Program za održavanje arhive dokumenata. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima

Program za evidentiranje dolazne i odlazne korespondencije i internih dokumenata organizacije.

Softverski proizvod se može prilagoditi potrebama vaše organizacije.

Informacije o celokupnoj korespondenciji Vaše kompanije, kao i internoj dokumentaciji (nalozi, uputstva i sl.) nalaze se na jednom mestu - Dnevnici dokumenata, a uvek možete lako da pronađete onu koja Vam je potrebna

Sve informacije o svakom ulaznom, odlaznom ili internom dokumentu jasno su prikazane u kartici odgovarajućeg dokumenta

Možete prilagoditi format broja dokumenta kao što je uobičajeno u vašem kancelarijskom radu

U svakodnevnoj vrevi posla nećete zaboraviti na rok za neispunjeni dokument! A nećete morati ni sortirati hrpu papira u potrazi za takvim dokumentima - program će vas sam podsjetiti na njih

Samo ovlašteni službenici će primati upozorenja: upozorenja su konfigurirana za svakog korisnika. Postoji i mogućnost pregleda podsjetnika u obliku kalendara!

Da biste započeli rad s programom, ne morate ručno unositi dokumente za prethodne godine - možete ih automatski preuzeti iz Excel datoteke.

Pogodan timski rad na dokumentima je obezbeđen uz podršku za rad mreže i mogućnost razlikovanja prava. Pristup i rad sa programom „Registracija organizacionih dokumenata 4.8“ strogo je regulisan: realizuju se tri nivoa pristupa u zavisnosti od funkcija koje su korisniku dozvoljene – administrativni, korisnički i samo za uvid (bez prava izmene). Dodatno, moguće je fino podesiti pristup zapisnicima za svaki nivo pristupa.

Podrška za rad sa skenerom omogućit će vam da jednostavno učitate skenirane kopije originalnih dokumenata u program; moguće je strimovati skeniranje kada koristite skener koji podržava automatsko uvlačenje listova.

Službenici odgovorni za izvršenje dokumenata bit će blagovremeno obaviješteni o prijemu novih zadataka - program ima funkcije za slanje obavještenja putem e-pošte s mogućnošću povezivanja datoteka, pohranjivanja poruka i pretraživanja za njima

Održavanje dokumenata bilo kojeg broja kompanija u jednom programu: sve informacije o dokumentima su na jednom mjestu, pristupačne su i zgodno predstavljene

Funkcija „Vidi samo svoje dokumente“ omogućava vam da podijelite dokumente između izvršitelja, eliminirajući mogućnost pregleda i ispravljanja dokumenata drugih ljudi.

Za automatsko arhiviranje verzija datoteka programa na dnevnoj bazi, možete koristiti besplatni uslužni program za automatsko arhiviranje datoteka.

Da biste instalirali besplatnu verziju programa:

*Podrška za proizvod se pruža na mreži.

Licenca za 1 radno mjesto standardne (ne-SQL) verzije programa je besplatna, bez ograničenja.

Za kupovinu dodatnih mrežnih radnih stanica, pošaljite nam zahtjev na Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Trebate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. , u njemu navedite naziv Vaše firme, naziv proizvoda (“Registracija organizacionih dokumenata 4.8”) i broj dodatnih poslova, a mi ćemo Vam poslati ugovor i račun.

Platite račun na bilo koji način koji Vama odgovara.

Nakon uplate pošaljite na Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Trebate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. potvrdu o uplati (kopija ili broj naloga za plaćanje, datum i iznos uplate), a mi ćemo Vam poslati registracijski kod i aktivacijski kod.

Cijena programa “Registracija organizacionih dokumenata 4.8”

Osnovna verzija- 1 radno mjesto - Besplatno

od 2. do 5. uključujući - 4000 rubalja za 1 radno mjesto
od 6. do 10. uključujući - 3000 rubalja za 1 radno mjesto
od 11. do 20. uključujući - 2000 rubalja za 1 radno mjesto
od 21. i više - 1000 rubalja za 1 radno mjesto

Kalkulator cijene

0+1*4000=4000 rub.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*U cijenu je uključena 1 godina telefonske i online tehničke podrške.

* Način otpreme se licencira zasebno, trošak licence za 1 godinu je 4.000 rubalja. Kada uključite "Dispatcher" mod

Za organizacije koje zahtijevaju povećanu pouzdanost skladištenja podataka i sigurnost pristupa do informacija, zatvaranja neovlaštenog pristupa podacima, mogućeg ugrađenog šifriranja podataka, mogućnosti korištenja web klijenta za pregled dokumenata i Android aplikacija za obavještavanje izvršitelja o prijemu dokumenata i praćenje izvršenja dokumenata, postoji verzije programa Registracija organizacionih dokumenata za Microsoft SQL Server i PostgreSQL.

Za kupovinu programa „Registracija organizacionih dokumenata" SQL verzija:

1. Preuzmite demo verziju programa (instalacioni fajl za MS SQL Server i za PostgreSQL) i instalirajte program.

2. Pošaljite nam zahtjev na Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Trebate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. , navedite u njemu naziv Vaše kompanije, naziv proizvoda („Registracija organizacionih dokumenata 4.8 verzija MS SQL” ili “Registracija organizacionih dokumenata 4.8 verzija PostgreSQL”) i broj poslova, a mi ćemo Vam poslati ugovor i račun.

3. Platite račun na bilo koji način koji vam odgovara.

4. Nakon uplate pošaljite na Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Trebate omogućiti JavaScript da biste ga vidjeli. potvrdu o uplati (kopija ili broj naloga za plaćanje, datum i iznos uplate), a mi ćemo Vam poslati registracijski kod i aktivacijski kod.
Originalni dokumenti (ugovor, akt o prijemu i prenosu prava korišćenja, faktura, faktura, ugovor o licenci) šalju se poštom nakon uplate.

Cijena programa “Registracija organizacionih dokumenata 4.8 verzija MS SQL”

Osnovna verzija- 1 radno mjesto - 9000 rubalja

Dodatne radne stanice (za mrežnu saradnju):
od 2. do 5. uključujući - 6000 rubalja za 1 radno mjesto
od 6. do 10. uključujući - 5000 rubalja za 1 radno mjesto
od 11. do 20. uključujući - 4000 rubalja za 1 radno mjesto
od 21. i više - 3000 rubalja za 1 radno mjesto

Za izračunavanje troškova licenci možete koristiti Kalkulator cijene

Primjer obračuna troškova za 2 posla:
9000+1*6000=15000 rub.

Primjer obračuna troškova za 6 poslova:
9000+4*6000 +1*5000 =38.000 rub.

Primjer obračuna troškova za 25 poslova:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

Prilikom odabira opcije produžene garancije, trošak dodatne godine podrške iznosi 20% cijene licence.

* Period licence nije ograničen.

"Kontrolna soba" 1 mjesec je besplatan, cijena neograničene vremenske licence je 12.000 rubalja.

PostgreSQL je slobodno distribuirani SQL server koji predstavlja dostojnu alternativu komercijalnom Microsoft SQL Serveru PostgreSQL DBMS je posebno relevantan za vladine agencije kao dio usklađenosti sa politikom korištenja ruskih softverskih proizvoda.

Cijena programa “Registracija organizacionih dokumenata 4.8 verzija PostgreSQL”

Osnovna verzija- 1 radno mjesto - 10.000 rubalja

Dodatne radne stanice (za mrežnu saradnju):
od 2. do 5. uključujući - 7000 rubalja za 1 radno mjesto
od 6. do 10. uključujući - 6000 rubalja za 1 radno mjesto
od 11. do 20. uključujući - 5000 rubalja za 1 radno mjesto
od 21. i više - 4000 rubalja za 1 radno mjesto

Za izračunavanje troškova licenci možete koristiti Kalkulator cijene

Primjer obračuna troškova za 2 posla:
10000+1*7000=17000 rub.

Primjer obračuna troškova za 6 poslova:
10000+4*7000 +1*6000 =44000 rub.

Primjer obračuna troškova za 25 poslova:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*U cijenu je uključena 1 godina telefonske i online tehničke podrške. Prilikom odabira opcije produžene garancije, trošak dodatne godine podrške iznosi 20% cijene licence.

* Period licence nije ograničen.

* Način otpreme se licencira zasebno, trošak licence za 1 godinu je 4.000 rubalja. Kada uključite mod "Kontrolna soba" 1 mjesec je besplatan, cijena neograničene vremenske licence je 12.000 rubalja.

Među korisnicima programa Državno jedinstveno preduzeće grada Moskve "Ured za rekonstrukciju i razvoj jedinstvenih objekata", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Komercijalna banka "RBA", LLC "Multi-profile Processing Company", JSC "Tsentromashproekt", AD "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", Državna javna ustanova Republike Dagestan "Direkcija Jedinstvenog državnog korisnika-programera" grada Mahačkale i mnogi drugi.

Rad sa dokumentima oduzima dosta vremena korisnicima, posebno uredskim radnicima. Ali postoji mnogo programa koji mogu značajno optimizirati ručni rad pri radu s dokumentima automatizacijom nekih procesa. Mnoga od ovih rješenja su laka za korištenje, vrlo zgodna i jeftina, te stoga dostupna širokom krugu korisnika. O takvim programima bit će riječi u ovom članku.

Organizacija dokumenata

Korisnici koji moraju da rade sa velikim brojem elektronskih dokumenata dobro su svjesni situacije kada je, i pored strogog sistema kataloga i poddirektorija, potrebno dosta vremena da se pronađe pravi dokument. Jedna od opcija za rješavanje ovog problema je korištenje posebnog programa za katalogizaciju, čiji je glavni zadatak organiziranje i sortiranje podataka, što u konačnici osigurava brzu pretragu potrebnih informacija. Na tržištu postoji veliki izbor ovakvih katalogizatora, a svi su fokusirani na katalogizaciju diskova, fascikli i datoteka ili nekih visoko specijaliziranih informacija (filmovi, novčići, marke, itd.). Svaki univerzalni katalogator koji vam omogućava da katalogizirate fascikle i datoteke različitih tipova prikladan je za katalogiziranje dokumenata. Najbolje među takvim rešenjima je paket WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), ali je prilično skup, a njegove mogućnosti su očigledno suvišne za mnoge korisnike. Za većinu ljudi, korištenje WinCatalog Standard paketa će biti dovoljno.

Drugi način je kombinovanje povezanih dokumenata u složene hijerarhijski strukturirane dokumente pohranjene unutar datoteka podataka koji odgovaraju ovim strukturama. U takvim strukturiranim dokumentima mnogo je praktičnije navigirati i pronaći informacije koje su vam potrebne zahvaljujući strukturiranju i naprednim mogućnostima pretraživanja unutar dokumenta. Osim toga, takvo strukturiranje vam omogućava da izvršite eksterna pretraživanja i pretražujete dokumente na osnovu fragmenata teksta koji su u njima. Na primjer, paket Maple je dizajniran za kreiranje hijerarhijski strukturiranih dokumenata.

WinCatalog Standard

Developer: WinCatalog.com

Veličina distribucije: 1.62 MB

Rad pod kontrolom: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Način distribucije: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cijena: 200 rub.

WinCatalog Standard je multifunkcionalni katalogizator lak za upotrebu sa jasnim interfejsom na ruskom jeziku (slika 1). Paket vam omogućava da katalogizirate podatke sa bilo kojeg medija za pohranu koji se može povezati s računalom: flopi diskova, tvrdih i mrežnih diskova, običnih CD-ova i audio diskova, Zip diskova, itd. Uz njegovu pomoć možete sortirati i organizirati sve mape i datoteke, bez obzira na njihovu lokaciju. Podatke u katalog možete unijeti bilo ručno (direktno u virtualne mape) ili skeniranjem diskova (uključujući Zip arhive koje se tamo nalaze) - u ovom slučaju, radi lakše orijentacije, mape i datoteke izvađene s diskova bolje je nego sortirati u virtualne mape, što zahvaljujući podršci drag & drop operacije neće oduzeti mnogo vremena.

Rice. 1. WinCatalog Standardni interfejs

Opšte upravljanje katalogom je jednostavno i praktično. Podjela podataka u tematske mape uvelike pojednostavljuje orijentaciju, a smještaj mapa i njihovih ugniježđenih elemenata može se lako promijeniti jednostavnim povlačenjem i ispuštanjem. Napredno pretraživanje (po imenu, komentaru, veličini i datumu izmjene; slika 2), podržava Booleove operacije i mogućnost odabira određene mape za pretragu, a također uzimajući u obzir ključne riječi (mogu se pažljivo dodati pojedinačnim elementima direktorija), omogućava vam da brzo pronađete željeni dokument i pronađete duplikate - uklonite duple elemente iz kolekcije. Izvoz cijelog ili dijela kataloga dokumentacije u CVS datoteku omogućava obradu podataka u drugoj aplikaciji (na primjer, MS Excel), a izvoz u HTML datoteku je pogodan za štampanje kataloga.

Rice. 2. Pretražite dokumente u WinCatalog Standardu

Javor 6.25

Developer: Crystal Office Systems

Veličina distribucije: Javor - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Rad pod kontrolom: Windows (sve verzije)

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo verzija: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cijena: Javor - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple je upravitelj dokumenata jednostavan za korištenje koji vam omogućava da kombinujete različite materijale u hijerarhijske strukture i na kraju dobijete strukturirane dokumente: poslovne planove, izvještaje, analitičke bilješke, brošure itd. U takvim hijerarhijskim stablima dokumenata različite informacije su predstavljene jasnije, a pronalaženje bilo kojeg dokumenta je mnogo lakše nego kod standardne katalogizacije. Za pregled dokumenata kreiranih u Maple-u potreban vam je poseban preglednik, Maple Reader, koji se može besplatno preuzeti na: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paket ima korisničko sučelje (slika 3) i toliko ga je lako naučiti da čak ni nedostatak ruske lokalizacije programa neće biti prepreka za većinu korisnika, te se stoga ovo rješenje može preporučiti najširoj publici.

Rice. 3. Programski interfejs Maple

Menadžer je dostupan u dvije verzije: osnovni Maple i prošireni Maple Professional. Među temeljnim razlikama proširene verzije je prisutnost takvih dodatnih funkcija kao što su pretraživanje dokumenata, provjera gramatike, šifriranje datoteka i sigurnosna kopija hijerarhijskih struktura.

Osnova svakog dokumenta u Mapleu je hijerarhijsko stablo čvorova, nivo ugniježđenja podčvorova u kojem je, kao i njihov broj, neograničen. Svaki čvor je zaseban dokument koji sadrži ne samo tekst (ukucan direktno, zalijepljen iz međuspremnika ili uvezen iz dokumenata u RTF, DOC, WRI i HTML formatima), već i tabelarni materijal, grafikone, veze do osnovnih fragmenata konačnog dokumenta ili datoteka , i sl. Prilikom pripreme dokumenata moguće je koristiti standardni skup funkcija za rad s tekstom: mijenjanje vrste i veličine fonta, kreiranje lista, formatiranje pasusa, korištenje stilova itd. Integracija sa MS Wordom omogućava korištenje ugrađene provjere pravopisa. MS Word za provjeru gramatike i traženje sinonima ne samo na engleskom, već i na ruskom. Ugrađeni sistem rezervnih kopija pruža mogućnost kreiranja komprimovanih rezervnih kopija hijerarhijskih dokumenata (u ZIP i CAB formatima). Ugrađeni čarobnjak za šifriranje pomaže vam da šifrirate osjetljive dokumente koristeći Blowfish kriptografski algoritam. A modul za pretragu Finder vam omogućava da brzo pronađete potrebne dokumente po fragmentu imena, autoru, komentarima, sadržaju (slika 4) itd.

Rice. 4. Pretražite dokumente po sadržaju
u njima tekst na Javoru

Brz pristup dokumentima

Tehnologija kompjuterske pripreme dokumenata pretpostavlja da se kreirani dokumenti naknadno više puta koriste. Na primjer, kada razvijate novi dokument, možda će vam trebati jedan ili dva paragrafa iz jučerašnjeg dokumenta, ili je novi dokument općenito kopija starog, ali sa promijenjenim promjenjivim informacijama itd.

Nažalost, korisnik ne može uvijek zapamtiti naziv važnog dokumenta kreiranog prekjučer, a ponekad nema ni najmanju ideju gdje ga potražiti. Naravno, dokumentima je potrebno dati smislena imena i sačuvati ih, pridržavajući se jasne katalogizacije, ali, nažalost, to se dešava drugačije, zbog žurbe, ometajućih poziva itd. Kao rezultat toga, traženje traženog dokumenta može potrajati mnogo dragocjenog vremena - uostalom, uopće nije činjenica da ćete ga moći otvoriti putem Windows liste veza do najnovijih dokumenata dostupnih preko Start menija . Činjenica je da ova lista:

ograničeno na 15 dokumenata - to znači da je vjerovatnoća uključivanja dokumenata, na primjer, prije tjedan dana praktički nula;
ne dozvoljava vam da locirate dokument ako se sjetite dijela teksta, ali ste zaboravili naziv datoteke;
ne uključuje dokumente istog imena (ali istovremeno i različite) sačuvane pod istim imenom, već u različitim folderima, što je važno, na primjer, kada radite zajedno na dokumentu sa formiranjem nekoliko njegovih verzija.

Postoji još jedan problem - lista nedavnih dokumenata koja se nalazi u Windows-u jedan je od kanala za curenje povjerljivih podataka, budući da svaki korisnik (uključujući i napadača) pomoću nje može saznati o prirodi aktivnosti na računaru vlasnika. Stoga se preporučuje da redovno čistite ovu listu, na primjer, koristeći uslužne programe za uklanjanje "smeće" podataka s diska. Kao rezultat toga, dolazi do naizgled paradoksalne situacije: ako korisnik redovito uništava informacije o nedavno korištenim dokumentima iz sigurnosnih razloga, tada mu je uskraćen brz pristup njima, a u suprotnom rizikuje da postane žrtva napadača. Međutim, postoji izlaz - možete koristiti specijalizirani uslužni program ActualDoc, koji proširuje mogućnosti Windowsa u smislu rada s najnovijim dokumentima.

Ako je traženi dokument napravljen davno i stoga se ne može pojaviti na listi nedavno otvorenih dokumenata (kako ugrađenih u Windows tako i na listi ActualDoc), tada ćete morati pribjeći traženju. Tu nastaje još jedan problem - korisnik po pravilu ne pamti naziv dokumenta (kao ni datum njegovog nastanka), ali zna koje se ključne riječi pojavljuju u tekstu. To znači da morate tražiti dokument po fragmentima teksta koji su u njemu - nažalost, iako se ovaj zadatak može riješiti pomoću ugrađenih alata Windowsa ili, na primjer, Worda, vrlo je osrednji. I poenta nije samo u tome da takva pretraga nije sasvim očigledna i da se izvodi sporo - ponekad se s tim može živjeti. Ono što je još važnije je da neće biti pronađeni svi fajlovi - morfološke karakteristike ruskog jezika neće biti uzete u obzir prilikom pretrage, pa će fajlovi u kojima tražene reči imaju drugačiji padežni završetak ostati nepronađene. Istovremeno, specijalizovani alati za pretragu kao što su “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” i Phoenix Search (http ://indexlab.net/), mogu brzo pronaći potrebne dokumente bez obzira na njihovu lokaciju. Najatraktivnijim među navedenim rešenjima u odnosu cena/kvalitet čini nam se Archivarius 3000 paket.

ActualDoc 3.5

Developer: Flexigen softver

Veličina distribucije: Standardno - 4,1 MB, Profesionalno - 3,6 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: Standard - besplatni (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-dnevna demo verzija - http://www.flexigensoft.com/files/download/aktualdoc .exe)

Cijena: Standardno - besplatno, profesionalno - 19,95 USD

ActualDoc je noviji upravitelj dokumenata koji pamti korištene dokumente i pruža im brz i siguran pristup. Program je jednostavan i intuitivan, ima korisničko sučelje s podrškom za ruski jezik (slika 5) i praktično ne zahtijeva vrijeme za savladavanje, pogotovo jer ga prati sveobuhvatan sistem pomoći, pa stoga može postati nezamjenjiv alat kako za profesionalce tako i za kućne korisnike.

Rice. 5. Programski interfejs ActualDoc

ActualDoc prati preuzimanje neograničenog broja dokumenata u periodu koji odredi korisnik (60 dana prema zadanim postavkama), podržava više od 40 formata datoteka (tekstualne i grafičke datoteke, MS Office dokumenti i HTML dokumenti, PDF datoteke, itd.) i omogućava vam da brzo preuzmete bilo koji od njih. Pronalaženje potrebnog dokumenta u programskom okruženju nije problem. Ako je spisak dokumenata koje je zapamtila relativno mali, onda možete odabrati dokument direktno sa liste. Inače bi bilo mudrije prvo ograničiti listu mogućih kandidata filtriranjem (moguće je filtriranje po vremenu). O intervalu, prema proširenju i kategoriji) ili pretraživanju po imenu dokumenta (općenito) ili po fragmentu teksta koji je u njemu (međutim, pretraživanje na ruskom tekstu nije uvijek uspješno). Postoji još jedan način da brzo otvorite željeni dokument - putem ugrađenih obeleživača (isto kao u Internet Explorer-u; slika 6), koji se mogu dodeliti pojedinačnim često korišćenim dokumentima i značajno ubrzati pristup njima, jer nema treba tražiti. Odabrani dokument dostupan je u ugrađenom pregledniku - za pregled, pretraživanje i kopiranje, kao i u vanjskoj aplikaciji - za uređivanje i može se koristiti za kompletnu obradu, selektivno kopiranje informacija iz njega ili za slanje dokumenta putem e-mail. Istovremeno, sama lista dokumenata može se sakriti od znatiželjnih očiju i zaštititi lozinkom - u ovom slučaju, nedavno korištene datoteke neće biti prikazane u meniju Start -> Dokumenti.

Rice. 6. Otvaranje dokumenta putem markera
u ActualDoc

Paket dolazi u dvije verzije: besplatni osnovni Standard i plaćeni Professional. Besplatna verzija vam ne dozvoljava da pregledate dokumente u ugrađenim preglednicima, koristite funkciju pretraživanja (kao rezultat toga, dokumente možete pretraživati samo vizualno, gledajući cijelu ili filtriranu listu), kreirati prilagođene kategorije i uređivati oznake.

Arhivista 3000 (3.82)

Programer: Likasoft

Veličina distribucije: 3 MB

Rad pod kontrolom: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo verzija - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cijena: studentska licenca - 195 rubalja, lična licenca - 295 rubalja, komercijalna licenca - 900 rubalja.

« Archivist 3000 je optimalno rješenje za brzo pretraživanje dokumenata na 18 različitih jezika (uključujući ruski, engleski, njemački i francuski), namijenjeno širokom krugu korisnika. Program omogućava trenutni pristup dokumentima koji se nalaze na vašem tvrdom disku, mreži i prenosivim diskovima (CD, DVD, ZIP, itd.), a može raditi sa svim popularnim tipovima dokumenata (PDF fajlovi, MS Office dokumenti, tekstualni fajlovi itd.). ). Može pretraživati u arhivama (ZIP, RAR, itd.), u porukama e-pošte (Outlook, Outlook Express, The Bat!, itd.) i datotekama priloženim uz njih. Osim toga, podržano je pretraživanje u bazama podataka Lotus Notes i Lotus Domino iu bazama podataka ICQ, Odigo IM i Miranda IM poruka.

Uz redovno pretraživanje po ključnoj riječi ili skupu ključnih riječi, program podržava napredni način pretraživanja koristeći logičke funkcije i može pretraživati dokumente ne samo po sadržaju, već i po nazivu datoteke, datumu izmjene, veličini, vrsti dokumenta, kodiranju itd. ( Slika 7). Zahvaljujući punoj podršci za Unicode, pretraživanja se obavljaju ispravno ne samo u dokumentima na jednom jeziku, već i na višejezičnim (na primjer, s tekstom na ruskom i njemačkom istovremeno). Moguće je daljinski tražiti dokumente putem Interneta s naknadnim pristupom pronađenim dokumentima putem bilo kojeg Internet pretraživača, na primjer, Internet Explorer. Rezultati pretrage se mogu prikazati u režimu izvoda, kada se prikazuju najznačajniji (relevantni) fragmenti odabranih dokumenata sa isticanjem pronađenih reči, i u režimu tabele, kada se prikazuju kratke informacije o dokumentima (slika 8), pomoću kojih mogu se sortirati.

Rice. 7. Potražite dokumente u okruženju Archivist 3000

Rice. 8. Opcije za prikaz rezultata pretrage
u "Archivarius 3000"

Popunjavanje standardnih dokumenata

Izrada standardne dokumentacije zauzima značajan dio vremena onih korisnika koji se u okviru svojih dužnosti bave izradom različite dokumentacije u osiguravajućim društvima, bankama, notarskim kancelarijama, kompanijama koje pružaju razne vrste usluga itd. Takvi dokumenti se po pravilu kreiraju u Word uređivaču teksta na osnovu prvobitno razvijenih osnovnih dokumenata, u kojima se neke varijabilne informacije jednostavno zamjenjuju. U tome nema ništa komplikovano, ali uz velike količine dokumentacije greške su neizbježne - možete, na primjer, slučajno uneti podatke na pogrešno mjesto gdje bi trebali biti, ili obrisati nekoliko riječi dokumenta itd. Stoga je poželjno da za unos budu otvorena samo ona polja u koja se moraju unijeti, a da je sav ostali tekst blokiran. Programeri su omogućili kreiranje takvih dokumenata u Wordu. Dovoljno je razviti niz šablona za sve standardne dokumente koji se koriste u organizaciji, za svaki predložak zabraniti promjenu trajnih podataka (naredba Alati -> Postavi zaštitu -> Zabraniti bilo kakve promjene osim unosa podataka u polja obrasca) i obučite korisnike da kreiraju dokumente pomoću šablona. Za standardne dokumente, gdje postoji relativno malo varijabilnih informacija, takvi šabloni će biti sasvim dovoljni da značajno ubrzaju proces pripreme dokumenata i smanje rizik od grešaka.

Međutim, u praksi se koriste mnogi standardni dokumenti u kojima varijabilne informacije zauzimaju do polovine volumena, a neki od varijabilnih podataka se ponavljaju nekoliko puta u ovom ili onom obliku (slika 9) - na primjer, puno ime. u različitim slučajevima, riječi za unesene datume ili iznose, itd. U ovom slučaju, korištenje Word predložaka ne pomaže puno, jer će popunjavanje dokumenata čak i pomoću predložaka oduzeti dosta vremena, jer će se svi varijabilni podaci morati unositi ručno.

Rice. 9. Primjer dokumenta velikog obima
varijabilne informacije

Postoji još jedna karakteristika pripreme standardnih dokumenata - često je potrebno pripremiti ne jedan dokument, već nekoliko odjednom (na primjer, za sastavljanje bankovnog ugovora o otvaranju depozitara, potrebne su tri ili četiri vrste ugovora za potpis). Dakle, iste informacije moraju da se unose u različite dokumente, što takođe oduzima dosta vremena, a time se povećava i verovatnoća greške. Takve dokumente možete pripremiti mnogo brže koristeći specijalizirane aplikacije dizajnirane za automatizaciju procesa pripreme standardnih dokumenata, kao što su AutoDoc ili Blitz Document. Ove aplikacije se također zasnivaju na korištenju šablona, koji, za razliku od običnih Word šablona, ne samo da vam omogućavaju da unesete podatke u za to predviđena polja (za što korisnik treba da popuni set obrazaca sa podacima), već su također može programirano transformirati unesene podatke, na primjer može zamijeniti brojeve u riječima, deklinaciju riječi i fraza prema gramatičkim padežima itd. Kao rezultat toga, potrebni dokumenti se brzo popunjavaju, a broj grešaka koje se mogu napraviti je za red veličine manji nego kada se tradicionalno pripremaju u Wordu. Osim toga, izrada standardnih dokumenata kroz specijalizirana rješenja je također atraktivna jer se svi kreirani dokumenti automatski katalogiziraju i pronalaženje bilo kojeg od njih u budućnosti nije problem, a korisnik nije dužan poznavati zamršenosti pripreme dokumenata, jer su sve pravne nijanse su već uzeti u obzir u predlošcima.

AutoDoc 1.2

Programer: EleWise

Veličina distribucije: 6 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000/XP/2003

Način distribucije: shareware (funkcionalno ograničena demo verzija - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cijena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubalja, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubalja, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubalja.

„AutoDoc“ je program koji vam omogućava da automatizujete i ubrzate proces popunjavanja standardnih dokumenata korišćenjem šablona kreiranih pomoću MS Word-a i održavanje arhive dokumenata i zapisa napravljenih pomoću ovih šablona. Proces generisanja novih dokumenata u njemu je izuzetno automatizovan - samo izaberite željeni poslovni scenario sa opšte liste scenarija (poslovni scenario podrazumeva prilagođeni šablon) i popunite formular za unos sa potrebnim podacima (Sl. 10). Kreirani dokument se može pregledati, sačuvati, odštampati ili otvoriti u Word-u radi daljeg uređivanja.

Rice. 10. Kreiranje dokumenta pomoću “AutoDoc” skripte

Broj ugrađenih skripti je mali (Sl. 11), ali se može proširiti prilagođenim skriptama, čiji je proces kreiranja detaljno i jasno predstavljen u pomoći i u potpunosti je kontroliran od strane čarobnjaka, te je stoga dostupan većina korisnika. Razvoj nove skripte uključuje izvođenje pet koraka: unos naziva skripte, kreiranje šablona, definisanje varijabli, postavljanje i testiranje skripte i čuvanje za dalje uređivanje (slika 12). Na prvi pogled, priprema predloška može izazvati određene poteškoće, jer se mora kreirati ručno u Wordu, a za to je potrebno poznavanje jezika za skriptiranje. Ali u praksi je sve mnogo jednostavnije - dovoljno je razumjeti da se varijable unose u vitičaste zagrade, a ispred njih se stavlja znak $, a sav ostali tekst se ispisuje na uobičajen način (slika 13). Novi predlošci se mogu kreirati ne samo od nule, već i na osnovu postojećih šablona ili gotovih dokumenata - u prvom slučaju potrebno je samo promijeniti postavke skripte i testirati je sa promijenjenim postavkama, a u drugom otvoriti gotov dokument, zamijenite promjenjive informacije varijablama i navedite ga programski kao predložak. Varijable mogu biti nekoliko tipova, uključujući i one koje dozvoljavaju:

unesite podatke u nekoliko polja odjednom: puno ime, podaci o pasošu, podaci o organizaciji itd.;
odaberite vrijednost varijable iz skupa vrijednosti;
izvršiti razne operacije i transformacije: izračunati procenat broja ili PDV iznosa, pretvoriti broj u niz, uneti trenutni datum itd.;
označiti riječ ili frazu u određenom padežu itd.

Dokumenti kreirani prema AutoDoc poslovnim scenarijima čuvaju se u obliku jasno strukturiranih zapisa, te stoga u svakom trenutku možete pronaći željeni dokument filtriranjem ili pretraživanjem, pregledati ga, odštampati, regenerirati ili izbrisati.

Rice. 11. Prozor “AutoDoc” sa listom ugrađenih grupa
poslovni scenariji

Rice. 12. Razvoj nove skripte u AutoDocu

Rice. 13. Primjer teksta predloška u “AutoDoc”,
u kojoj se pojavljuju četiri varijable: "broj",
“mjesec”, “organizacija” i “puno ime”

Program se isporučuje u dvije verzije: jednokorisničkoj - "AvtoDoc-Personal" i višekorisničkoj (mrežni), koju predstavljaju dva modula - "AvtoDoc-Server" i "AvtoDoc-Client". U jednokorisničkoj verziji sve komponente sistema se nalaze na lokalnom računaru, au višekorisničkoj verziji baza skripti, šablona i zapisa je instalirana na serveru, a na korisničkim računarima je samo klijentski deo. instaliran, što omogućava korištenje svih AutoDoc materijala pohranjenih na serveru.

Blitz dokument 3.4.1

Programer: BlitzSoft

Veličina distribucije: 991 KB

Rad pod kontrolom: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (funkcionalno ograničena demo verzija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cijena: 500 rub.

Blitz Document je kompaktan program za automatsko kreiranje standardnih dokumenata koristeći šablone skripte. Omogućava vam da brzo generišete dokumente na osnovu ugrađenih šablona, čiji je broj veći od 30 (slika 14), ili prilagođenih skripti koje se mogu razviti na osnovu ugrađenih šablona ili praznih izgleda. Kreiranje dokumenta pomoću gotove skripte je izuzetno jednostavno – samo odaberite vrstu skripte i pratite uputstva čarobnjaka, koji će savesno voditi korisnika kroz sve faze pripreme dokumenta (Sl. 15). Gotovi dokument se može pregledati, ispisati, uređivati u ugrađenom uređivaču teksta (mogu se korigirati i varijabilni i konstantni podaci) ili otvoriti za uređivanje u Wordu.

Rice. 14. Lista ugrađenih skripti Blitz dokumenta

Rice. 15. Kreiranje skriptiranog dokumenta
Blitz Document

Razvoj kreiranih šablona je nešto komplikovaniji, ali će takođe biti u mogućnostima većine korisnika. Istina, savladavanje ove funkcije će potrajati, jer su, nažalost, referentne informacije uključene u program namijenjene dovoljno obučenim korisnicima (vrlo su rijetke i ne sadrže nikakve ilustracije ili primjere). Tehnički, kreiranje novog predloška se sastoji od dvije faze: odabira ugrađenog predloška ili izgleda na osnovu kojeg će se novi predložak razvijati i sekvencijalnog prilagođavanja konstantnih i varijabilnih podataka uključenih u njega (slika 16). Konstantni podaci se unose u stvarnom obliku, ali ne direktno u tekst, već kroz dijaloške okvire. Informacije o promenljivim se takođe prilagođavaju tokom dijaloga i više se ne unose direktno, već se zamenjuju varijablama sa džoker oznakama, dizajniranim uzimajući u obzir skriptni jezik koji se koristi u programu. Skripte ne mogu samo da prikažu tekst unet tokom generisanja dokumenta, već ga i menjaju korišćenjem sistema naredbi za zamenu ili transformaciju podataka. Na primjer, predviđeno je:

Rice. 16. Izrada novog šablona na osnovu izgleda
u Blitz dokumentu

Deklinacija riječi i izraza prema gramatičkim padežima;
pretvaranje brojeva u nizove;
pretvaranje kalendarskih datuma u nizove;
izvođenje svih kalkulacija korištenih u pravnim i poslovnim dokumentima;
mijenjanje teksta u zavisnosti od vrijednosti unesenih podataka itd.

Dokumenti kreirani pomoću Blitz Documenta pohranjuju se u strukturiranim časopisima - to vam omogućava da se brzo krećete kroz dokumentaciju i gotovo trenutno dobijete pristup potrebnim materijalima, na primjer, kako biste ih ispisali. Osim toga, dokumenti se mogu grupirati u virtuelne datoteke, što je pogodno za brzi pristup materijalima koji se odnose na određeni predmet ili objekt koji se pojavljuje u bazi podataka.

OCR tekst u skeniranim dokumentima

Korisnici koji često moraju da konvertuju papirnate dokumente (stranice knjige, novine, časopisa ili faksa) u elektronski format koji se može uređivati, ne mogu bez sistema za prepoznavanje znakova, ili OCR (Optical Character Recognition) sistema, dizajniranog za automatski unos teksta iz papirnih dokumenata. u kompjuter. Teoretski, možete koristiti program FineReader iz ABBYY-a ili CuneiForm iz Cognitive Technologies - oba su pouzdana u radu i imaju visoku preciznost prepoznavanja. Ali paket FineReader ima pojednostavljenu i pristupačnu verziju za kućne korisnike, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, što ga čini privlačnijim za širu publiku.

ABBYY FineReader 8.0

Developer: ABBYY softver

Veličina distribucije: 40,5 MB

Rad pod kontrolom: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Način distribucije: shareware (ne postoji demo verzija FineReader Home Edition, funkcionalno ograničena demo verzija FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cijena: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader je idealno rešenje za prepoznavanje dokumenata u kojima se ne prepoznaje samo tekst, već i dizajn, što obezbeđuje precizan prenos tabela, slika i podele teksta u kolone (Sl. 17). Program je jednostavan za korištenje, prepoznaje višejezične (podržano je 179 jezika) i dokumente na više stranica. Moguće je prepoznati cijeli dokument ili njegove pojedinačne stranice. Rezultat se može sačuvati u jednom od uobičajenih formata: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ili PDF. Moguće je sačuvati rezultate prepoznavanja korak po korak kako bi se eliminisale greške. Implementiran je izvoz rezultata prepoznavanja direktno u Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect i Adobe Acrobat. Ugrađena provjera pravopisa (za 36 jezika) pomoći će da se ubrza provjera rezultata, a integracija s Microsoft Wordom omogućava vam da pozovete program direktno iz Worda, bez ometanja rada s tekstom.

Rice. 17. Rezultat prepoznavanja dokumenta
u ABBYY FineReader Home Edition

Program je predstavljen u dvije verzije: FineReader Home Edition, dizajniran za početnike, i FineReader Professional Edition, namijenjen profesionalcima. Profesionalna verzija vam omogućava upravljanje parametrima prepoznavanja (promjena načina rada, obavljanje prepoznavanja uz obuku) i ima bogatiji skup funkcija prepoznavanja (prepoznavanje PDF datoteka, tekstova snimljenih digitalnom kamerom, itd.). Osim toga, Professional Edition nudi više različitih formata za čuvanje, dodala je mogućnost prepoznavanja bar kodova i brzog prepoznavanja snimaka ekrana pomoću uslužnog programa Screenshot Reader.

Pretvaranje dokumenata iz PDF formata

Sva tehnička dokumentacija danas se isporučuje u PDF formatu, u kojem se za pregled dokumenata koristi besplatni uslužni program Adobe Acrobat Reader. Ali vrlo često postoji potreba za korištenjem fragmenata PDF datoteka prilikom pripreme vlastitih dokumenata ili uređivanja materijala u PDF formatu (na primjer, članak, ugovor, izvještaj, itd.). U prvom slučaju, morat ćete izdvojiti fragmente teksta i/ili slike iz PDF datoteka (teoretski, to se može učiniti pomoću ugrađenih alata Acrobat Reader-a, ali s vrlo osrednjim rezultatima). U drugom slučaju, morat ćete pretvoriti PDF dokumente u format koji se može uređivati (na primjer, u Word format) uz zadržavanje dizajna originalnog dokumenta, što čak nije predviđeno u Acrobat Readeru. U takvim slučajevima će u pomoć priskočiti specijalni uslužni programi, od kojih su najatraktivniji paketi ABBYY PDF Transformer i PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Pogledat ćemo prvi od njih - iako je skuplji, ima sučelje na ruskom jeziku i omogućava vam da pretvorite PDF datoteke u nekoliko formata za uređivanje i može ispravno prepoznati ne samo engleski, već i ruski tekst.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Programer: ABBYY softver

Veličina distribucije: 52 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000 (SP2 ili noviji)/XP/Server 2003

Način distribucije: shareware (15-dnevna demo verzija - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cijena: 1490 rub.

ABBYY PDF Transformer je uslužni program za pretvaranje PDF dokumenata u Microsoft Word formate dokumenata (slika 18), Excel, kao i HTML i TXT datoteke. Paket ima intuitivno sučelje i vrlo je jednostavan za korištenje, tako da će ga i početnici moći savladati.

ABBYY PDF Transformer može konvertirati sve PDF datoteke, uključujući datoteke bez tekstualnog sloja (takve datoteke se najčešće dobivaju iz skeniranih dokumenata i predstavljaju sliku teksta), te ispravno obrađuje PDF datoteke koje sadrže bilo koju kombinaciju podržanih jezika (uključujući ruski i engleski). Uslužni program precizno čuva dizajn izvornog dokumenta (slike, tabele, izgled kolone, veze) i omogućava vam da upravljate opcijama konverzije i spremanja. Na primjer, možete jasno definirati područja koja bi program trebao percipirati kao tekst ili kao sliku (što je važno za PDF datoteke sa složenim dizajnom), spremite gotov dokument s istim dizajnom kao u originalu ili kao stupac teksta (sa ili bez slika - opciono) itd. Ako je potrebno, moguće je selektivno konvertirati pojedinačne stranice ili čak njihove fragmente. Osim toga, ABBYY PDF Transformer također može izvršiti obrnutu konverziju, omogućavajući vam da kreirate PDF datoteke iz Microsoft Word dokumenata, Excel tabela, PowerPoint prezentacija, Visio dijagrama i HTML datoteka, kao i iz gotovo svake aplikacije koja podržava štampanje dokumenta (ovo je implementirano putem virtualnog štampača PDF-XChange za ABBYY PDF Transformer 2.0).