χρησιμοποιώντας αυτό το CP;

Επρόκειτο να το μετονομάσω αργότερα...

Γιατί να ετοιμάσετε μια ωρολογιακή βόμβα - την άρνηση ενός πιθανού πελάτη - ή να δημιουργήσετε επιπλέον δουλειά για τον εαυτό σας μετονομάζοντας το αρχείο; Γιατί να μην ονομάσετε αμέσως σωστά το συνημμένο: "Για τον Fyodor Mikhailovich.docx" ή ακόμα καλύτερα - "KP_Sky_Axes.docx".

Έτσι, έχουμε λίγο-πολύ ταξινομήσει το email ως «πρόσωπο». Ας προχωρήσουμε στην εξέταση του email ως εργαλείου αποτελεσματικής εργασίας και ας μιλήσουμε για το στοιχείο που αποσπά την προσοχή του.

Εργασία με γράμματα

Το email είναι ένας ισχυρός αντιπερισπασμός. Όπως συμβαίνει με κάθε απόσπαση της προσοχής, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυστηρότερους κανόνες και εισάγοντας χρονοδιαγράμματα εργασίας.

Τουλάχιστον, πρέπει να απενεργοποιήσετε ΟΛΕΣ τις ειδοποιήσεις σχετικά με τις αφίξεις αλληλογραφίας. Εάν το πρόγραμμα-πελάτης email έχει ρυθμιστεί από προεπιλογή, θα ειδοποιηθείτε με ένα ηχητικό σήμα, ένα εικονίδιο δίπλα στο ρολόι θα αναβοσβήνει και θα εμφανιστεί μια προεπισκόπηση του γράμματος. Με μια λέξη, θα κάνουν τα πάντα για να σας απομακρύνουν πρώτα από την επίπονη δουλειά και στη συνέχεια να σας βυθίσουν στην άβυσσο των αδιάβαστων επιστολών και των απαρατήρητων αποστολών - μείον μία ή δύο ώρες από τη ζωή σας.

Μερικοί άνθρωποι έχουν ισχυρή δύναμη θέλησης που τους επιτρέπει να μην αποσπώνται από τις ειδοποιήσεις, αλλά οι απλοί άνθρωποι είναι καλύτερα να μην δελεάσουν τη μοίρα και να τους απενεργοποιήσουν. Στο Mozilla Thunderbird, αυτό γίνεται μέσω του μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Γενικά" → "Όταν εμφανίζονται νέα μηνύματα".

Εάν δεν υπάρχουν ειδοποιήσεις, πώς μπορείτε να καταλάβετε ότι έχει φτάσει μια επιστολή;

Πολύ απλό. Εσείς οι ίδιοι, συνειδητά, αφιερώνετε χρόνο για να ταξινομήσετε την αλληλογραφία σας, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη email σας και δείτε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αυτό μπορεί να γίνει δύο φορές την ημέρα, για παράδειγμα, το μεσημεριανό γεύμα και το βράδυ ή κατά τη διάρκεια αναγκαστικής διακοπής λειτουργίας, για παράδειγμα, σε κυκλοφοριακή συμφόρηση.

Οι άνθρωποι συχνά ρωτούν, τι γίνεται με τους χρόνους απόκρισης και τις επείγουσες επιστολές; Απαντώ: δεν έχετε επείγοντα γράμματα στην αλληλογραφία σας. Εκτός αν εργάζεστε στο τμήμα υποστήριξης πελατών (αυτό το τμήμα έχει τους δικούς του κανόνες για την εργασία με την αλληλογραφία).

Εάν υπάρχουν επείγουσες επιστολές, ο αποστολέας θα σας ειδοποιήσει σχετικά μέσω άλλων καναλιών - τηλεφώνου, SMS, Skype. Στη συνέχεια, θα μεταβείτε συνειδητά στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επεξεργαστείτε την επείγουσα αλληλογραφία. Όλοι οι γκουρού διαχείρισης χρόνου (για παράδειγμα, ο Gleb Arkhangelsky με το "Time Drive") δηλώνουν μια τυπική απάντηση στο email εντός 24 ωρών. Αυτός είναι ένας κανονικός κανόνας καλών τρόπων - μην περιμένετε άμεσες απαντήσεις μέσω email από τον συνομιλητή σας. Εάν υπάρχει επείγουσα επιστολή, ειδοποιήστε σχετικά μέσω ταχύτερων καναλιών επικοινωνίας.

Έτσι, απενεργοποιήσαμε τις ειδοποιήσεις και τώρα ενεργοποιήσαμε το πρόγραμμα-πελάτη email σύμφωνα με το πρόγραμμά μας.

Τι να κάνουμε όταν πηγαίνουμε στο ταχυδρομείο και συμμετέχουμε σε μια δραστηριότητα που ονομάζεται "διαλογή email"; Πού είναι η αρχή και το τέλος αυτής της δουλειάς;

Έχω ακούσει πολλά για το σύστημα μηδενικών εισερχομένων, αλλά, δυστυχώς, δεν έχω γνωρίσει ούτε ένα άτομο να το χρησιμοποιεί. Έπρεπε να ανακαλύψω ξανά τον τροχό μου. Υπάρχουν άρθρα για αυτό το θέμα στο Lifehacker. Για παράδειγμα, " ". Παρακάτω θα μιλήσω για το μηδενικό σύστημα εισερχομένων κατά την ερμηνεία μου. Θα ήμουν ευγνώμων εάν οι γκουρού του GTD σχολίαζαν και προσθέτουν ή βελτιώνουν το σύστημα που περιγράφεται.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αποδεχτείτε ότι το email δεν είναι προγραμματιστής εργασιών ή αρχείο για τις δραστηριότητές σας. Επομένως, ο φάκελος Εισερχόμενα θα πρέπει να είναι πάντα κενός. Μόλις αρχίσετε να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας, μην σταματήσετε και μην σας αποσπά τίποτα μέχρι να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο.

Τι να κάνετε με τα email στα εισερχόμενά σας; Πρέπει να διαβάσετε κάθε γράμμα διαδοχικά και να το διαγράψετε. Ναι, απλώς επισημάνετε και πατήστε Διαγραφή στο πληκτρολόγιό σας. Εάν δεν μπορείτε να αναγκαστείτε να διαγράψετε το γράμμα, θα πρέπει να αποφασίσετε τι να το κάνετε.

1. Μπορείτε να το απαντήσετε σε τρία λεπτά; Χρειάζεται να το απαντήσω; Ναι, είναι απαραίτητο και η απάντηση θα διαρκέσει όχι περισσότερο από τρία λεπτά, και στη συνέχεια απαντήστε αμέσως.
2. Πρέπει να απαντήσετε, αλλά η προετοιμασία μιας απάντησης θα διαρκέσει περισσότερα από τρία λεπτά. Εάν χρησιμοποιείτε έναν προγραμματιστή εργασιών που σας επιτρέπει να μετατρέψετε ένα email σε εργασία, μετατρέψτε το email σε εργασία και ξεχάστε το για λίγο. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ την απολύτως υπέροχη υπηρεσία Doit.im. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προσωπική διεύθυνση email: προωθείτε την επιστολή σε αυτήν και μετατρέπεται σε εργασία. Αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή εργασιών, μετακινήστε το γράμμα στον υποφάκελο "0_Run".
3. Αφού απαντήσετε γρήγορα σε μια επιστολή, τη μετατρέψετε σε εργασία ή απλώς την διαβάσετε, πρέπει να αποφασίσετε τι θα κάνετε με αυτό το μήνυμα στη συνέχεια: διαγράψτε το ή στείλτε το σε έναν από τους φακέλους για μακροχρόνια αποθήκευση.

Εδώ είναι οι φάκελοι μακροπρόθεσμης αποθήκευσης που έχω.

• 0_Εκτέλεση.Δεν έχω τέτοιο φάκελο, αλλά αν δεν έχετε προγραμματιστή, επαναλαμβάνω, μπορείτε να βάλετε γράμματα που απαιτούν λεπτομερή εργασία εδώ. Αυτός ο φάκελος πρέπει επίσης να καθαρίζεται τακτικά, αλλά με μια προσεκτική προσέγγιση τη στιγμή που διατίθεται ειδικά για αυτό.
• 1_Αναφ.Εδώ βάζω επιστολές με βασικές πληροφορίες: επιστολές καλωσορίσματος με στοιχεία σύνδεσης από διάφορες υπηρεσίες ιστού, εισιτήρια για επερχόμενες πτήσεις και ούτω καθεξής.
• 2_Έργα.Εδώ αποθηκεύεται ένα αρχείο αλληλογραφίας για εταίρους και έργα με τα οποία υπάρχουν τρέχουσες σχέσεις. Φυσικά, έχει δημιουργηθεί ένας ξεχωριστός φάκελος για κάθε έργο ή συνεργάτη. Στο φάκελο του συνεργάτη έβαλα επιστολές όχι μόνο από τους υπαλλήλους του, αλλά και επιστολές από υπαλλήλους της Neb που σχετίζονται με αυτόν τον συνεργάτη. Πολύ βολικό: εάν είναι απαραίτητο, όλη η αλληλογραφία για το έργο είναι διαθέσιμη με μερικά κλικ.
• 3_Μουσείο.Εδώ έβαλα εκείνα τα γράμματα που θα ήταν κρίμα να διαγραφούν, και το όφελος από αυτά δεν είναι προφανές. Επίσης, οι φάκελοι με κλειστά έργα από το "2_Projects" μεταφέρονται εδώ. Εν ολίγοις, το «Μουσείο» αποθηκεύει τους πρώτους υποψήφιους προς απομάκρυνση.
• 4_Έγγραφα.Ακολουθούν επιστολές με ηλεκτρονικά δείγματα εγγράφων που μπορεί να είναι χρήσιμα στο μέλλον για τη λογιστική, για παράδειγμα, αναφορές συμφωνίας από πελάτες, εισιτήρια για ταξίδια που πραγματοποιήθηκαν. Ο φάκελος έχει πολλές ομοιότητες με τους φακέλους "2_Projects" και "1_Reference", μόνο λογιστικές πληροφορίες αποθηκεύονται σε αυτόν και οι πληροφορίες διαχείρισης αποθηκεύονται στο φάκελο "2_Projects". Στο "4_Documents" υπάρχουν νεκρές πληροφορίες και στο "2_Projects" υπάρχουν ζωντανές πληροφορίες.
• 5_Γνώση.Εδώ βάζω μόνο πραγματικά χρήσιμα ενημερωτικά δελτία στα οποία θέλω να επιστρέψω μετά από λίγο για έμπνευση ή για να βρω λύσεις.

Υπάρχουν άλλες ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη email που είναι σημαντικές για τη λειτουργία αυτού του συστήματος. Πρώτον, από προεπιλογή στο Thunderbird υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου "Επισήμανση μηνυμάτων ως αναγνωσμένων". Προτιμώ να το κάνω συνειδητά, οπότε κάτω η σημαία! Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο μενού "Εργαλεία" → "Ρυθμίσεις" → "Για προχωρημένους" → "Ανάγνωση και εμφάνιση".

Δεύτερον, χρησιμοποιούμε φίλτρα . Προηγουμένως, χρησιμοποιούσα ενεργά φίλτρα που προωθούσαν αυτόματα γράμματα στους κατάλληλους φακέλους με βάση τη διεύθυνση του αποστολέα. Για παράδειγμα, οι επιστολές ενός δικηγόρου μετακινήθηκαν στο φάκελο "Δικηγόρος". Εγκατέλειψα αυτήν την προσέγγιση για διάφορους λόγους. Πρώτον: οι επιστολές από δικηγόρο στο 99% των περιπτώσεων σχετίζονται με κάποιο έργο ή συνεργάτη, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να μετακινηθούν στον φάκελο αυτού του συνεργάτη ή του έργου. Δεύτερον: Αποφάσισα να προσθέσω ευαισθητοποίηση. Εσείς πρέπει να αποφασίσετε πού θα αποθηκευτεί μια συγκεκριμένη επιστολή και είναι πιο βολικό να αναζητάτε μη επεξεργασμένα μηνύματα μόνο σε ένα μέρος - στα εισερχόμενα. Τώρα χρησιμοποιώ φίλτρα μόνο για την οργάνωση αυτόματων τακτικών γραμμάτων από διάφορα συστήματα σε φακέλους, δηλαδή γράμματα που δεν απαιτούν από εμένα να παίρνω αποφάσεις. Τα φίλτρα στο Mozilla Thunderbird διαμορφώνονται στο μενού "Εργαλεία" → "Φίλτρα μηνυμάτων".

Έτσι, με τη σωστή προσέγγιση, το email θα πρέπει να διαρκεί από 10 έως 60 λεπτά την ημέρα, ανάλογα με τον όγκο της αλληλογραφίας.

Ναι, και κάτι ακόμα. Έχετε ήδη απενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις σχετικά με την άφιξη νέων επιστολών; ;)

Εάν πρέπει να στείλετε αντίγραφα ορισμένων επιστολών στο Mail.ru mail σε άλλο γραμματοκιβώτιο (email), π.χ. στείλετε όχι όλα τα μηνύματα, αλλά μόνο αυτά που προέρχονται από μια συγκεκριμένη διεύθυνσηή περιέχει ορισμένες συγκεκριμένες λέξεις, τότε χρησιμοποιώντας αυτήν τη λεπτομερή οδηγία "" η ρύθμιση θα διαρκέσει 3 λεπτά.

Βήμα 1.Στο ταχυδρομείο, βρείτε το επιθυμητό γράμμα στα "Εισερχόμενα" και σημειώστε το με ένα σημάδι επιλογής και, στη συνέχεια, στο αναπτυσσόμενο μενού "Περισσότερα", επιλέξτε "Δημιουργία φίλτρου":

Βήμα 2.Θα ανοίξει μια σελίδα με πολλές ρυθμίσεις φίλτρου Για να ρυθμίσετε ένα φίλτρο για την αποστολή μερικών γραμμάτων σε άλλο email, βάλτε ένα σημάδι στην πρώτη γραμμή «Από» και στη στήλη απέναντι εισαγάγετε τη διεύθυνση ή μέρος της από την οποία προέρχονται αυτά τα γράμματα. Στη δεύτερη παράγραφο, υποδεικνύουμε τη διεύθυνση στην οποία πρέπει να σταλούν τα αντίγραφα. Στην τρίτη παράγραφο, αναφέρετε τι να κάνετε με την επιστολή που λάβατε στην αλληλογραφία σας. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης του email σας και κάντε κλικ στο «Προσθήκη φίλτρου»:
Βήμα 3.Τώρα ένα γράμμα με έναν κωδικό επιβεβαίωσης προώθησης αποστέλλεται αυτόματα στη διεύθυνση που ορίσατε, αυτός ο κωδικός πρέπει να εισαχθεί στο κατάλληλο πεδίο, το οποίο θα βρείτε στο αριστερό μενού "Φίλτρα". Η επάνω γραμμή θα είναι η μη επιβεβαιωμένη διεύθυνση προώθησης, κάντε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο και θα δείτε ένα πεδίο για να εισαγάγετε τον κωδικό:

Μετά τη ρύθμιση, τα καθορισμένα γράμματα θα σταλούν σε εσάς και στη διεύθυνση που καθορίσατε και επιβεβαιώσατε με τον κωδικό. Για να ρυθμίσετε την προώθηση όλα τα εισερχόμενα μηνύματαχρησιμοποιήστε άλλο.