Програма за поддържане на архив на документи. Система за електронен документооборот

Програма за запис на входяща и изходяща кореспонденция и вътрешни документи на организация.

Софтуерният продукт може да бъде персонализиран, за да отговаря на нуждите на вашата организация.

Информацията за цялата кореспонденция на вашата фирма, както и вътрешните документи (заповеди, указания и др.) е на едно място - Document Logs, и винаги можете лесно да намерите това, от което се нуждаете

Цялата информация за всеки входящ, изходящ или вътрешен документ е представена ясно в Картата на съответния документ

Можете да персонализирате формата на номера на документа, както е обичайно във вашата офис работа

В работното ежедневие няма да забравите за крайния срок за непопълнен документ! И няма да ви се налага да сортирате купчина документи в търсене на такива документи - програмата сама ще ви ги напомни

Само упълномощени служители ще получават предупреждения: предупрежденията се конфигурират за всеки потребител. Има и възможност за преглед на напомняния под формата на календар!

За да започнете да работите с програмата, не е необходимо да въвеждате ръчно документи за минали години - можете да ги изтеглите автоматично от Excel файл.

Осигурена е удобна екипна работа по документи с поддръжка за мрежова работа и възможност за разграничаване на права. Достъпът и работата с програмата „Регистрация на организационни документи 4.8” е строго регламентиран: реализирани са три нива на достъп в зависимост от разрешените на потребителя функции – административен, потребителски и само за преглед (без право на промени). Освен това е възможно да се прецизира достъпът до регистрационни файлове за всяко ниво на достъп.

Поддръжката за работа със скенер ще ви позволи лесно да заредите сканирани копия на оригинални документи в програмата; възможно е поточно сканиране, когато използвате скенер, който поддържа автоматично подаване на листа.

Длъжностните лица, отговорни за изпълнението на документите, ще бъдат уведомявани своевременно за получаването на нови задачи - програмата има функции за изпращане на известия по електронна поща с възможност за свързване на файлове, съхраняване на съобщения и търсене за тях

Поддържане на документи на произволен брой фирми в една програма: цялата информация за документите е на едно място, достъпна и удобно представена

Функцията „Вижте само вашите собствени документи“ ви позволява да разделяте документи между изпълнители, като елиминирате възможността за преглед и коригиране на документи на други хора.

За да архивирате автоматично файловите версии на програмите във времето всеки ден, можете да използвате безплатната помощна програма за автоматично архивиране на файлове.

За да инсталирате безплатната версия на програмата:

* Поддръжката на продукта се предоставя онлайн.

Лиценз за 1 работно място на стандартната (не-SQL) версия на програмата се предоставя безплатно, без ограничения.

За да закупите допълнителни мрежови работни станции, изпратете ни заявка до Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите. , посочете в него името на вашата фирма, името на продукта („Регистрация на организационни документи 4.8“) и броя на допълнителните работни места и ние ще ви изпратим договор и фактура.

Платете сметката по всеки удобен за вас начин.

След плащане изпратете на Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите. потвърждение за плащане (копие или номер на платежно нареждане, дата и сума на плащането), и ние ще Ви изпратим код за регистрация и код за активиране.

Цена на програмата „Регистрация на организационни документи 4.8“

Основна версия- 1 работно място - Безплатно

от 2 до 5 включително - 4000 рубли за 1 работно място
от 6-ти до 10-ти включително - 3000 рубли за 1 работно място
от 11 до 20 включително - 2000 рубли за 1 работно място
от 21 и повече - 1000 рубли за 1 работно място

Ценови калкулатор

0+1*4000=4000 rub.

0+4*4000+1*3000=19000 rub.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 rub.

*Цената включва 1 година техническа поддръжка по телефона и онлайн.

* Режимът на изпращане се лицензира отделно, цената на лиценз за 1 година е 4000 рубли. Когато включите режима "Диспечер".

За организации, които изискват повишена надеждност на съхранение на данни и сигурност на достъпакъм информация, закриване на неоторизиран достъп до данни, възможно вградено криптиране на данни, възможност за използване на уеб клиент за преглед на документи и Android приложения за уведомяване на изпълнители за получаване на документи и наблюдение на изпълнението на документи, има версии на програмата Регистрация на организационни документи за Microsoft SQL Server и PostgreSQL.

За закупуване на програмата „Регистрация на организационни документи" SQL версия:

1. Изтеглете демо версията на програмата (инсталационен файл за MS SQL Server и за PostgreSQL) и инсталирайте програмата.

2. Изпратете ни заявка до Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите. , посочете в него името на вашата фирма, името на продукта (“Регистрация на организационни документи 4.8 версия MS SQL” или „Регистрация на организационни документи 4.8 версия PostgreSQL“) и броя на работните места и ние ще ви изпратим договор и фактура.

3. Платете сметката по удобен за Вас начин.

4. След плащане изпратете на Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите. потвърждение за плащане (копие или номер на платежно нареждане, дата и сума на плащането), и ние ще Ви изпратим код за регистрация и код за активиране.
Оригинални документи (споразумение, акт за приемане и прехвърляне на правата за ползване, фактура, фактура, лицензионно споразумение) се изпращат по пощата след плащане.

Цена на програмата “Регистрация на организационни документи 4.8 версия MS SQL”

Основна версия- 1 работно място - 9000 рубли

Допълнителни работни станции (за мрежово сътрудничество):
от 2 до 5 включително - 6000 рубли за 1 работно място
от 6-ти до 10-ти включително - 5000 рубли за 1 работно място
от 11 до 20 включително - 4000 рубли за 1 работно място
от 21 и повече - 3000 рубли за 1 работно място

За да изчислите цената на лицензите, можете да използвате Ценови калкулатор

Пример за изчисляване на разходите за 2 работни места:
9000+1*6000=15000 rub.

Пример за изчисляване на разходите за 6 работни места:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 rub.

Пример за изчисляване на разходите за 25 работни места:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 rub.

При избор на опцията за разширена гаранция, цената на допълнителна година поддръжка е 20% от стойността на лиценза.

* Периодът на лиценза не е ограничен.

"Контролна зала" 1 месец се предоставя безплатно, цената на неограничен лиценз е 12 000 рубли.

PostgreSQLе свободно разпространяван SQL сървър, който е достойна алтернатива на търговския Microsoft SQL Server , СУБД PostgreSQL е особено подходяща за държавните агенции като част от спазването на политиката за използване на руски софтуерни продукти.

Цена на програмата “Регистрация на организационни документи 4.8 версия PostgreSQL”

Основна версия- 1 работно място - 10 000 рубли

Допълнителни работни станции (за мрежово сътрудничество):
от 2-ри до 5-ти включително - 7000 рубли за 1 работно място
от 6-ти до 10-ти включително - 6000 рубли за 1 работно място
от 11 до 20 включително - 5000 рубли за 1 работно място
от 21 и повече - 4000 рубли за 1 работно място

За да изчислите цената на лицензите, можете да използвате Ценови калкулатор

Пример за изчисляване на разходите за 2 работни места:
10000+1*7000=17000 rub.

Пример за изчисляване на разходите за 6 работни места:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 rub.

Пример за изчисляване на разходите за 25 работни места:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 rub.

*Цената включва 1 година техническа поддръжка по телефона и онлайн. При избор на опцията за разширена гаранция, цената на допълнителна година поддръжка е 20% от стойността на лиценза.

* Периодът на лиценза не е ограничен.

* Режимът на изпращане се лицензира отделно, цената на лиценз за 1 година е 4000 рубли. Когато включите режима "Контролна зала" 1 месец се предоставя безплатно, цената на неограничен лиценз е 12 000 рубли.

Сред потребителите на програмата Държавно унитарно предприятие на град Москва "Офис за реконструкция и развитие на уникални обекти", АО "Руска доверителна банка", ООД "КБ Финанс Бизнес Банк", Търговска банка "РБА", ООД "Многопрофилна обработваща компания", АД "Центромашпроект", АД "Красногорски завод", "Електродвигател", Държавна обществена институция на Република Дагестан "Дирекция на Единния държавен клиент-разработчик" на град Махачкала и много други.

Работата с документи отнема много време на потребителите, особено на офис служителите. Но има много програми, които могат значително да оптимизират ръчния труд при работа с документи чрез автоматизиране на някои процеси. Много от тези решения са лесни за използване, много удобни и евтини и следователно достъпни за широк кръг потребители. Такива програми ще бъдат обсъдени в тази статия.

Организация на документи

Потребителите, които трябва да работят с голям брой електронни документи, са добре запознати със ситуацията, когато, дори въпреки строгата система от каталози и поддиректории, отнема много време, за да се намери правилният документ. Една от възможностите за решаване на този проблем е използването на специална програма за каталогизиране, чиято основна задача е да организира и сортира данните, което в крайна сметка осигурява бързо търсене на необходимата информация. На пазара има голямо разнообразие от такива каталогизатори и всички те са фокусирани върху каталогизирането на дискове, папки и файлове или на някаква високоспециализирана информация (филми, монети, марки и т.н.). Всеки универсален каталогизатор, който ви позволява да каталогизирате папки и файлове от различни типове, е подходящ за каталогизиране на документи. Най-добрият сред тези решения е пакетът WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), но той е доста скъп и неговите възможности са очевидно излишни за много потребители. За повечето хора използването на пакета WinCatalog Standard ще бъде достатъчно.

Друг начин е да комбинирате свързани документи в сложни йерархично структурирани документи, съхранявани във файлове с данни, съответстващи на тези структури. В такива структурирани документи е много по-удобно да навигирате и да намирате информацията, от която се нуждаете, благодарение както на структурирането, така и на разширените възможности за търсене в документа. В допълнение, подобно структуриране ви позволява да извършвате външни търсения и да търсите документи въз основа на фрагменти от текста, включен в тях. Например пакетът Maple е предназначен за създаване на йерархично структурирани документи.

WinCatalog Standard

Разработчик: WinCatalog.com

Размер на разпространение: 1,62 MB

Работа под контрол: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Метод на разпространение: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Цена: 200 търкайте.

WinCatalog Standard е лесен за използване многофункционален каталогизатор с ясен интерфейс на руски език (фиг. 1). Пакетът ви позволява да каталогизирате данни от всякакви носители за съхранение, които могат да бъдат свързани към компютър: флопи дискове, твърди и мрежови устройства, обикновени компактдискове и аудио дискове, Zip дискове и др. С негова помощ можете да сортирате и организирате всякакви папки и файлове, независимо от местоположението им. Можете да въвеждате данни в каталога или ръчно (директно във виртуални папки), или чрез сканиране на дискове (включително Zip архиви, намиращи се там) - в този случай, за по-лесна ориентация, папките и файловете, извлечени от дисковете, са по-добре отколкото сортирани във виртуални папки, което, благодарение на поддръжката, операциите с плъзгане и пускане няма да отнемат много време.

Ориз. 1. Стандартен интерфейс на WinCatalog

Общото управление на каталога е лесно и удобно. Разделянето на данните в тематични папки значително опростява ориентацията, а разположението на папките и техните вложени елементи може лесно да се променя чрез просто плъзгане и пускане. Разширено търсене (по име, коментар, размер и дата на промяна; Фиг. 2), поддържащо булеви операции и възможност за избор на конкретна папка за търсене, както и като се вземат предвид ключовите думи (те могат да бъдат благоразумно добавени към отделни елементи на директорията), ви позволява бързо да намерите желания документ и да намерите дубликати - премахване на дублирани елементи от колекцията. Експортирането на целия или част от каталога с документация в CVS файл дава възможност за обработка на данните в друго приложение (например MS Excel), а експортирането в HTML файл е удобно за отпечатване на каталога.

Ориз. 2. Търсете документи в WinCatalog Standard

Клен 6.25

Разработчик: Crystal Office Systems

Размер на разпространение: Maple - 5.3 MB, Maple Professional - 5.89 MB

Работа под контрол: Windows (всички версии)

Метод на разпространение: shareware (30-дневна демо версия: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Цена: Maple - $21,95, Maple Professional - $30,95

Maple е лесен за използване мениджър на документи, който ви позволява да комбинирате различни материали в йерархични структури и в крайна сметка да получавате структурирани документи: бизнес планове, отчети, аналитични бележки, брошури и др. В такива йерархични дървета на документи разнообразната информация е представена по-ясно и намирането на всеки документ е много по-лесно, отколкото при стандартното каталогизиране. За да преглеждате документи, създадени в Maple, имате нужда от специална програма за преглед, Maple Reader, която може да бъде изтеглена безплатно от: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Пакетът има удобен за потребителя интерфейс (фиг. 3) и е толкова лесен за научаване, че дори липсата на руска локализация на програмата няма да бъде пречка за повечето потребители и следователно това решение може да се препоръча на най-широката аудитория.

Ориз. 3. Програмен интерфейс на Maple

Мениджърът се предлага в две версии: основна Maple и разширена Maple Professional. Сред основните разлики на разширената версия е наличието на такива допълнителни функции като търсене на документи, проверка на граматиката, криптиране на файлове и архивиране на йерархични структури.

Основата на всеки документ в Maple е йерархично дърво от възли, нивото на вложеност на подвъзлите, в което, както и техният брой, е неограничено. Всеки възел е отделен документ, съдържащ не само текст (въведен директно, поставен от клипборда или импортиран от документи във формати RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличен материал, графики, връзки към основни фрагменти от крайния документ или файлове , и т.н. При подготовката на документи е възможно да се използва стандартен набор от функции за работа с текст: промяна на типа и размера на шрифта, създаване на списъци, форматиране на абзаци, използване на стилове и др. Интеграцията с MS Word ви позволява да използвате вградената проверка на правописа MS Word за проверка на граматиката и търсене на синоними не само на английски, но и на руски. Вградената система за архивиране предоставя възможност за създаване на компресирани резервни копия на йерархични документи (в ZIP и CAB формати). Вграденият съветник за шифроване ви помага да шифровате чувствителни документи с помощта на криптографския алгоритъм Blowfish. А модулът за търсене Finder ви позволява бързо да намерите необходимите документи по фрагмент от име, автор, коментари, съдържание (фиг. 4) и др.

Ориз. 4. Търсете документи по съдържание
в тях текстът в Maple

Бърз достъп до документи

Технологията на компютърна подготовка на документи предполага, че създадените документи впоследствие се използват многократно. Например, когато разработвате нов документ, може да имате нужда от един или два параграфа от вчерашния документ или новият документ обикновено е копие на стария, но с променена променлива информация и т.н.

За съжаление, потребителят не винаги може да си спомни името на важен документ, създаден предишния ден, и понякога няма ни най-малка представа къде да го търси. Разбира се, трябва да дадете на документите смислени имена и да ги запазите, като се придържате към ясна каталогизация, но, уви, това се случва по друг начин, поради бързане, разсейващи обаждания и т.н. В резултат на това търсенето на необходимия документ може да отнеме много ценно време - в крайна сметка изобщо не е факт, че ще можете да го отворите чрез списъка с връзки на Windows към най-новите документи, достъпни през менюто "Старт" . Факт е, че този списък:

ограничен до 15 документа - това означава, че вероятността за включване на документи, например преди седмица, е практически нула;
не ви позволява да намерите документ, ако си спомняте част от текста, но сте забравили името на файла;
не включва документи с едно и също име (но в същото време различни), записани под едно и също име, но в различни папки, което е важно, например, когато работите заедно върху документ с формирането на няколко негови версии.

Има и друг проблем - списъкът с последните документи, предоставени в Windows, е един от каналите за изтичане на поверителни данни, тъй като всеки потребител (включително нападател) може да го използва, за да разбере за естеството на компютърната дейност на собственика. Ето защо се препоръчва редовно да почиствате този списък, например, като използвате помощни програми за премахване на „нежелани“ данни от диска. В резултат на това възниква привидно парадоксална ситуация: ако потребителят редовно унищожава информация за наскоро използвани документи за целите на сигурността, тогава той е лишен от бърз достъп до тях и в противен случай рискува да стане жертва на нападатели. Има обаче изход - можете да използвате специализираната помощна програма ActualDoc, която разширява възможностите на Windows по отношение на работата с най-новите документи.

Ако необходимият документ е създаден отдавна и следователно не може да се появи в списъка с наскоро отворени документи (както вградени в Windows, така и в списъка ActualDoc), тогава ще трябва да прибегнете до търсенето му. Тук възниква друг проблем - като правило потребителят не помни името на документа (както и датата на създаването му), но знае кои ключови думи се появяват в текста. Това означава, че трябва да търсите документ по фрагменти от текста, включен в него - уви, въпреки че тази задача може да бъде решена с помощта на вградените инструменти на Windows или, например, Word, тя е много посредствена. И въпросът не е само, че такова търсене не е съвсем очевидно и се извършва бавно - понякога можете да живеете с това. По-важното е, че не всички файлове ще бъдат намерени - морфологичните особености на руския език няма да бъдат взети предвид при търсенето, така че файловете, в които търсените думи имат различно окончание на падеж, ще останат неоткрити. В същото време специализирани помощни програми за търсене като „Snoop“ (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000“ и Phoenix Search (http ://indexlab.net/), могат бързо да намерят необходимите документи, независимо от местоположението им. Най-атрактивен сред споменатите решения като съотношение цена/качество ни се струва пакетът Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Разработчик: Софтуер Flexigen

Размер на разпространение:Стандартен - 4,1 MB, Професионален - 3,6 MB

Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003/Vista

Метод на разпространение: Standard - безплатен софтуер (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневна демо версия - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Цена: Standard - безплатно, Professional - $19.95

ActualDoc е нов мениджър на документи, който запомня използвани документи и осигурява бърз и сигурен достъп до тях. Програмата е проста и интуитивна, има удобен интерфейс с поддръжка на руски език (фиг. 5) и не изисква почти никакво време за овладяване, особено след като е придружена от цялостна система за помощ и следователно може да се превърне в незаменим инструмент както за професионалисти, така и за домашни потребители.

Ориз. 5. Интерфейс на програмата ActualDoc

ActualDoc следи изтеглянето на неограничен брой документи в рамките на определен от потребителя период (60 дни по подразбиране), поддържа повече от 40 файлови формата (текстови и графични файлове, MS Office документи и HTML документи, PDF файлове и др.) и ви позволява бързо да изтеглите всеки от тях. Намирането на необходимия документ в програмната среда не е проблем. Ако свитъкът от документи, които тя е запомнила, е относително малък, тогава можете да изберете документа директно от списъка. В противен случай би било по-разумно първо да ограничите списъка с възможни кандидати, като го филтрирате (възможно е филтриране по време). Оинтервал, по разширение и категория) или търсене по име на документ (като цяло) или по фрагмент от текста, включен в него (обаче търсенето в руски текст не винаги е успешно). Има и друг начин за бързо отваряне на желания документ - чрез вградени отметки (същите като в Internet Explorer; фиг. 6), които могат да бъдат присвоени на отделни често използвани документи и значително да ускорят достъпа до тях, тъй като няма нужда от търсене. Избраният документ е достъпен във вградения визуализатор - за преглед, търсене и копиране, както и във външно приложение - за редактиране и може да се използва за цялостна обработка, избирателно копиране на информация от него или за изпращане на документа по електронна поща. В същото време самият списък с документи може да бъде скрит от любопитни очи и защитен с парола - в този случай наскоро използваните файлове няма да се показват в менюто Старт -> Документи.

Ориз. 6. Отваряне на документ чрез показалец
в ActualDoc

Пакетът се предлага в две версии: безплатна базова Standard и платена Professional. Безплатната версия не ви позволява да преглеждате документи във вградени зрители, да използвате функцията за търсене (в резултат на това можете да търсите документи само визуално, преглеждайки пълния или филтриран списък), да създавате персонализирани категории и да редактирате отметки.

Архивист 3000 (3,82)

Разработчик:Ликасофт

Размер на разпространение: 3 MB

Работа под контрол: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Метод на разпространение: shareware (30-дневна демо версия - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Цена:студентски лиценз - 195 рубли, личен лиценз - 295 рубли, търговски лиценз - 900 рубли.

« Archivist 3000 е оптималното решение за бързо търсене на документи на 18 различни езика (включително руски, английски, немски и френски), насочени към широк кръг потребители. Програмата осигурява незабавен достъп до документи, намиращи се на вашия твърд диск, мрежа и преносими устройства (CD, DVD, ZIP и др.) и може да работи с всички популярни типове документи (PDF файлове, документи на MS Office, текстови файлове и др.). ). Може да търси в архиви (ZIP, RAR и др.), в имейл съобщения (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и прикачени към тях файлове. Освен това се поддържа търсене в базите данни Lotus Notes и Lotus Domino и в базите данни за съобщения ICQ, Odigo IM и Miranda IM.

Наред с редовното търсене по ключова дума или набор от ключови думи, програмата поддържа разширен режим на търсене с помощта на логически функции и може да търси документи не само по съдържание, но и по име на файл, дата на модификация, размер, тип документ, кодиране и др. ( Фиг. 7). Благодарение на пълната поддръжка на Unicode, търсенията се извършват правилно не само в документи на един език, но и в многоезични (например с текст на руски и немски едновременно). Възможно е дистанционно търсене на документи през Интернет с последващ достъп до намерените документи чрез всеки интернет браузър, например Internet Explorer. Резултатите от търсенето могат да бъдат представени в режим на извадка, когато се показват най-значимите (подходящи) фрагменти от избрани документи с подчертаване на намерените думи, и в режим на таблица, когато се показва кратка информация за документите (фиг. 8), чрез която те могат да бъдат сортирани.

Ориз. 7. Търсене на документи в средата Archivist 3000

Ориз. 8. Опции за представяне на резултатите от търсенето
в "Архивариус 3000"

Попълване на стандартни документи

Изготвянето на типови документи отнема значителна част от времето на тези потребители, които като част от задълженията си са ангажирани с подготовката на различни документи в застрахователни компании, банки, нотариални кантори, фирми, предоставящи различни видове услуги и др. По правило такива документи се създават в текстовия редактор на Word въз основа на първоначално разработени основни документи, в които част от променливата информация просто се заменя. В това няма нищо сложно, но при големи обеми документация грешките са неизбежни - можете например случайно да въведете данни на грешното място, където трябва да бъдат, или да изтриете няколко думи от документа и т.н. Затова е желателно само тези полета, в които трябва да се въвеждат данни, да са отворени за въвеждане, а целият останал текст да е блокиран. Разработчиците са предоставили възможност за създаване на такива документи в Word. Достатъчно е да се разработи серия от шаблони за всички стандартни документи, използвани в организацията, като всеки шаблон забранява промяната на постоянни данни (команда Инструменти -> Задаване на защита -> Забрана на всякакви промени, освен въвеждане на данни в полетата на формуляра) и обучавайте потребителите да създават документи с помощта на шаблони. За стандартни документи, където има сравнително малко променлива информация, такива шаблони ще бъдат напълно достатъчни, за да ускорят значително процеса на подготовка на документи и да намалят риска от грешки.

На практика обаче се използват много стандартни документи, в които променливата информация заема до половината от обема, а някои от променливите данни се повтарят няколко пъти под една или друга форма (фиг. 9) - например пълно име. в различни падежи думи за въведени дати или суми и др. В този случай използването на шаблони на Word не помага много, тъй като попълването на документи дори с помощта на шаблони ще отнеме много време, тъй като всички променливи данни ще трябва да бъдат въведени ръчно.

Ориз. 9. Пример за документ с голям обем
променлива информация

Има още една особеност на изготвянето на стандартни документи - често е необходимо да се подготви не един документ, а няколко наведнъж (например, за да се състави банков договор за откриване на депозитар, са необходими три или четири вида споразумения за подпис). Така една и съща информация трябва да се въвежда в различни документи, което също отнема много време и съответно се увеличава вероятността от грешка. Можете да подготвите такива документи много по-бързо, като използвате специализирани приложения, предназначени да автоматизират процеса на подготовка на стандартни документи, като AutoDoc или Blitz Document. Тези приложения също се основават на използването на шаблони, които, за разлика от обикновените шаблони на Word, не само ви позволяват да въвеждате данни в предвидените за това полета (за което потребителят трябва да попълни набор от формуляри с данни), но са също така може да трансформира въведените данни по програмиран начин, например може да замества числата в думи, склонение на думи и фрази според граматически падежи и др. В резултат на това необходимите документи се попълват бързо и броят на грешките, които могат да бъдат направени, е с порядък по-малък, отколкото при традиционното им изготвяне в Word. В допълнение, създаването на стандартни документи чрез специализирани решения също е привлекателно, защото всички създадени документи се каталогизират автоматично и намирането на някой от тях в бъдеще не е проблем, а потребителят не е длъжен да познава тънкостите на подготовката на документи, тъй като всички правни нюанси вече са взети предвид в шаблоните.

AutoDoc 1.2

Разработчик: EleWise

Размер на разпространение: 6 MB

Работа под контрол: Windows 2000/XP/2003

Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демо версия - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Цена:"AvtoDoc-Personal" - 1980 рубли, "AvtoDoc-Server" - 2980 рубли, "AvtoDoc-Client" - 1490 рубли.

"AutoDoc" е програма, която ви позволява да автоматизирате и ускорите процеса на попълване на стандартни документи с помощта на шаблони, създадени с помощта на MS Word и поддържане на архив от документи и записи, направени с помощта на тези шаблони. Процесът на генериране на нови документи в него е изключително автоматизиран - просто изберете желания бизнес сценарий от общия списък със сценарии (бизнес сценарий означава персонализиран шаблон) и попълнете формуляра за въвеждане с необходимите данни (фиг. 10). Създаденият документ може да бъде прегледан, запазен, отпечатан или отворен в Word за по-нататъшно редактиране.

Ориз. 10. Създаване на документ с помощта на скрипта “AutoDoc”.

Броят на вградените скриптове е малък (Фиг. 11), но може да бъде разширен с персонализирани скриптове, чийто процес на създаване е представен подробно и ясно в помощта и се контролира напълно от съветника и следователно е достъпен за повечето потребители. Разработването на нов скрипт включва извършването на пет стъпки: въвеждане на името на скрипта, създаване на шаблон, дефиниране на променливи, настройка и тестване на скрипта и запазването му за по-нататъшно редактиране (фиг. 12). На пръв поглед подготовката на шаблон може да предизвика известни затруднения, тъй като той трябва да бъде създаден ръчно в Word и това изисква познаване на скриптов език. Но на практика всичко е много по-просто - достатъчно е да разберете, че променливите се въвеждат във къдрави скоби и знакът $ се поставя пред тях, целият останал текст се отпечатва по обичайния начин (фиг. 13). Новите шаблони могат да се създават не само от нулата, но и въз основа на съществуващи шаблони или готови документи - в първия случай просто трябва да промените настройките на скрипта и да го тествате с променените настройки, а във втория отворете готов документ, заменете променящата се информация с променливи и я посочете в програмата като шаблон. Променливите могат да бъдат от няколко типа, включително тези, които позволяват:

въведете данни в няколко полета наведнъж: пълно име, паспортни данни, подробности за организацията и др.;
изберете стойност на променлива от набор от стойности;
извършване на различни операции и трансформации: изчисляване на процента на число или ДДС от сума, преобразуване на число в низ, въвеждане на текуща дата и др.;
посочете дума или фраза в определен падеж и др.

Документите, създадени според бизнес сценариите на AutoDoc, се запазват под формата на ясно структурирани записи и следователно по всяко време можете да намерите желания документ чрез филтриране или търсене, да го прегледате, отпечатате, регенерирате или изтриете.

Ориз. 11. Прозорец “AutoDoc” със списък на вградените групи
бизнес сценарии

Ориз. 12. Разработка на нов скрипт в AutoDoc

Ориз. 13. Пример за шаблонен текст в “AutoDoc”,
в който се появяват четири променливи: „номер“,
„месец“, „организация“ и „пълно име“

Програмата се предлага в две версии: еднопотребителска - "AvtoDoc-Personal" и многопотребителска (мрежова), представена от два модула - "AvtoDoc-Server" и "AvtoDoc-Client". В еднопотребителската версия всички компоненти на системата се намират на локалния компютър, а в многопотребителската версия базата данни от скриптове, шаблони и записи се инсталира на сървъра, а на потребителските компютри е само клиентската част инсталиран, което позволява използването на всички AutoDoc материали, съхранявани на сървъра.

Блиц документ 3.4.1

Разработчик: BlitzSoft

Размер на разпространение: 991 KB

Работа под контрол: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Метод на разпространение: shareware (функционално ограничена демо версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Цена: 500 търкайте.

Blitz Document е компактна програма за автоматично създаване на стандартни документи с помощта на шаблони на скриптове. Тя ви позволява бързо да генерирате документи въз основа на вградени шаблони, чийто брой е повече от 30 (фиг. 14), или персонализирани скриптове, които могат да бъдат разработени въз основа на вградени шаблони или празни оформления. Създаването на документ с помощта на готов скрипт е изключително просто - просто изберете вида на скрипта и следвайте инструкциите на съветника, който съвестно ще води потребителя през всички етапи на подготовка на документа (фиг. 15). Готовият документ може да бъде прегледан, отпечатан, редактиран във вградения текстов редактор (както променливи, така и постоянни данни могат да бъдат коригирани) или отворен за редактиране в Word.

Ориз. 14. Списък на вградените скриптове на Blitz Document

Ориз. 15. Създаване на скриптов документ
Блиц документ

Разработването на създадени шаблони е малко по-сложно, но също така ще бъде във възможностите на повечето потребители. Вярно е, че овладяването на тази функция ще отнеме известно време, тъй като, за съжаление, справочната информация, включена в програмата, е предназначена за достатъчно обучени потребители (тя е много оскъдна и не съдържа никакви илюстрации или примери). Технически, създаването на нов шаблон се състои от два етапа: избор на вграден шаблон или оформление, на базата на които ще бъде разработен нов шаблон, и последователна настройка на включените в него постоянни и променливи данни (фиг. 16). Константните данни се въвеждат в реалния им вид, но не директно в текста, а чрез диалогови прозорци. Информацията за променливите също се коригира по време на диалога и вече не се въвежда директно, а се заменя с променливи с етикети със заместващи символи, проектирани, като се вземе предвид скриптовият език, използван в програмата. Скриптовете могат не само да показват текста, въведен по време на генерирането на документ, но и да го променят с помощта на система от команди за заместване или трансформиране на данни. Например, предоставя се:

Ориз. 16. Разработване на нов шаблон на базата на оформлението
в Блиц Документ

Склонение на думи и изрази по граматически падежи;
преобразуване на числа в низове;
конвертиране на календарни дати в низове;
извършване на всякакви изчисления, използвани в правни и бизнес документи;
промяна на текста в зависимост от стойността на въведените данни и др.

Документите, създадени с помощта на Blitz Document, се записват в структурирани дневници - това ви позволява бързо да навигирате в документацията и почти незабавно да получите достъп до необходимите материали, например, за да ги отпечатате. Освен това документите могат да бъдат групирани във виртуални файлове, което е удобно за бърз достъп до материали, свързани с конкретен предмет или обект, фигуриращ в базата данни.

OCR текст в сканирани документи

Потребителите, които често трябва да преобразуват хартиени документи (страници от книга, вестник, списание или факс) в електронен редактируем формат, не могат без система за разпознаване на знаци или OCR (оптично разпознаване на знаци), предназначена за автоматично въвеждане на текст от хартиени документи в компютър. Теоретично можете да използвате програмата FineReader от ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - и двете са надеждни при работа и имат висока точност на разпознаване. Но пакетът FineReader има опростена и достъпна версия за домашни потребители, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, което го прави по-привлекателен за по-широка аудитория.

ABBYY FineReader 8.0

Разработчик: Софтуер ABBYY

Размер на разпространение: 40,5 MB

Работа под контрол: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Метод на разпространение: shareware (няма демо версия на FineReader Home Edition, функционално ограничена демо версия на FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Цена: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader е идеално решение за разпознаване на документи, в които се разпознава не само текстът, но и дизайнът, което осигурява точно предаване на таблици, картини и разделяне на текста в колони (фиг. 17). Програмата е лесна за използване, може да разпознава многоезични (поддържат се 179 езика) и многостранични документи. Възможно е разпознаване на целия документ или отделни негови страници. Резултатът може да бъде записан в един от често срещаните формати: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Възможно е да запазите резултатите от разпознаването стъпка по стъпка, за да елиминирате грешките. Реализирано е експортиране на резултатите от разпознаването директно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Вградената проверка на правописа (за 36 езика) ще помогне за ускоряване на проверката на резултата, а интеграцията с Microsoft Word ви позволява да извиквате програмата директно от Word, без да се разсейвате от работата с текста.

Ориз. 17. Резултат от разпознаване на документ
в ABBYY FineReader Home Edition

Програмата е представена в две версии: FineReader Home Edition, предназначена за начинаещи, и FineReader Professional Edition, насочена към професионалисти. Професионалната версия ви позволява да управлявате параметрите на разпознаване (смяна на режима, извършване на разпознаване с обучение) и има по-богат набор от функции за разпознаване (разпознаване на PDF файлове, текстове, заснети с цифрова камера и др.). В допълнение, Professional Edition предоставя повече различни формати за запис, добавена е възможност за разпознаване на баркодове и бързо разпознаване на екранни снимки с помощта на помощната програма Screenshot Reader.

Конвертиране на документи от PDF формат

Цялата техническа документация се доставя днес в PDF формат, в който се използва безплатната помощна програма Adobe Acrobat Reader за преглед на документи. Но доста често има нужда да използвате фрагменти от PDF файлове, когато подготвяте свои собствени документи или редактирате материали в PDF формат (например статия, договор, отчет и др.). В първия случай ще трябва да извлечете фрагменти от текст и/или изображения от PDF файлове (теоретично това може да стане с помощта на вградените инструменти на Acrobat Reader, но с много посредствени резултати). Във втория случай ще трябва да конвертирате PDF документи във формат за редактиране (например във формат Word), като същевременно запазите дизайна на оригиналния документ, който дори не е предвиден в Acrobat Reader. В такива случаи на помощ ще дойдат специални помощни програми, от които най-атрактивните пакети са ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ще разгледаме първия от тях - въпреки че е по-скъп, той има интерфейс на руски език и ви позволява да конвертирате PDF файлове в няколко редактируеми формата и може правилно да разпознава не само английски, но и руски текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Разработчик:Софтуер ABBYY

Размер на разпространение: 52 MB

Работа под контрол: Windows 2000 (SP2 или по-нова)/XP/Server 2003

Метод на разпространение: shareware (15-дневна демо версия - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Цена: 1490 рубли.

ABBYY PDF Transformer е помощна програма за конвертиране на PDF документи във формати на документи на Microsoft Word (фиг. 18), Excel, както и HTML и TXT файлове. Пакетът има интуитивен интерфейс и е много лесен за използване, така че дори начинаещи потребители ще могат да го овладеят.

ABBYY PDF Transformer може да конвертира всякакви PDF файлове, включително файлове без текстов слой (такива файлове най-често се получават от сканирани документи и представляват изображение на текст) и правилно обработва PDF файлове, съдържащи всяка комбинация от поддържани езици (включително руски и Английски). Помощната програма запазва точно дизайна на изходния документ (снимки, таблици, оформление на колони, връзки) и ви позволява да управлявате опциите за конвертиране и запазване. Например, можете ясно да дефинирате области, които трябва да се възприемат от програмата като текст или като изображение (което е важно за PDF файлове със сложен дизайн), да запазите готовия документ със същия дизайн като в оригинала или като колона на текст (със или без картинки - по желание) и др. Ако е необходимо, е възможно селективно конвертиране на отделни страници или дори техни фрагменти. Освен това ABBYY PDF Transformer може също така да извършва обратно преобразуване, което ви позволява да създавате PDF файлове от документи на Microsoft Word, таблици на Excel, презентации на PowerPoint, диаграми на Visio и HTML файлове, както и от почти всяко приложение, което поддържа отпечатване на документ (това е реализиран чрез виртуален принтер PDF-XChange за ABBYY PDF Transformer 2.0).