Ένα πρόγραμμα για τη διατήρηση ενός αρχείου εγγράφων. Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Πρόγραμμα καταγραφής εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας και εσωτερικών εγγράφων ενός οργανισμού.

Το προϊόν λογισμικού μπορεί να προσαρμοστεί για να ταιριάζει στις ανάγκες του οργανισμού σας.

Πληροφορίες σχετικά με όλη την αλληλογραφία της εταιρείας σας, καθώς και εσωτερικά έγγραφα (παραγγελίες, οδηγίες κ.λπ.) βρίσκονται σε ένα μέρος - Μητρώα εγγράφων και μπορείτε πάντα να βρείτε εύκολα αυτό που χρειάζεστε

Όλες οι πληροφορίες για κάθε εισερχόμενο, εξερχόμενο ή εσωτερικό έγγραφο παρουσιάζονται καθαρά στην Κάρτα του αντίστοιχου εγγράφου

Μπορείτε να προσαρμόσετε τη μορφή του αριθμού του εγγράφου όπως συνηθίζεται στις εργασίες γραφείου σας

Στην καθημερινή φασαρία της δουλειάς, δεν θα ξεχάσετε την προθεσμία για ένα ανεκπλήρωτο έγγραφο! Και δεν θα χρειαστεί να ταξινομήσετε μέσα από ένα σωρό χαρτιά αναζητώντας τέτοια έγγραφα - το πρόγραμμα θα σας τα υπενθυμίσει το ίδιο

Μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι θα λαμβάνουν ειδοποιήσεις: οι ειδοποιήσεις διαμορφώνονται για κάθε χρήστη. Υπάρχει επίσης η ευκαιρία να δείτε υπενθυμίσεις σε μορφή ημερολογίου!

Για να ξεκινήσετε να εργάζεστε με το πρόγραμμα, δεν χρειάζεται να εισάγετε μη αυτόματα έγγραφα για τα προηγούμενα χρόνια - μπορείτε να τα κατεβάσετε αυτόματα από ένα αρχείο Excel.

Παρέχεται βολική ομαδική εργασία σε έγγραφα με υποστήριξη για τη λειτουργία του δικτύου και τη δυνατότητα διαφοροποίησης των δικαιωμάτων. Η πρόσβαση και η εργασία με το πρόγραμμα "Καταχώρηση Οργανωτικών Εγγράφων 4.8" ρυθμίζονται αυστηρά: εφαρμόζονται τρία επίπεδα πρόσβασης ανάλογα με τις λειτουργίες που επιτρέπονται στον χρήστη - διαχειριστής, χρήστης και μόνο για προβολή (χωρίς δικαίωμα αλλαγών). Επιπλέον, είναι δυνατό να ρυθμίσετε την πρόσβαση σε αρχεία καταγραφής για κάθε επίπεδο πρόσβασης.

Η υποστήριξη για εργασία με σαρωτή θα σας επιτρέψει να φορτώσετε εύκολα σαρωμένα αντίγραφα πρωτότυπων εγγράφων στο πρόγραμμα· είναι δυνατή η ροή σάρωσης όταν χρησιμοποιείτε σαρωτή που υποστηρίζει αυτόματη τροφοδοσία φύλλων.

Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση των εγγράφων θα ενημερωθούν εγκαίρως για τη λήψη νέων εργασιών - το πρόγραμμα διαθέτει λειτουργίες για την αποστολή ειδοποιήσεων μέσω e-mail με τη δυνατότητα σύνδεσης αρχείων, αποθήκευσης μηνυμάτων και αναζήτησης τους

Διατήρηση εγγράφων οποιουδήποτε αριθμού εταιρειών σε ένα πρόγραμμα: όλες οι πληροφορίες για τα έγγραφα βρίσκονται σε ένα μέρος, είναι προσβάσιμες και παρουσιάζονται εύκολα

Η λειτουργία "Δείτε μόνο τα δικά σας έγγραφα" σάς επιτρέπει να διαιρείτε έγγραφα μεταξύ εκτελεστών, εξαλείφοντας τη δυνατότητα προβολής και διόρθωσης εγγράφων άλλων ατόμων.

Για να αρχειοθετείτε αυτόματα εκδόσεις αρχείων προγραμμάτων με την πάροδο του χρόνου σε καθημερινή βάση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα Automatic File Archiving.

Για να εγκαταστήσετε τη δωρεάν έκδοση του προγράμματος:

*Η υποστήριξη προϊόντων παρέχεται διαδικτυακά.

Η άδεια χρήσης για 1 χώρο εργασίας της τυπικής (μη SQL) έκδοσης του προγράμματος παρέχεται δωρεάν, χωρίς περιορισμούς.

Για να αγοράσετε επιπλέον σταθμούς εργασίας δικτύου, στείλτε μας ένα αίτημα στη διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από κακόβουλη χρήση. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε την JavaScript για να τη δείτε. , αναφέρετε σε αυτό το όνομα της εταιρείας σας, το όνομα του προϊόντος («Καταχώρηση οργανωτικών εγγράφων 4.8») και τον αριθμό των πρόσθετων θέσεων εργασίας και θα σας στείλουμε σύμβαση και τιμολόγιο.

Πληρώστε τον λογαριασμό με όποιον τρόπο σας βολεύει.

Μετά την πληρωμή, στείλτε στο Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από κακόβουλη χρήση. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε την JavaScript για να τη δείτε. επιβεβαίωση πληρωμής (αντίγραφο ή αριθμός εντολής πληρωμής, ημερομηνία και ποσό πληρωμής) και θα σας στείλουμε κωδικό εγγραφής και κωδικό ενεργοποίησης.

Τιμή του προγράμματος «Εγγραφή οργανωτικών εγγράφων 4.8»

Βασική έκδοση- 1 χώρος εργασίας - Δωρεάν

από τη 2η έως την 5η συμπεριλαμβανομένων - 4000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 6η έως τη 10η συμπεριλαμβανομένων - 3000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 11η έως την 20η συμπεριλαμβανομένων - 2000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 21η και περισσότερες - 1000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας

Υπολογιστής τιμής

0+1*4000=4000 τρίψτε.

0+4*4000+1*3000=19000 τρίψτε.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 τρίψτε.

*Στην τιμή περιλαμβάνεται 1 έτος τηλεφωνική και ηλεκτρονική τεχνική υποστήριξη.

* Η λειτουργία αποστολής αδειοδοτείται χωριστά, το κόστος μιας άδειας για 1 έτος είναι 4.000 ρούβλια. Όταν ενεργοποιείτε τη λειτουργία "Dispatcher".

Για οργανισμούς που απαιτούν αυξημένη αξιοπιστία αποθήκευσης δεδομένων και ασφάλεια πρόσβασηςυπάρχει εκδόσεις του προγράμματος Εγγραφή οργανωτικών εγγράφων για Microsoft SQL Server και PostgreSQL.

Για να αγοράσετε το πρόγραμμα «Καταχώρηση οργανωτικών εγγράφων" Έκδοση SQL:

1. Κατεβάστε την δοκιμαστική έκδοση του προγράμματος (αρχείο εγκατάστασης για MS SQL Server και PostgreSQL) και εγκαταστήστε το πρόγραμμα.

2. Στείλτε μας ένα αίτημα στο Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από κακόβουλη χρήση. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε την JavaScript για να τη δείτε. , αναφέρετε σε αυτό το όνομα της εταιρείας σας, το όνομα του προϊόντος ("Εγγραφή οργανωτικών εγγράφων 4.8 έκδοση MS SQL" ή "Καταχώρηση οργανωτικών εγγράφων 4.8 έκδοση PostgreSQL") και τον αριθμό των εργασιών και θα σας στείλουμε ένα συμβόλαιο και τιμολόγιο.

3. Πληρώστε τον λογαριασμό με όποιον τρόπο σας βολεύει.

4. Μετά την πληρωμή, στείλτε στο Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από κακόβουλη χρήση. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε την JavaScript για να τη δείτε. επιβεβαίωση πληρωμής (αντίγραφο ή αριθμός εντολής πληρωμής, ημερομηνία και ποσό πληρωμής) και θα σας στείλουμε κωδικό εγγραφής και κωδικό ενεργοποίησης.
Τα πρωτότυπα έγγραφα (συμφωνία, πράξη αποδοχής και μεταβίβασης δικαιωμάτων χρήσης, τιμολόγιο, τιμολόγιο, σύμβαση άδειας χρήσης) αποστέλλονται ταχυδρομικώς μετά την πληρωμή.

Τιμή του προγράμματος "Καταχώρηση οργανωτικών εγγράφων 4.8 έκδοση MS SQL"

Βασική έκδοση- 1 χώρος εργασίας - 9000 ρούβλια

Πρόσθετοι σταθμοί εργασίας (για συνεργασία δικτύου):
από τη 2η έως την 5η συμπεριλαμβανομένων - 6000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 6η έως τη 10η συμπεριλαμβανομένων - 5000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 11η έως την 20η συμπεριλαμβανομένων - 4000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 21η και περισσότερες - 3000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας

Για να υπολογίσετε το κόστος των αδειών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Υπολογιστής τιμής

Παράδειγμα υπολογισμού κόστους για 2 θέσεις εργασίας:
9000+1*6000=15000 τρίψτε.

Παράδειγμα υπολογισμού κόστους για 6 θέσεις εργασίας:
9000+4*6000 +1*5000 = 38.000 τρίψιμο.

Παράδειγμα υπολογισμού κόστους για 25 θέσεις εργασίας:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 τρίψτε.

Όταν επιλέγετε την επιλογή εκτεταμένης εγγύησης, το κόστος ενός επιπλέον έτους υποστήριξης ανέρχεται στο 20% του κόστους της άδειας.

* Η περίοδος άδειας δεν είναι περιορισμένη.

"Αίθουσα ελέγχου" 1 μήνας παρέχεται δωρεάν, το κόστος μιας άδειας απεριόριστου χρόνου είναι 12.000 ρούβλια.

PostgreSQLείναι ένας διακομιστής SQL που διανέμεται ελεύθερα που είναι μια αξιόλογη εναλλακτική του εμπορικού Microsoft SQL Server. Το PostgreSQL DBMS είναι ιδιαίτερα σημαντικό για κυβερνητικούς φορείς ως μέρος της συμμόρφωσης με την πολιτική χρήσης ρωσικών προϊόντων λογισμικού.

Τιμή του προγράμματος "Καταχώρηση οργανωτικών εγγράφων 4.8 έκδοση PostgreSQL"

Βασική έκδοση- 1 χώρος εργασίας - 10.000 ρούβλια

Πρόσθετοι σταθμοί εργασίας (για συνεργασία δικτύου):
από τη 2η έως την 5η συμπεριλαμβανομένων - 7000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 6η έως τη 10η συμπεριλαμβανομένων - 6000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 11η έως την 20η συμπεριλαμβανομένων - 5000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας
από την 21η και περισσότερες - 4000 ρούβλια για 1 χώρο εργασίας

Για να υπολογίσετε το κόστος των αδειών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Υπολογιστής τιμής

Παράδειγμα υπολογισμού κόστους για 2 θέσεις εργασίας:
10000+1*7000=17000 τρίψτε.

Παράδειγμα υπολογισμού κόστους για 6 θέσεις εργασίας:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 τρίψτε.

Παράδειγμα υπολογισμού κόστους για 25 θέσεις εργασίας:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 τρίψτε.

*Στην τιμή περιλαμβάνεται 1 έτος τηλεφωνική και ηλεκτρονική τεχνική υποστήριξη. Όταν επιλέγετε την επιλογή εκτεταμένης εγγύησης, το κόστος ενός επιπλέον έτους υποστήριξης ανέρχεται στο 20% του κόστους της άδειας.

* Η περίοδος άδειας δεν είναι περιορισμένη.

* Η λειτουργία αποστολής αδειοδοτείται χωριστά, το κόστος μιας άδειας για 1 έτος είναι 4.000 ρούβλια. Όταν ενεργοποιείτε τη λειτουργία "Αίθουσα ελέγχου" 1 μήνας παρέχεται δωρεάν, το κόστος μιας άδειας απεριόριστου χρόνου είναι 12.000 ρούβλια.

Μεταξύ των χρηστών του προγράμματος Κρατική Ενιαία Επιχείρηση της Πόλης της Μόσχας "Γραφείο Ανασυγκρότησης και Ανάπτυξης Μοναδικών Αντικειμένων", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Commercial Bank "RBA", LLC "Multi-profile Processing Company", JSC "Tsentromashproekt", JSC "Krasnogorsk Plant" "Electrodvigatel", Κρατικό Δημόσιο Ίδρυμα της Δημοκρατίας του Νταγκεστάν "Διεύθυνση του Ενιαίου Κρατικού Πελάτη-Προγραμματιστή" της πόλης Makhachkala και πολλά άλλα.

Η εργασία με έγγραφα απαιτεί πολύ χρόνο από τους χρήστες, ειδικά τους υπαλλήλους γραφείου. Υπάρχουν όμως πολλά προγράμματα που μπορούν να βελτιστοποιήσουν σημαντικά τη χειρωνακτική εργασία κατά την εργασία με έγγραφα αυτοματοποιώντας ορισμένες διαδικασίες. Πολλές από αυτές τις λύσεις είναι εύχρηστες, πολύ βολικές και φθηνές, και ως εκ τούτου είναι διαθέσιμες σε ένα ευρύ φάσμα χρηστών. Τέτοια προγράμματα θα συζητηθούν σε αυτό το άρθρο.

Οργάνωση εγγράφων

Οι χρήστες που έχουν να αντιμετωπίσουν μεγάλο αριθμό ηλεκτρονικών εγγράφων γνωρίζουν καλά την κατάσταση όταν, ακόμη και παρά το αυστηρό σύστημα καταλόγων και υποκαταλόγων, χρειάζεται πολύς χρόνος για να βρεθεί το σωστό έγγραφο. Μία από τις επιλογές για την επίλυση αυτού του προβλήματος είναι η χρήση ενός ειδικού προγράμματος καταλογογράφησης, το κύριο καθήκον του οποίου είναι η οργάνωση και η ταξινόμηση δεδομένων, η οποία τελικά εξασφαλίζει μια γρήγορη αναζήτηση για τις απαραίτητες πληροφορίες. Υπάρχει μια τεράστια ποικιλία τέτοιων καταλόγων στην αγορά, και όλοι τους επικεντρώνονται στην καταλογογράφηση είτε δίσκων, φακέλων και αρχείων, είτε ορισμένων εξαιρετικά εξειδικευμένων πληροφοριών (ταινίες, νομίσματα, γραμματόσημα κ.λπ.). Οποιοσδήποτε γενικός κατάλογος που σας επιτρέπει να καταλογίζετε φακέλους και αρχεία διαφορετικών τύπων είναι κατάλληλος για την καταλογογράφηση εγγράφων. Η καλύτερη από αυτές τις λύσεις είναι το πακέτο WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), αλλά είναι αρκετά ακριβό και οι δυνατότητές του είναι σαφώς περιττές για πολλούς χρήστες. Για τους περισσότερους ανθρώπους, η χρήση του πακέτου WinCatalog Standard θα είναι επαρκής.

Ένας άλλος τρόπος είναι να συνδυαστούν τα σχετικά έγγραφα σε πολύπλοκα ιεραρχικά δομημένα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε αρχεία δεδομένων που αντιστοιχούν σε αυτές τις δομές. Σε τέτοια δομημένα έγγραφα, είναι πολύ πιο βολικό να πλοηγηθείτε και να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε χάρη στις δυνατότητες δομής και προηγμένης αναζήτησης εντός του εγγράφου. Επιπλέον, μια τέτοια δομή σάς επιτρέπει να πραγματοποιείτε εξωτερικές αναζητήσεις και να αναζητάτε έγγραφα με βάση τμήματα του κειμένου που περιλαμβάνονται σε αυτές. Για παράδειγμα, το πακέτο Maple έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία ιεραρχικά δομημένων εγγράφων.

WinCatalog Standard

Προγραμματιστής: WinCatalog.com

Μέγεθος διανομής: 1,62 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Μέθοδος διανομής: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Τιμή: 200 τρίψτε.

Το WinCatalog Standard είναι ένας εύχρηστος πολυλειτουργικός καταλογιστής με σαφή διεπαφή στη ρωσική γλώσσα (Εικ. 1). Το πακέτο σάς επιτρέπει να καταγράφετε δεδομένα από οποιοδήποτε μέσο αποθήκευσης που μπορεί να συνδεθεί σε υπολογιστή: δισκέτες, σκληρούς δίσκους και μονάδες δικτύου, κανονικά CD και δίσκους ήχου, δίσκους Zip κ.λπ. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να ταξινομήσετε και να οργανώσετε τυχόν φακέλους και αρχεία, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Μπορείτε να εισάγετε δεδομένα στον κατάλογο είτε χειροκίνητα (απευθείας σε εικονικούς φακέλους) είτε σαρώνοντας δίσκους (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων Zip που βρίσκονται εκεί) - σε αυτήν την περίπτωση, για ευκολία προσανατολισμού, οι φάκελοι και τα αρχεία που εξάγονται από δίσκους είναι καλύτερα να ταξινομούνται σε εικονικούς φακέλους. οι οποίες, χάρη στην υποστήριξη, οι λειτουργίες μεταφοράς και απόθεσης δεν θα χρειαστούν πολύ χρόνο.

Ρύζι. 1. Τυπική διεπαφή WinCatalog

Η γενική διαχείριση καταλόγου είναι εύκολη και βολική. Η διαίρεση των δεδομένων σε θεματικούς φακέλους απλοποιεί σημαντικά τον προσανατολισμό και η τοποθέτηση των φακέλων και των ένθετων στοιχείων τους μπορεί εύκολα να αλλάξει με απλή μεταφορά και απόθεση. Σύνθετη αναζήτηση (κατά όνομα, σχόλιο, μέγεθος και ημερομηνία τροποποίησης, Εικ. 2), που υποστηρίζει λειτουργίες Boolean και τη δυνατότητα επιλογής συγκεκριμένου φακέλου για αναζήτηση, καθώς και λαμβάνοντας υπόψη λέξεις-κλειδιά (μπορούν να προστεθούν με σύνεση σε μεμονωμένα στοιχεία καταλόγου), σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα το επιθυμητό έγγραφο και να βρείτε διπλότυπα - αφαιρέστε τα διπλά στοιχεία από τη συλλογή. Η εξαγωγή ολόκληρου ή μέρους του καταλόγου τεκμηρίωσης σε ένα αρχείο CVS καθιστά δυνατή την επεξεργασία των δεδομένων σε άλλη εφαρμογή (για παράδειγμα, MS Excel) και η εξαγωγή σε ένα αρχείο HTML είναι βολική για την εκτύπωση του καταλόγου.

Ρύζι. 2. Αναζήτηση εγγράφων στο WinCatalog Standard

Σφενδάμι 6.25

Προγραμματιστής: Crystal Office Systems

Μέγεθος διανομής: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows (όλες οι εκδόσεις)

Μέθοδος διανομής: shareware (έκδοση επίδειξης 30 ημερών: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Τιμή: Maple - 21,95 $, Maple Professional - 30,95 $

Το Maple είναι ένας εύχρηστος διαχειριστής εγγράφων που σας επιτρέπει να συνδυάσετε διάφορα υλικά σε ιεραρχικές δομές και τελικά να αποκτήσετε δομημένα έγγραφα: επιχειρηματικά σχέδια, αναφορές, αναλυτικές σημειώσεις, φυλλάδια κ.λπ. Σε τέτοια ιεραρχικά δέντρα εγγράφων, οι διάφορες πληροφορίες παρουσιάζονται πιο ξεκάθαρα και η εύρεση οποιουδήποτε εγγράφου είναι πολύ πιο εύκολη από ό,τι με την τυπική καταλογογράφηση. Για να προβάλετε έγγραφα που δημιουργούνται στο Maple, χρειάζεστε ένα ειδικό πρόγραμμα προβολής, το Maple Reader, το οποίο μπορείτε να λάβετε δωρεάν στη διεύθυνση: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Το πακέτο έχει φιλική προς το χρήστη διεπαφή (Εικ. 3) και είναι τόσο εύκολο στην εκμάθηση που ακόμη και η έλλειψη ρωσικής τοπικής προσαρμογής του προγράμματος δεν θα αποτελέσει εμπόδιο για τους περισσότερους χρήστες, και επομένως αυτή η λύση μπορεί να προταθεί στο ευρύτερο κοινό.

Ρύζι. 3. Διεπαφή προγράμματος Maple

Ο διαχειριστής είναι διαθέσιμος σε δύο εκδόσεις: βασικό Maple και εκτεταμένο Maple Professional. Μεταξύ των θεμελιωδών διαφορών της εκτεταμένης έκδοσης είναι η παρουσία πρόσθετων λειτουργιών όπως η αναζήτηση εγγράφων, ο γραμματικός έλεγχος, η κρυπτογράφηση αρχείων και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ιεραρχικών δομών.

Η βάση οποιουδήποτε εγγράφου στο Maple είναι ένα ιεραρχικό δέντρο κόμβων, το επίπεδο ένθεσης των υποκόμβων στους οποίους, καθώς και ο αριθμός τους, είναι απεριόριστος. Κάθε κόμβος είναι ένα ξεχωριστό έγγραφο που περιέχει όχι μόνο κείμενο (πληκτρολογημένο απευθείας, επικολλημένο από το πρόχειρο ή εισαγωγή από έγγραφα σε μορφές RTF, DOC, WRI και HTML), αλλά και υλικό πίνακα, γραφήματα, συνδέσμους σε βασικά τμήματα του τελικού εγγράφου ή αρχείων , και τα λοιπά. Κατά την προετοιμασία εγγράφων, είναι δυνατό να χρησιμοποιήσετε ένα τυπικό σύνολο λειτουργιών για εργασία με κείμενο: αλλαγή του τύπου και του μεγέθους γραμματοσειράς, δημιουργία λιστών, μορφοποίηση παραγράφων, χρήση στυλ κ.λπ. Η ενσωμάτωση με το MS Word σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τον ορθογραφικό έλεγχο που είναι ενσωματωμένος MS Word για έλεγχο γραμματικής και αναζήτηση συνωνύμων όχι μόνο στα αγγλικά, αλλά και στα ρωσικά. Το ενσωματωμένο σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας συμπιεσμένων αντιγράφων ασφαλείας ιεραρχικών εγγράφων (σε μορφές ZIP και CAB). Ο ενσωματωμένος οδηγός κρυπτογράφησης σάς βοηθά να κρυπτογραφείτε ευαίσθητα έγγραφα χρησιμοποιώντας τον κρυπτογραφικό αλγόριθμο Blowfish. Και η ενότητα αναζήτησης Finder σάς επιτρέπει να βρίσκετε γρήγορα τα απαραίτητα έγγραφα ανά τμήμα ονόματος, συγγραφέα, σχόλια, περιεχόμενο (Εικ. 4) κ.λπ.

Ρύζι. 4. Αναζήτηση εγγράφων κατά περιεχόμενο
σε αυτά το κείμενο στο Maple

Γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα

Η τεχνολογία της προετοιμασίας εγγράφων από υπολογιστή προϋποθέτει ότι τα έγγραφα που δημιουργούνται χρησιμοποιούνται στη συνέχεια επανειλημμένα. Για παράδειγμα, κατά την ανάπτυξη ενός νέου εγγράφου, μπορεί να χρειαστείτε μία ή δύο παραγράφους από το χθεσινό έγγραφο ή το νέο έγγραφο είναι γενικά αντίγραφο του παλιού, αλλά με αλλαγμένες πληροφορίες μεταβλητής κ.λπ.

Δυστυχώς, ο χρήστης δεν μπορεί πάντα να θυμάται το όνομα ενός σημαντικού εγγράφου που δημιουργήθηκε προχθές και μερικές φορές δεν έχει την παραμικρή ιδέα για το πού να το αναζητήσει. Φυσικά, πρέπει να δώσετε στα έγγραφα ουσιαστικά ονόματα και να τα αποθηκεύσετε, τηρώντας τη σαφή καταλογογράφηση, αλλά, δυστυχώς, συμβαίνει διαφορετικά, λόγω βιασύνης, κλήσεων που αποσπούν την προσοχή κ.λπ. Ως αποτέλεσμα, η αναζήτηση του απαιτούμενου εγγράφου μπορεί να πάρει πολύ πολύτιμο χρόνο - σε τελική ανάλυση, δεν είναι καθόλου γεγονός ότι θα μπορείτε να το ανοίξετε μέσω της λίστας των Windows με συνδέσμους προς τα πιο πρόσφατα έγγραφα που είναι προσβάσιμα μέσω του μενού Έναρξη . Το γεγονός είναι ότι αυτή η λίστα:

περιορίζεται σε 15 έγγραφα - αυτό σημαίνει ότι η πιθανότητα να συμπεριληφθούν έγγραφα, για παράδειγμα, πριν από μια εβδομάδα είναι πρακτικά μηδενική.
δεν σας επιτρέπει να εντοπίσετε ένα έγγραφο εάν θυμάστε μέρος του κειμένου, αλλά ξεχάσατε το όνομα του αρχείου.
δεν περιλαμβάνει έγγραφα με το ίδιο όνομα (αλλά ταυτόχρονα διαφορετικά) που είναι αποθηκευμένα με το ίδιο όνομα, αλλά σε διαφορετικούς φακέλους, κάτι που είναι σημαντικό, για παράδειγμα, όταν εργάζεστε μαζί σε ένα έγγραφο με το σχηματισμό πολλών από τις εκδόσεις του.

Υπάρχει ένα ακόμη πρόβλημα - η λίστα των πρόσφατων εγγράφων που παρέχονται στα Windows είναι ένα από τα κανάλια για τη διαρροή εμπιστευτικών δεδομένων, καθώς οποιοσδήποτε χρήστης (συμπεριλαμβανομένου ενός εισβολέα) μπορεί να τη χρησιμοποιήσει για να μάθει τη φύση της δραστηριότητας του υπολογιστή του κατόχου. Επομένως, συνιστάται να καθαρίζετε τακτικά αυτήν τη λίστα, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας βοηθητικά προγράμματα για την αφαίρεση "άχρηστων" δεδομένων από το δίσκο. Ως αποτέλεσμα, προκύπτει μια φαινομενικά παράδοξη κατάσταση: εάν ένας χρήστης καταστρέφει τακτικά πληροφορίες σχετικά με έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα για λόγους ασφαλείας, τότε στερείται της γρήγορης πρόσβασης σε αυτά και διαφορετικά κινδυνεύει να γίνει θύμα επιτιθέμενων. Ωστόσο, υπάρχει μια διέξοδος - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εξειδικευμένο βοηθητικό πρόγραμμα ActualDoc, το οποίο επεκτείνει τις δυνατότητες των Windows όσον αφορά την εργασία με τα πιο πρόσφατα έγγραφα.

Εάν το απαιτούμενο έγγραφο δημιουργήθηκε εδώ και πολύ καιρό και επομένως δεν μπορεί να εμφανιστεί στη λίστα των εγγράφων που έχουν ανοίξει πρόσφατα (τόσο ενσωματωμένο στα Windows όσο και στη λίστα ActualDoc), τότε θα πρέπει να καταφύγετε στην αναζήτησή του. Ένα άλλο πρόβλημα προκύπτει εδώ - κατά κανόνα, ο χρήστης δεν θυμάται το όνομα του εγγράφου (καθώς και την ημερομηνία δημιουργίας του), αλλά γνωρίζει ποιες λέξεις-κλειδιά εμφανίζονται στο κείμενο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αναζητήσετε ένα έγγραφο με τμήματα του κειμένου που περιλαμβάνεται σε αυτό - δυστυχώς, αν και αυτή η εργασία μπορεί να λυθεί χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα εργαλεία των Windows ή, για παράδειγμα, του Word, είναι πολύ μέτρια. Και το θέμα δεν είναι μόνο ότι μια τέτοια αναζήτηση δεν είναι εντελώς προφανής και εκτελείται αργά - μερικές φορές μπορείς να ζήσεις με αυτό. Αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι ότι δεν θα βρεθούν όλα τα αρχεία - τα μορφολογικά χαρακτηριστικά της ρωσικής γλώσσας δεν θα ληφθούν υπόψη κατά την αναζήτηση, επομένως τα αρχεία στα οποία οι αναζητούμενες λέξεις έχουν διαφορετική κατάληξη πεζών-κεφαλαίων θα παραμείνουν αδιάφορα. Ταυτόχρονα, εξειδικευμένα βοηθητικά προγράμματα αναζήτησης όπως το "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/), το Superior Search (http://superiorsearch.ru/), το "Archivarius 3000" και το Phoenix Search (http ://indexlab.net/), μπορεί να βρει γρήγορα τα απαραίτητα έγγραφα ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Η πιο ελκυστική από τις προαναφερθείσες λύσεις σε σχέση τιμής/ποιότητας μας φαίνεται να είναι το πακέτο Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Προγραμματιστής: Λογισμικό Flexigen

Μέγεθος διανομής: Standard - 4,1 MB, Professional - 3,6 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 2000/XP/2003/Vista

Μέθοδος διανομής:Τυπικό - δωρεάν λογισμικό (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Επαγγελματικό - κοινόχρηστο λογισμικό (έκδοση επίδειξης 14 ημερών - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

Τιμή: Τυπικό - δωρεάν, Επαγγελματικό - 19,95 $

Το ActualDoc είναι ένας πρόσφατος διαχειριστής εγγράφων που θυμάται τα χρησιμοποιημένα έγγραφα και παρέχει γρήγορη και ασφαλή πρόσβαση σε αυτά. Το πρόγραμμα είναι απλό και διαισθητικό, έχει μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή με υποστήριξη για τη ρωσική γλώσσα (Εικ. 5) και δεν απαιτεί σχεδόν καθόλου χρόνο για να κυριαρχήσει, ειδικά επειδή συνοδεύεται από ένα ολοκληρωμένο σύστημα βοήθειας και ως εκ τούτου μπορεί να γίνει ένα απαραίτητο εργαλείο τόσο για επαγγελματίες όσο και για οικιακούς χρήστες.

Ρύζι. 5. Διεπαφή προγράμματος ActualDoc

Το ActualDoc παρακολουθεί τη λήψη ενός απεριόριστου αριθμού εγγράφων εντός μιας καθορισμένης από τον χρήστη περιόδου (60 ημέρες από προεπιλογή), υποστηρίζει περισσότερες από 40 μορφές αρχείων (κείμενο και αρχεία γραφικών, έγγραφα MS Office και έγγραφα HTML, αρχεία PDF κ.λπ.) και σας επιτρέπει να κατεβάσετε γρήγορα οποιοδήποτε από αυτά. Η εύρεση του απαιτούμενου εγγράφου στο περιβάλλον του προγράμματος δεν αποτελεί πρόβλημα. Εάν η κύλιση των εγγράφων που έχει απομνημονεύσει είναι σχετικά μικρή, τότε μπορείτε να επιλέξετε το έγγραφο απευθείας από τη λίστα. Διαφορετικά, θα ήταν σοφότερο να περιορίσετε πρώτα τη λίστα των πιθανών υποψηφίων φιλτράροντάς την (φιλτράρισμα κατά χρόνο είναι δυνατό). Ομεσοδιάστημα, κατά επέκταση και κατηγορία) ή αναζήτηση με βάση το όνομα του εγγράφου (γενικά) ή από ένα τμήμα του κειμένου που περιλαμβάνεται σε αυτό (ωστόσο, η αναζήτηση σε ρωσικό κείμενο δεν είναι πάντα επιτυχής). Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να ανοίξετε γρήγορα το επιθυμητό έγγραφο - μέσω ενσωματωμένων σελιδοδεικτών (όπως στον Internet Explorer, Εικ. 6), οι οποίοι μπορούν να αντιστοιχιστούν σε μεμονωμένα έγγραφα που χρησιμοποιούνται συχνά και να επιταχύνουν σημαντικά την πρόσβαση σε αυτά, καθώς δεν υπάρχει χρειάζεται αναζήτηση. Το επιλεγμένο έγγραφο είναι διαθέσιμο στην ενσωματωμένη προβολή - για προβολή, αναζήτηση και αντιγραφή, καθώς και σε εξωτερική εφαρμογή - για επεξεργασία και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πλήρη επεξεργασία, επιλεκτική αντιγραφή πληροφοριών από αυτό ή για αποστολή του εγγράφου από ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ. Ταυτόχρονα, η ίδια η λίστα των εγγράφων μπορεί να κρυφτεί από τα αδιάκριτα βλέμματα και να προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης - σε αυτήν την περίπτωση, τα αρχεία που χρησιμοποιήθηκαν πρόσφατα δεν θα εμφανίζονται στο μενού Έναρξη -> Έγγραφα.

Ρύζι. 6. Άνοιγμα εγγράφου μέσω σελιδοδείκτη
στο ActualDoc

Το πακέτο διατίθεται σε δύο εκδόσεις: τη δωρεάν βασική Standard και την επί πληρωμή Professional. Η δωρεάν έκδοση δεν σας επιτρέπει να προβάλετε έγγραφα σε ενσωματωμένα προγράμματα προβολής, να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησης (ως αποτέλεσμα, μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα μόνο οπτικά, προβάλλοντας την πλήρη ή φιλτραρισμένη λίστα), να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες κατηγορίες και να επεξεργαστείτε σελιδοδείκτες.

Αρχειοθέτης 3000 (3.82)

Προγραμματιστής: Likasoft

Μέγεθος διανομής: 3 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Μέθοδος διανομής: shareware (έκδοση επίδειξης 30 ημερών - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Τιμή:φοιτητική άδεια - 195 ρούβλια, προσωπική άδεια - 295 ρούβλια, εμπορική άδεια - 900 ρούβλια.

« Το Archivist 3000 είναι η βέλτιστη λύση για γρήγορη αναζήτηση εγγράφων σε 18 διαφορετικές γλώσσες (συμπεριλαμβανομένων των ρωσικών, αγγλικών, γερμανικών και γαλλικών), που απευθύνεται σε ένα ευρύ φάσμα χρηστών. Το πρόγραμμα παρέχει άμεση πρόσβαση σε έγγραφα που βρίσκονται στον σκληρό σας δίσκο, στο δίκτυο και στις αφαιρούμενες μονάδες (CD, DVD, ZIP κ.λπ.) και μπορεί να λειτουργήσει με όλους τους δημοφιλείς τύπους εγγράφων (αρχεία PDF, έγγραφα MS Office, αρχεία κειμένου κ.λπ. ). ). Μπορεί να κάνει αναζήτηση σε αρχεία (ZIP, RAR κ.λπ.), σε μηνύματα email (Outlook, Outlook Express, The Bat!, κ.λπ.) και σε αρχεία που είναι συνημμένα σε αυτά. Επιπλέον, υποστηρίζεται η αναζήτηση στις βάσεις δεδομένων Lotus Notes και Lotus Domino και στις βάσεις δεδομένων μηνυμάτων ICQ, Odigo IM και Miranda IM.

Μαζί με την τακτική αναζήτηση ανά λέξη-κλειδί ή σύνολο λέξεων-κλειδιών, το πρόγραμμα υποστηρίζει μια σύνθετη λειτουργία αναζήτησης χρησιμοποιώντας λογικές λειτουργίες και μπορεί να αναζητήσει έγγραφα όχι μόνο κατά περιεχόμενο, αλλά και κατά όνομα αρχείου, ημερομηνία τροποποίησης, μέγεθος, τύπο εγγράφου, κωδικοποίηση κ.λπ. ( Εικ. 7). Χάρη στην πλήρη υποστήριξη Unicode, οι αναζητήσεις εκτελούνται σωστά όχι μόνο σε έγγραφα σε μία γλώσσα, αλλά και σε πολύγλωσσα (για παράδειγμα, με κείμενο στα ρωσικά και γερμανικά ταυτόχρονα). Είναι δυνατή η απομακρυσμένη αναζήτηση εγγράφων μέσω του Διαδικτύου με επακόλουθη πρόσβαση στα έγγραφα που βρέθηκαν μέσω οποιουδήποτε προγράμματος περιήγησης στο Διαδίκτυο, για παράδειγμα, του Internet Explorer. Τα αποτελέσματα αναζήτησης μπορούν να παρουσιαστούν σε λειτουργία αποσπάσματος, όταν εμφανίζονται τα πιο σημαντικά (σχετικά) τμήματα επιλεγμένων εγγράφων με επισήμανση των λέξεων που βρέθηκαν και σε λειτουργία πίνακα, όταν εμφανίζονται σύντομες πληροφορίες για τα έγγραφα (Εικ. 8), με την οποία μπορούν να ταξινομηθούν.

Ρύζι. 7. Αναζήτηση εγγράφων στο περιβάλλον Archivist 3000

Ρύζι. 8. Επιλογές για την παρουσίαση των αποτελεσμάτων αναζήτησης
στο "Archivarius 3000"

Συμπλήρωση τυπικών εγγράφων

Η προετοιμασία τυποποιημένων εγγράφων καταλαμβάνει σημαντικό μέρος του χρόνου εκείνων των χρηστών που, ως μέρος των καθηκόντων τους, ασχολούνται με την προετοιμασία διαφόρων εγγράφων σε ασφαλιστικές εταιρείες, τράπεζες, συμβολαιογραφεία, εταιρείες παροχής διαφόρων ειδών υπηρεσιών κ.λπ. Κατά κανόνα, τέτοια έγγραφα δημιουργούνται στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του Word με βάση τα αρχικά αναπτυγμένα βασικά έγγραφα, στα οποία απλώς αντικαθίστανται ορισμένες μεταβλητές πληροφορίες. Δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο σε αυτό, αλλά με μεγάλους όγκους τεκμηρίωσης, τα σφάλματα είναι αναπόφευκτα - μπορείτε, για παράδειγμα, να εισαγάγετε κατά λάθος δεδομένα σε λάθος μέρος όπου υποτίθεται ότι βρίσκονται ή να διαγράψετε πολλές λέξεις του εγγράφου κ.λπ. Επομένως, είναι επιθυμητό μόνο εκείνα τα πεδία στα οποία πρέπει να εισαχθούν δεδομένα να είναι ανοιχτά για εισαγωγή και όλο το άλλο κείμενο να είναι αποκλεισμένο. Οι προγραμματιστές έχουν παράσχει τη δυνατότητα δημιουργίας τέτοιων εγγράφων στο Word. Αρκεί να αναπτυχθεί μια σειρά προτύπων για όλα τα τυπικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται στον οργανισμό, ώστε κάθε πρότυπο να απαγορεύει την αλλαγή μόνιμων δεδομένων (εντολή Εργαλεία -> Ρύθμιση προστασίας -> Απαγόρευση τυχόν αλλαγών εκτός από την εισαγωγή δεδομένων σε πεδία φόρμας) και εκπαιδεύστε τους χρήστες να δημιουργούν έγγραφα χρησιμοποιώντας πρότυπα. Για τυπικά έγγραφα, όπου υπάρχουν σχετικά λίγες μεταβλητές πληροφορίες, τέτοια πρότυπα θα είναι αρκετά επαρκή για να επιταχύνουν σημαντικά τη διαδικασία προετοιμασίας των εγγράφων και να μειώσουν τον κίνδυνο σφαλμάτων.

Ωστόσο, στην πράξη, χρησιμοποιούνται πολλά τυπικά έγγραφα στα οποία οι πληροφορίες μεταβλητών καταλαμβάνουν έως και το ήμισυ του όγκου και ορισμένα από τα μεταβλητά δεδομένα επαναλαμβάνονται πολλές φορές με τη μία ή την άλλη μορφή (Εικ. 9) - για παράδειγμα, πλήρες όνομα. σε διαφορετικές περιπτώσεις, λέξεις για καταχωρημένες ημερομηνίες ή ποσά κ.λπ. Σε αυτήν την περίπτωση, η χρήση προτύπων του Word δεν βοηθάει πολύ, καθώς η συμπλήρωση εγγράφων ακόμη και με τη χρήση προτύπων θα πάρει πολύ χρόνο, επειδή όλα τα μεταβλητά δεδομένα θα πρέπει να εισαχθούν χειροκίνητα.

Ρύζι. 9. Παράδειγμα εγγράφου με μεγάλο όγκο
μεταβλητές πληροφορίες

Υπάρχει ένα ακόμη χαρακτηριστικό της προετοιμασίας τυποποιημένων εγγράφων - συχνά είναι απαραίτητο να συντάσσετε όχι ένα έγγραφο, αλλά πολλά ταυτόχρονα (για παράδειγμα, για τη σύνταξη τραπεζικής συμφωνίας για το άνοιγμα ενός θεματοφύλακα, χρειάζονται τρεις ή τέσσερις τύποι συμφωνιών για υπογραφή). Έτσι, οι ίδιες πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν σε διαφορετικά έγγραφα, κάτι που απαιτεί επίσης πολύ χρόνο και η πιθανότητα σφάλματος αυξάνεται ανάλογα. Μπορείτε να προετοιμάσετε τέτοια έγγραφα πολύ πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας εξειδικευμένες εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιούν τη διαδικασία προετοιμασίας τυπικών εγγράφων, όπως το AutoDoc ή το Blitz Document. Αυτές οι εφαρμογές βασίζονται επίσης στη χρήση προτύπων, τα οποία, σε αντίθεση με τα συνηθισμένα πρότυπα του Word, όχι μόνο σας επιτρέπουν να εισάγετε δεδομένα στα πεδία που προβλέπονται για αυτό (για τα οποία ο χρήστης πρέπει να συμπληρώσει ένα σύνολο φορμών με δεδομένα), αλλά μπορεί επίσης να μετασχηματίσει τα δεδομένα που εισάγονται με προγραμματισμένο τρόπο, για παράδειγμα μπορεί να αντικαταστήσει αριθμούς σε λέξεις, κλίση λέξεων και φράσεων σύμφωνα με γραμματικές περιπτώσεις κ.λπ. Ως αποτέλεσμα, τα απαραίτητα έγγραφα συμπληρώνονται γρήγορα και ο αριθμός των σφαλμάτων που μπορούν να γίνουν είναι μια τάξη μεγέθους μικρότερος από ό,τι κατά την παραδοσιακή προετοιμασία τους στο Word. Επιπλέον, η δημιουργία τυπικών εγγράφων μέσω εξειδικευμένων λύσεων είναι επίσης ελκυστική επειδή όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται καταχωρούνται αυτόματα και η εύρεση οποιουδήποτε από αυτά στο μέλλον δεν αποτελεί πρόβλημα και ο χρήστης δεν χρειάζεται να γνωρίζει τις περιπλοκές της προετοιμασίας εγγράφων, επειδή όλες οι νομικές αποχρώσεις λαμβάνονται ήδη υπόψη στα πρότυπα.

AutoDoc 1.2

Προγραμματιστής: EleWise

Μέγεθος διανομής: 6 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 2000/XP/2003

Μέθοδος διανομής:κοινόχρηστο λογισμικό (λειτουργικά περιορισμένη έκδοση επίδειξης - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Τιμή:"AvtoDoc-Personal" - 1980 ρούβλια, "AvtoDoc-Server" - 2980 ρούβλια, "AvtoDoc-Client" - 1490 ρούβλια.

Το "AutoDoc" είναι ένα πρόγραμμα που σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε και να επιταχύνετε τη διαδικασία συμπλήρωσης τυπικών εγγράφων χρησιμοποιώντας πρότυπα που δημιουργήθηκαν με χρήση του MS Word και τη διατήρηση ενός αρχείου εγγράφων και εγγραφών που έγιναν με αυτά τα πρότυπα. Η διαδικασία δημιουργίας νέων εγγράφων σε αυτό είναι εξαιρετικά αυτοματοποιημένη - απλώς επιλέξτε το επιθυμητό επιχειρηματικό σενάριο από τη γενική λίστα σεναρίων (το επιχειρηματικό σενάριο σημαίνει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο) και συμπληρώστε τη φόρμα εισαγωγής με τα απαιτούμενα δεδομένα (Εικ. 10). Το έγγραφο που δημιουργήθηκε μπορεί να προβληθεί, να αποθηκευτεί, να εκτυπωθεί ή να ανοίξει στο Word για περαιτέρω επεξεργασία.

Ρύζι. 10. Δημιουργία εγγράφου χρησιμοποιώντας τη δέσμη ενεργειών "AutoDoc".

Ο αριθμός των ενσωματωμένων σεναρίων είναι μικρός (Εικ. 11), αλλά μπορεί να επεκταθεί με προσαρμοσμένα σενάρια, η διαδικασία δημιουργίας των οποίων παρουσιάζεται λεπτομερώς και ξεκάθαρα στη βοήθεια και ελέγχεται πλήρως από τον οδηγό και επομένως είναι προσβάσιμη σε οι περισσότεροι χρήστες. Η ανάπτυξη ενός νέου σεναρίου περιλαμβάνει την εκτέλεση πέντε βημάτων: εισαγωγή του ονόματος του σεναρίου, δημιουργία προτύπου, καθορισμός μεταβλητών, ρύθμιση και δοκιμή του σεναρίου και αποθήκευση του για περαιτέρω επεξεργασία (Εικ. 12). Με την πρώτη ματιά, η προετοιμασία ενός προτύπου μπορεί να προκαλέσει κάποιες δυσκολίες, καθώς πρέπει να δημιουργηθεί χειροκίνητα στο Word και αυτό απαιτεί γνώση μιας γλώσσας δέσμης ενεργειών. Αλλά στην πράξη, όλα είναι πολύ πιο απλά - αρκεί να καταλάβουμε ότι οι μεταβλητές εισάγονται σε σγουρές αγκύλες και το σύμβολο $ τοποθετείται μπροστά τους· όλο το άλλο κείμενο τυπώνεται με τον συνηθισμένο τρόπο (Εικ. 13). Μπορούν να δημιουργηθούν νέα πρότυπα όχι μόνο από την αρχή, αλλά και με βάση υπάρχοντα πρότυπα ή έτοιμα έγγραφα - στην πρώτη περίπτωση, πρέπει απλώς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις σεναρίου και να το δοκιμάσετε με τις αλλαγμένες ρυθμίσεις και στη δεύτερη, ανοίξτε ένα έτοιμο έγγραφο, αντικαταστήστε την αλλαγή πληροφοριών με μεταβλητές και καθορίστε το πρόγραμμα ως πρότυπο. Οι μεταβλητές μπορεί να είναι πολλών τύπων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που επιτρέπουν:

Εισαγάγετε δεδομένα σε πολλά πεδία ταυτόχρονα: πλήρες όνομα, δεδομένα διαβατηρίου, στοιχεία οργανισμού κ.λπ.
επιλέξτε μια μεταβλητή τιμή από ένα σύνολο τιμών.
εκτελέστε διάφορες πράξεις και μετασχηματισμούς: υπολογίστε το ποσοστό ενός αριθμού ή ΦΠΑ ενός ποσού, μετατρέψτε έναν αριθμό σε συμβολοσειρά, εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία κ.λπ.
υποδεικνύουν μια λέξη ή φράση σε μια συγκεκριμένη περίπτωση κ.λπ.

Τα έγγραφα που δημιουργούνται σύμφωνα με τα επιχειρηματικά σενάρια του AutoDoc αποθηκεύονται με τη μορφή σαφώς δομημένων εγγραφών και επομένως ανά πάσα στιγμή μπορείτε να βρείτε το επιθυμητό έγγραφο φιλτράροντας ή αναζητώντας, να το προβάλετε, να το εκτυπώσετε, να το δημιουργήσετε ξανά ή να το διαγράψετε.

Ρύζι. 11. Παράθυρο «AutoDoc» με λίστα ενσωματωμένων ομάδων
επιχειρηματικά σενάρια

Ρύζι. 12. Ανάπτυξη νέου σεναρίου στο AutoDoc

Ρύζι. 13. Παράδειγμα κειμένου προτύπου στο "AutoDoc",
στην οποία εμφανίζονται τέσσερις μεταβλητές: "αριθμός",
"μήνας", "οργάνωση" και "πλήρες όνομα"

Το πρόγραμμα παρέχεται σε δύο εκδόσεις: για έναν χρήστη - "AvtoDoc-Personal" και για πολλούς χρήστες (δίκτυο), που αντιπροσωπεύεται από δύο ενότητες - "AvtoDoc-Server" και "AvtoDoc-Client". Στην έκδοση ενός χρήστη, όλα τα στοιχεία του συστήματος βρίσκονται στον τοπικό υπολογιστή και στην έκδοση πολλών χρηστών, η βάση δεδομένων των σεναρίων, των προτύπων και των εγγραφών είναι εγκατεστημένη στον διακομιστή και στους υπολογιστές χρήστη μόνο το τμήμα πελάτη είναι εγκατεστημένο, το οποίο επιτρέπει τη χρήση όλων των υλικών AutoDoc που είναι αποθηκευμένα στον διακομιστή.

Έγγραφο Blitz 3.4.1

Προγραμματιστής: BlitzSoft

Μέγεθος διανομής: 991 KB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Μέθοδος διανομής:κοινόχρηστο λογισμικό (λειτουργικά περιορισμένη έκδοση επίδειξης - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Τιμή: 500 τρίψτε.

Το Blitz Document είναι ένα συμπαγές πρόγραμμα για την αυτόματη δημιουργία τυπικών εγγράφων χρησιμοποιώντας πρότυπα σεναρίων. Σας επιτρέπει να δημιουργείτε γρήγορα έγγραφα με βάση ενσωματωμένα πρότυπα, ο αριθμός των οποίων είναι πάνω από 30 (Εικ. 14), ή προσαρμοσμένα σενάρια που μπορούν να αναπτυχθούν με βάση ενσωματωμένα πρότυπα ή κενές διατάξεις. Η δημιουργία ενός εγγράφου χρησιμοποιώντας ένα έτοιμο σενάριο είναι εξαιρετικά απλή - απλώς επιλέξτε τον τύπο του σεναρίου και ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού, ο οποίος θα καθοδηγήσει ευσυνείδητα τον χρήστη σε όλα τα στάδια προετοιμασίας του εγγράφου (Εικ. 15). Το έτοιμο έγγραφο μπορεί να προβληθεί, να εκτυπωθεί, να επεξεργαστεί στον ενσωματωμένο επεξεργαστή κειμένου (μπορούν να διορθωθούν τόσο τα μεταβλητά όσο και τα σταθερά δεδομένα) ή να ανοίξει για επεξεργασία στο Word.

Ρύζι. 14. Λίστα ενσωματωμένων σεναρίων Blitz Document

Ρύζι. 15. Δημιουργία εγγράφου σε σενάριο
Έγγραφο Blitz

Η ανάπτυξη των δημιουργημένων προτύπων είναι κάπως πιο περίπλοκη, αλλά θα είναι επίσης εντός των δυνατοτήτων των περισσότερων χρηστών. Είναι αλήθεια ότι η εκμάθηση αυτής της δυνατότητας θα χρειαστεί λίγο χρόνο, καθώς, δυστυχώς, οι πληροφορίες αναφοράς που περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα έχουν σχεδιαστεί για επαρκώς εκπαιδευμένους χρήστες (είναι πολύ σπάνιες και δεν περιέχουν εικόνες ή παραδείγματα). Τεχνικά, η δημιουργία ενός νέου προτύπου αποτελείται από δύο στάδια: επιλογή ενός ενσωματωμένου προτύπου ή διάταξης βάσει του οποίου θα αναπτυχθεί ένα νέο πρότυπο και διαδοχική προσαρμογή των σταθερών και μεταβλητών δεδομένων που περιλαμβάνονται σε αυτό (Εικ. 16). Τα σταθερά δεδομένα εισάγονται στην πραγματική τους μορφή, αλλά όχι απευθείας στο κείμενο, αλλά μέσω πλαισίων διαλόγου. Οι πληροφορίες μεταβλητών προσαρμόζονται επίσης κατά τη διάρκεια του διαλόγου και δεν εισάγονται πλέον απευθείας, αλλά αντικαθίστανται από μεταβλητές με ετικέτες μπαλαντέρ, σχεδιασμένες λαμβάνοντας υπόψη τη γλώσσα σεναρίου που χρησιμοποιείται στο πρόγραμμα. Τα σενάρια μπορούν όχι μόνο να εμφανίσουν το κείμενο που εισάγεται κατά τη δημιουργία εγγράφου, αλλά και να το αλλάξουν χρησιμοποιώντας ένα σύστημα εντολών αντικατάστασης ή μετατροπής δεδομένων. Για παράδειγμα, παρέχεται:

Ρύζι. 16. Ανάπτυξη νέου προτύπου με βάση τη διάταξη
στο Blitz Document

Κλίση λέξεων και φράσεων σύμφωνα με γραμματικές περιπτώσεις.
μετατροπή αριθμών σε συμβολοσειρές.
μετατροπή ημερολογιακών ημερομηνιών σε συμβολοσειρές.
διεξαγωγή οποιωνδήποτε υπολογισμών που χρησιμοποιούνται σε νομικά και επιχειρηματικά έγγραφα·
αλλαγή του κειμένου ανάλογα με την τιμή των δεδομένων που εισάγονται κ.λπ.

Τα έγγραφα που δημιουργούνται με το Blitz Document αποθηκεύονται σε δομημένα περιοδικά - αυτό σας επιτρέπει να περιηγηθείτε γρήγορα στην τεκμηρίωση και να αποκτήσετε σχεδόν αμέσως πρόσβαση στα απαραίτητα υλικά, για παράδειγμα, για να τα εκτυπώσετε. Επιπλέον, τα έγγραφα μπορούν να ομαδοποιηθούν σε εικονικά αρχεία, κάτι που είναι βολικό για γρήγορη πρόσβαση σε υλικό που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή αντικείμενο που εμφανίζεται στη βάση δεδομένων.

Κείμενο OCR σε σαρωμένα έγγραφα

Οι χρήστες που συχνά πρέπει να μετατρέψουν έντυπα έγγραφα (σελίδες βιβλίου, εφημερίδας, περιοδικού ή φαξ) σε ηλεκτρονική επεξεργάσιμη μορφή δεν μπορούν να κάνουν χωρίς σύστημα αναγνώρισης χαρακτήρων ή σύστημα OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων), σχεδιασμένο για αυτόματη εισαγωγή κειμένου από έντυπα έγγραφα σε έναν υπολογιστή. Θεωρητικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα FineReader από την ABBYY ή το CuneiForm από την Cognitive Technologies - και τα δύο είναι αξιόπιστα στη λειτουργία και έχουν υψηλή ακρίβεια αναγνώρισης. Αλλά το πακέτο FineReader έχει μια απλοποιημένη και προσιτή έκδοση για οικιακούς χρήστες, το ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, που το κάνει πιο ελκυστικό σε ένα ευρύτερο κοινό.

ABBYY FineReader 8.0

Προγραμματιστής: Λογισμικό ABBYY

Μέγεθος διανομής: 40,5 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Μέθοδος διανομής: shareware (δεν υπάρχει δοκιμαστική έκδοση του FineReader Home Edition, μια λειτουργικά περιορισμένη δοκιμαστική έκδοση του FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Τιμή: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

Το ABBYY FineReader είναι μια ιδανική λύση για την αναγνώριση εγγράφων στα οποία αναγνωρίζεται όχι μόνο το κείμενο, αλλά και η σχεδίαση, η οποία εξασφαλίζει ακριβή μετάδοση πινάκων, εικόνων και διαίρεση κειμένου σε στήλες (Εικ. 17). Το πρόγραμμα είναι εύκολο στη χρήση, μπορεί να αναγνωρίσει πολύγλωσσα (υποστηρίζονται 179 γλώσσες) και πολυσέλιδα έγγραφα. Είναι δυνατή η αναγνώριση ολόκληρου του εγγράφου ή των μεμονωμένων σελίδων του. Το αποτέλεσμα μπορεί να αποθηκευτεί σε μία από τις κοινές μορφές: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ή PDF. Είναι δυνατή η αποθήκευση των αποτελεσμάτων αναγνώρισης βήμα προς βήμα για την εξάλειψη σφαλμάτων. Η εξαγωγή των αποτελεσμάτων αναγνώρισης απευθείας σε Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect και Adobe Acrobat έχει υλοποιηθεί. Ο ενσωματωμένος ορθογραφικός έλεγχος (για 36 γλώσσες) θα σας βοηθήσει να επιταχύνετε τον έλεγχο του αποτελέσματος και η ενσωμάτωση με το Microsoft Word σάς επιτρέπει να καλείτε το πρόγραμμα απευθείας από το Word, χωρίς να αποσπάται η προσοχή από την εργασία με το κείμενο.

Ρύζι. 17. Αποτέλεσμα αναγνώρισης εγγράφων
στην ABBYY FineReader Home Edition

Το πρόγραμμα παρουσιάζεται σε δύο εκδόσεις: FineReader Home Edition, σχεδιασμένη για αρχάριους, και FineReader Professional Edition, που απευθύνεται σε επαγγελματίες. Η επαγγελματική έκδοση σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις παραμέτρους αναγνώρισης (αλλάξτε τη λειτουργία, πραγματοποιήστε αναγνώριση με εκπαίδευση) και έχει ένα πλουσιότερο σύνολο λειτουργιών αναγνώρισης (αναγνώριση αρχείων PDF, κειμένων που καταγράφονται με ψηφιακή κάμερα κ.λπ.). Επιπλέον, η Professional Edition παρέχει περισσότερες διαφορετικές μορφές αποθήκευσης, πρόσθεσε τη δυνατότητα αναγνώρισης γραμμωτού κώδικα και γρήγορης αναγνώρισης στιγμιότυπων οθόνης χρησιμοποιώντας το βοηθητικό πρόγραμμα Screenshot Reader.

Μετατροπή εγγράφων από μορφή PDF

Όλη η τεχνική τεκμηρίωση παρέχεται σήμερα σε μορφή PDF, στην οποία χρησιμοποιείται το δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα Adobe Acrobat Reader για την προβολή εγγράφων. Αλλά πολύ συχνά υπάρχει ανάγκη χρήσης θραυσμάτων αρχείων PDF κατά την προετοιμασία των δικών σας εγγράφων ή την επεξεργασία υλικού σε μορφή PDF (για παράδειγμα, ένα άρθρο, μια σύμβαση, μια έκθεση κ.λπ.). Στην πρώτη περίπτωση, θα χρειαστεί να εξαγάγετε τμήματα κειμένου ή/και εικόνων από αρχεία PDF (θεωρητικά, αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα εργαλεία του Acrobat Reader, αλλά με πολύ μέτρια αποτελέσματα). Στη δεύτερη περίπτωση, θα πρέπει να μετατρέψετε έγγραφα PDF σε επεξεργάσιμη μορφή (για παράδειγμα, σε μορφή Word) διατηρώντας παράλληλα τη σχεδίαση του αρχικού εγγράφου, η οποία δεν προβλέπεται καν στο Acrobat Reader. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ειδικά βοηθητικά προγράμματα θα έρθουν στη διάσωση, από τα οποία τα πιο ελκυστικά πακέτα είναι τα ABBYY PDF Transformer και PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Θα εξετάσουμε το πρώτο από αυτά - αν και είναι πιο ακριβό, έχει διεπαφή ρωσικής γλώσσας και σας επιτρέπει να μετατρέψετε αρχεία PDF σε διάφορες επεξεργάσιμες μορφές και μπορεί να αναγνωρίσει σωστά όχι μόνο αγγλικό, αλλά και ρωσικό κείμενο.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Προγραμματιστής:Λογισμικό ABBYY

Μέγεθος διανομής: 52 MB

Εργασία υπό έλεγχο: Windows 2000 (SP2 ή νεότερη έκδοση)/XP/Server 2003

Μέθοδος διανομής: shareware (έκδοση επίδειξης 15 ημερών - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Τιμή: 1490 τρίψτε.

Το ABBYY PDF Transformer είναι ένα βοηθητικό πρόγραμμα για τη μετατροπή εγγράφων PDF σε μορφές εγγράφων Microsoft Word (Εικ. 18), Excel, καθώς και αρχεία HTML και TXT. Το πακέτο έχει μια διαισθητική διεπαφή και είναι πολύ εύκολο στη χρήση, έτσι ώστε ακόμη και οι αρχάριοι χρήστες να μπορούν να το κυριαρχήσουν.

Το ABBYY PDF Transformer μπορεί να μετατρέψει οποιαδήποτε αρχεία PDF, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων χωρίς στρώμα κειμένου (τέτοια αρχεία λαμβάνονται πιο συχνά από σαρωμένα έγγραφα και αντιπροσωπεύουν μια εικόνα κειμένου) και επεξεργάζεται σωστά αρχεία PDF που περιέχουν οποιονδήποτε συνδυασμό υποστηριζόμενων γλωσσών (συμπεριλαμβανομένων των ρωσικών και Αγγλικά). Το βοηθητικό πρόγραμμα διατηρεί με ακρίβεια τη σχεδίαση του εγγράφου προέλευσης (εικόνες, πίνακες, διάταξη στηλών, σύνδεσμοι) και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις επιλογές μετατροπής και αποθήκευσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε με σαφήνεια περιοχές που πρέπει να γίνονται αντιληπτές από το πρόγραμμα ως κείμενο ή ως εικόνα (το οποίο είναι σημαντικό για αρχεία PDF με περίπλοκη σχεδίαση), να αποθηκεύσετε το έτοιμο έγγραφο με το ίδιο σχέδιο όπως στο πρωτότυπο ή ως στήλη κειμένου (με ή χωρίς εικόνες - προαιρετικό) κ.λπ. Εάν είναι απαραίτητο, είναι δυνατή η επιλεκτική μετατροπή μεμονωμένων σελίδων ή ακόμη και αποσπασμάτων τους. Επιπλέον, το ABBYY PDF Transformer μπορεί επίσης να πραγματοποιήσει αντίστροφη μετατροπή, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε αρχεία PDF από έγγραφα Microsoft Word, πίνακες Excel, παρουσιάσεις PowerPoint, διαγράμματα Visio και αρχεία HTML, καθώς και από σχεδόν οποιαδήποτε εφαρμογή που υποστηρίζει την εκτύπωση ενός εγγράφου (αυτό είναι υλοποιείται μέσω εικονικού εκτυπωτή PDF-XChange για ABBYY PDF Transformer 2.0).